淺淡如何做好檔案管理及開發與利用

汪艷華

(黑龍江省教育學院,哈爾濱 150080)

淺淡如何做好檔案管理及開發與利用

汪艷華

(黑龍江省教育學院,哈爾濱 150080)

作為管理工作基礎之一的檔案管理工作,需要進一步加強檔案信息資源的開發與利用。在實際工作中,檔案的開發利用受多種因素制約。針對制約的因素,提出檔案管理開發與利用的措施,主張建立健全檔案管理服務體系,并提出關鍵應抓好的幾方面工作,以保證檔案管理服務體系的開發建立與利用。

檔案管理;開發與利用;服務體系

隨著市場經濟的發展,檔案管理面臨著新的要求。檔案工作要適應這個要求,必須要有新思維、新理論、新方法。這就要我們解放思想,樹立服務大局的觀念。創新才是檔案事業發展的必然要求。

作為管理工作基礎之一的檔案管理工作,需要進一步加強檔案信息資源的開發與利用。然而在實際工作中,對于檔案管理者,我們往往是坐等上門。工作人員能做到“熱情、細致、準確、迅速”就可算是盡心盡責,很少重視檔案利用的信息反饋。這種坐等上門的服務形式已嚴重影響檔案信息資源的開發與利用,阻礙了檔案工作的進一步開展。

建國以來,我國檔案工作歷經半個世紀的發展,形成了一整套理論、方法和工作經驗,檔案事業得到了較快發展,形成了獨具特色的工作體系,這些基礎對我們今后的工作仍具有較強的指導意義,是創新的根基。因此,要在認真研究、總結過去的基礎上,分析現在和將來的形勢,在發展中尋求新的突破。

一、檔案管理工作現狀分析

1.由于諸多原因,檔案管理工作多個環節存在著重復勞動的現象,嚴重制約了檔案工作的效率。很多單位普遍存在一種現象,就是文件的收發與傳閱分別由各部門的專人負責,待來年再將上年度的文件資料交與檔案人員歸檔整理,這就導致檔案信息化管理系統的部分功能不能得到充分利用,仍靠手工收集與整理,費時又費力。另外,往往檔案室僅有一名檔案管理人員,每年新增的檔案資料業務部門只負責上交,裝訂、編目、裝盒、上架、輸目錄全部由檔案室完成。因此,每年年初當大量檔案資料集中移交檔案室時,面對繁重的移交量,檔案人員只能疲于整理和編目,目錄錄入工作明顯滯后于檔案利用的需要,檔案人員只能憑手工進行查找,無法滿足高節奏、高效率的工作要求。

2.目前,專、兼職檔案人員中高層次的專業人員尤為短缺,各業務部門一般認為檔案整理很簡單,只要有人將檔案資料裝訂起來就行了,有的連部門業務都不熟悉,對于檔案工作只知道將現有的材料裝訂起來,根本不知道這些資料是否齊全完整,是否能夠立卷歸檔,更不用說主動去收集具有保存價值的應當歸檔的材料。另外,大部分檔案人員身兼數職,很少有時間和精力進行檔案編研工作。雖然也有一些編研材料,但深層次加工的邊沿材料還很少。

3.隨著基礎管理工作逐漸加強,檔案利用的頻率大大提高,單位、個人的查檔率呈逐年上升的趨勢。這表明檔案工作起到了非常重要的作用,但在實際工作中發現早期檔案資料存在不齊全、不規范的現象,這些現象的存在嚴重制約了檔案信息資源的開發與利用。

二、檔案開發與利用的制約因素

1.內容單一、淡薄的檔案意識制約了檔案的開發與利用。在檔案管理工作中,資源管理檔案由各職能部門歸檔立卷,綜合檔案室統一管理。然而在實際工作中,普遍存在“重業務輕檔案”的思想,總認為檔案工作是分外的事,無足輕重,平時不注重檔案資料的收集、保存和整理,造成了部分檔案資料的散失。還有一些重要的政策性文件長時間掌握在個人手中,不能及時歸檔,也影響了檔案的開發與利用。

2.薄弱的信息化建設力度制約著檔案的開發與利用。檔案的信息化建設主要包括基礎設施建設、信息資源建設、標準規范建設、應用系統建設和人才隊伍建設五個方面,這需要投入大量的人力、物力、財力。但大量的資金投入卻不能立竿見影地帶來顯著的社會效益與經濟效益,也不能為一個單位的整體工作帶來顯著的成效,而且普遍認為檔案管理很簡單,就是保管好,不丟失、不生蟲,沒有必要搞得那么復雜,能查到就行。因此,在加強信息化建設時,往往猶豫不定,舉步維艱,信息化建設力度薄弱,這也就成了制約檔案信息資源開發與利用的一個重要因素。

3.滯后的檔案編研工作制約了檔案的開發與利用。目前,檔案利用工作只局限于檔案利用的數據統計。如果在平時工作中,有目的地進行深層次的了解,及時跟蹤調查,利用實例編發,就可以促進檔案的開發利用,發揮檔案的使用價值。但是,由于檔案工作的瑣碎和人員配備的不足,往往使得檔案工作人員沒有足夠的時間和精力著力于檔案的編研工作,造成檔案編研工作普遍滯后,跟不上社會發展和經濟建設的需求,影響了檔案信息資源的開發與利用。

三、檔案管理開發與利用的措施

隨著社會的進步和信息化進程的不斷加快,管理檔案的重要性日益顯現。檔案工作的開發和利用存在著一些亟待解決的問題。

1.加大宣傳力度,提高全員檔案意識,是做好檔案信息資源開發與利用的前提。要利用各種時機宣傳檔案管理工作,人們在了解檔案的作用和價值的同時,給予檔案工作充分的理解和支持,改變過去那種“重業務輕檔案”的思想,自覺地注意收集、保存相關材料,保證檔案資料的齊全完整。

2.爭取領導重視,配備一支擁有相應數量和較高素質的隊伍,是做好檔案信息資源開發與利用的保障。檔案管理工作瑣碎繁雜,要想做好檔案管理工作,使檔案信息資源得到充分的開發與利用,檔案管理人員不僅要具備相關的檔案專業知識,還要有一定的文化素養。同時還要有一定的人員、時間和精力去挖掘并編寫一些有價值的編研材料,將檔案信息充分利用好,最大限度地滿足利用者對檔案信息的需求,發揮檔案的利用價值。

3.加強信息化建設力度,提高檔案服務能力水平,是做好檔案信息資源開發與利用的關鍵。檔案信息化建設就是在加強檔案信息數字化管理的基礎上,逐步向網絡化發展。通過網絡最大限度地開發利用檔案資源,使之更好地為經濟和社會發展服務。隨著信息化、網絡化過程的加快,傳統的檔案管理模式已不能適應新形勢發展的要求。信息化社會中,人們對各類信息的需求日益迫切。隨著科學技術的發展,人們從事的科學研究和生產建設、行政管理活動越復雜,也更離不開信息服務。對檔案信息的單一需求必然被對檔案、文件、圖書、情報檢索資料的綜合需求所代替。

四、建立健全檔案管理服務體系

1.建立檔案室網頁,開展網上利用服務。隨著檔案室內部局域網的建立,檔案管理部門將充分利用自己的網絡資源制作自己的網頁,積極收集上網數據和信息,使檔案管理服務系統聯上單位局域網絡,實現檔案信息的網上檢索,提供更好的服務。

2.建立“電子文件 (檔案)數據管理服務系統”。該系統設在單位綜合檔案室,是單位檔案信息管理資源的重要組成部分。電子文件(檔案)數據管理系統集中管理網站內的電子文件,并在系統上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務,實現電子文件信息資源共享。其優點是覆蓋面廣,內容豐富,利用率高。

3.電子文件的自動上傳收集。目前在單機上形成的電子文件的收集工作,已成為檔案管理部門不容忽視的問題。與傳統紙質檔案收集有很大差異的是,許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了,因此,檔案部門可以改變傳統工作模式,在網頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口,在第一時間將其收集到,并在檔案室的服務器上歸檔。

4.開展在線服務。傳統的檔案利用方式,是到檔案部門利用檔案、閱讀、復制等,特別是到檔案部門利用檔案原件的方式,在信息化時代里必然要發生變化,至少是部分變化。社會的全面信息化改變了人們工作、學習和生活的環境,使人們更注重信息的時效性,希望通過信息系統、信息網絡及時準確地獲得多種信息。因此,被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現代化的檔案服務方式所替代。

要提升檔案服務能力和水平,關鍵在于如何加強數字化資源建設,加大信息傳播力度。主要做好以下幾方面工作:

(1)將檔案信息化建設與門戶網站、局域網絡結合起來,統籌規劃,同步發展。

(2)切實做好電子文件的歸檔管理。將電子文件歸檔管理作為電子政務建設和辦公自動化建設的主要內容,整體設計,同步實施,實現文件、檔案一體化管理。并根據實際做好電子文件的積累、鑒定、歸檔等工作,確保電子文件的真實性、安全性和可識別性。

(3)加強橫向聯合,實現信息資源共享。隨著信息時代的發展,人類的知識和信息總量在急劇增長,面對浩瀚繁雜的文獻情報,任何一個文獻部門都不可能將所有知識和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此,必須打破檔案、圖書、情報等部門各自為政的局面,建立一個完整的社會信息系統,實行一體化管理,充分發揮整體優勢。實行資源共享,正是建立社會信息系統的前提條件和核心內容之一,從而更好地滿足社會多方面的需要。

(4)引進和培養信息化建設人才,通過各類培訓,不斷培養懂得計算機知識與檔案管理的復合型人才,為檔案信息化建設提供必要的人才保障。

5.注意信息“反饋”,深層次開發檔案信息,是做好檔案信息資源開發與利用的目標。“反饋”方法在檔案信息資源開發利用中起著重要的作用。通過反饋信息資源開發利用所產生的結果,進行分析研究,可以提高信息資源開發利用的科學性、合理性、系統性,是做好檔案信息資源開發與利用的最終目標。

總之,檔案是重要的信息資源,要想在管理中實現它真正的利用與價值,就要積極了解、收集檔案檔案利用所獲得的社會效益和經濟效益,使檔案事業得到健康發展。

G270

A

1001-7836(2011)09-0197-02

10.3969/j.issn.1001-7836.2011.09.080

2011-01-07

汪艷華 (1963-),女,安徽碭山人,從事檔案學研究。