淺析企業檔案信息化建設存在的問題及對策

金 楠

(黑龍江省教育學院,哈爾濱 150080)

淺析企業檔案信息化建設存在的問題及對策

金 楠

(黑龍江省教育學院,哈爾濱 150080)

在全國檔案工作規劃中,檔案信息化建設得到高度重視,但按現狀看,檔案信息化建設至今仍未全面普及推廣,目前只限于政務公開、民生檔案建設等層面,中小型企業對檔案信息化建設工作的實際推廣實在太少。結合小型企業的實際情況,淺析企業檔案信息化建設中存在的問題及相應的解決對策。

企業檔案;信息化;建設問題

一、企業檔案信息化建設存在的問題

(一)管理知識欠缺

企業法人代表檔案管理知識欠缺,不懂甚至不知《檔案法》,不能自覺地運用檔案法律、法規來約束和規范自己的行為,使自身活動符合國家檔案法規的要求,切實履行《檔案法》所規定的義務。

(二)管理意識淡薄

檔案管理及企業管理部門疏于管理,在一定程度上存在推諉現象。檔案局認為小型企業的檔案管理工作,是企業管理部門的職責,檔案局只負責業務指導;企業管理部門則認為企業改革后,企業已無主管部門,政府不能再干涉企業的經營管理,檔案事務應歸口于檔案業務部門。企業會計檔案完整的原因是財政、審計、稅務等部門經常有檢查,違規者必遭重罰,久而久之,習慣成自然。其他材料的立檔,少有人檢查,也從未因沒立檔而受處罰。

(三)管理介質落后

一般的小型企業的檔案室都缺少專門的磁介質檔案存儲設備,而數字檔案對設備的依賴性是比較強的,這給電子檔案的管理帶來了一定困難。

(四)管理渠道不完善

小型企業大多都使用局域網,電子文件可儲存在“資料庫”,全體員工根據各自權限讀取文件。本來這是一個很好的溝通渠道,但由于管理不夠完善,電子文件存放的位置 (路徑)沒有明確規定,甚至有部分員工把文件只存本機,造成檔案的不完整,查找不便利。

(五)管理重視不足

檔案工作直接經濟效益不明顯,潛在的經濟效益未體現,難以引起經營者的重視。它不像原材料那樣是企業生產的必需品,也不像管理費用那樣直接影響企業的利潤,花錢費力立檔,就很難被排上廠長、經理們的議事日程。

二、企業檔案信息化建設的對策

(一)加強監管,形成制度化管理流程

檔案管理部門應協同企業主管方,經常深入企業檢查指導檔案工作,加強《檔案法》及相關實施條例、辦法的宣傳貫徹,確保企業檔案工作納入法制軌道,要強化執法督查意識,嚴肅查辦企業檔案違法案件。在企業執法監督檢查過程中,對違犯檔案法規的行為或案件,要一查到底,嚴肅處理,堅決杜絕那種“大事化小、小事化了”的現象,維護檔案法規的權威,確保企業檔案工作在法治的軌道上健康發展。

(二)權責明確,理清行政歸屬關系

政府機構改革過程中,企業主管部門有的被撤并,但對企業檔案管理的職能不能隨機構的撤并而撤銷,編制部門應明確企業檔案管理職責的歸屬,消除各部門推諉、扯皮現象。

(三)強化教育,建立高素質的企業檔案隊伍

時代呼喚高素質檔案人才,建立一支具有較高政治素質、文化素質、業務素質的檔案隊伍是企業檔案隊伍建設的首要任務。(1)提高檔案干部隊伍的政治素質。企業檔案工作者要有較高的政治素質,有堅定的政治立場,能用馬列主義、毛澤東思想武裝自己,自覺維護企業利益,堅守國家機密,按照黨和國家的方針政策、企業的各項規章制度辦事,始終把為人民服務放在首位,對工作認真負責,任勞任怨,發揚“蘭臺精神”,敬業愛崗,做好本職工作。(2)提高檔案干部隊伍的文化素質。要做好企業檔案工作,要求企業檔案人員不僅要有專業知識,還要有較廣泛的科學文化知識。一是要有較扎實的文字基礎知識,能夠正確地運用語言,準確地表達思想;二是要有一定的歷史和企業管理知識及企業生產、經營有關的知識及計算機等現代化管理知識;三是要適當掌握一門外語,以便對外交流和開發其他語種的檔案信息。(3)提高檔案干部隊伍的專業素質。企業檔案人員必須熟悉和了解企業檔案的相關理論和專業知識,按照企業檔案的形成規律和特點,完整、準確、系統地管好企業檔案,及時、有效地提供服務。

(四)依法治檔,健全企業內部檔案法規體系

現今企業檔案的構成伴隨著我國經濟結構的變化出現了多元化的發展趨勢。除了國有企業檔案、集體企業檔案外,還出現了外資企業、股份制企業、股份合作制企業、兼并企業、破產企業、撤銷企業檔案等,這些檔案的所有制形式不同,其性質、特點、管理方法亦不同。以《檔案法》為依據,建立合理、配套的企業檔案法規體系,對諸多企業檔案家族新“成員”制定出相應的行為規范,做到有法可依、有章可循,增強企業檔案法規的實用性、針對性,為企業實現依法治檔提供完善的法律依據。

2.全方位、多層次宣傳檔案法規。在企業廣大干部和職工中廣泛、深入地宣傳檔案法規,可以增強人們的檔案意識和法觀念。宣傳對象要以企業各級領導干部和科技人員為重點。要突出檔案法規條文和檔案、檔案工作在市場經濟中的地位和作用的宣傳,同時,要加大那些嚴重違犯檔案法規受到法律制裁的典型案例的宣傳力度,使每個職工真正懂得企業檔案人人有責,自覺地用檔案法規規范自己的行為。

3.制度化、流程化,確保檔案存儲、管理不出紕漏。一是完善存儲設備。檔案的收集、保管、利用都是同等重要,缺一不可,因此,檔案裝具要齊備、充足,符合規范要求,各門類、不同載體的檔案存放科學、合理、有序,既方便日常查找,又能保證突發事件中的及時搶救。二是完善電子文件的管理。制定電子文件的管理規范,要求全體員工嚴格執行,并且要確保檔案信息安全,定期刻碟保存。

(五)拓寬渠道,加強企業檔案信息資源的開發利用

1.借助計算機多媒體技術進行企業檔案信息資源的開發利用。(1)利用計算機多媒體技術可直接系統地向檔案用戶提供企業檔案信息的內容,并顯示所需的彩色插圖、圖像,以及提供聲音介紹內容提要。檔案用戶中需一臺 PC機,就可縱覽所需的檔案信息,并將所需的內容、圖像、數據自行存儲、復制和打印。(2)利用計算機多媒體技術將企業生產、經營、科研活動形成的分散檔案信息按照某一專題收集在一起,加以科學、系統地編輯,瞬間就會編纂出“檔案信息精品”。

2.企業檔案信息資源開發利用的新途徑。企業檔案信息資源開發利用必須以“市場”為導向,緊扣需求動態。既要研究用戶心理、來源、特點,又要摸清檔案用戶對企業檔案信息需要的類型,建立“常用戶網絡”,盡可能為他們提供全方位的超前服務。(1)開通企業檔案信息查詢熱線電話,介紹館藏或數據庫內容,答復檔案用戶提出的有關問題和所需企業檔案的內容。(2)組織企業檔案信息服務隊,為企業科研、生產現場提供急需的檔案信息。(3)創辦《檔案信息快訊》,利用報刊登載政策信息、熱點信息、技術成果信息、產權轉讓信息等,為企業和社會提供檔案信息服務。(4)定期舉辦企業檔案信息展覽,將一些熱點檔案信息重新策劃、包裝,力求圖文并茂,新穎別致,以此來吸引和招攬檔案用戶。(5)利用新型載體編輯出版某產品、某項目、某專業、某領域的檔案信息文集、匯編、綜述、述評等,以便交流、利用。(6)與企業網、信息高速公路、因特網等建立互通網站,使企業檔案信息為全球共享。

檔案的信息化建設是檔案事業發展的重要方向,是企業檔案管理現代化的客觀要求,是提高檔案信息服務水平的必由之路。因此,我們必須加快檔案的現代化管理進程,逐步實現企業檔案的信息化建設。

The Information ization Problem s of En terpr ise Arch ives and the Coun term easures

JIN Nan
(Heilongjiang College of Education,Harbin 150080,China)

The informationization of archives is highly regarded in the plan of nationwide archivework.However,according to the current situation,the informationization of archives is yet to bewidely popularized,only confined to the archivesconcerning the publici2 ty of governmentwork and livelihood.Medium2and2small2sized enterp rises contribute little to the informationization of archives.Based on the actual situation of small2sized enterprises,thispaper analyzes informationization problemsof enterprise archivesand proposes the countermeasures.

enterpriseπs archives;informationization;construction problems

G278.3

A

1001-7836(201.)09-0199-02

10.3969/j.issn.1001-7836.201..09.081

2010-1.-30

金楠 (1975-),女,黑龍江哈爾濱人,中級,從事檔案管理研究。