檔案信息資源開發與開放策略

□文/陳領弟

檔案信息資源開發與開放策略

□文/陳領弟

本文通過引入檔案信息資源開發與開放理論，有針對性地提出促進檔案信息資源開發與開放的策略。

檔案；信息資源；開發；開放

檔案信息資源開放與開發利用，直接關系到檔案館開展信息服務方式的選擇與檔案信息化建設的優劣成敗。適時開展檔案信息資源開放與開發利用研究，對于加大檔案信息資源開發的力度，更好地履行檔案工作為黨和政府的決策服務、為社會經濟發展服務、為社會公眾服務的職能具有重要意義。

一、檔案信息資源開發與開放理論辨析

新時期檔案信息資源開發不僅包括開發工作本身，還包括檔案信息資源開發與檔案信息資源建設、檔案基礎工作、檔案開放工作、檔案利用工作、檔案信息化建設、檔案社會化服務的關系，研究它們之間的內在聯系，從而解決檔案信息資源開發的基礎、條件、手段、目的等問題，以便進一步加強檔案信息資源開發工作。

檔案信息資源開放就是將一般可以公開的和保密期滿的檔案信息資源，解除“封閉”，向社會開放，允許檔案用戶在履行簡便的手續后，即可通過一定的方式，進行開發利用。

二、檔案信息資源開發與開放策略的制定

（一）在建設中開發和開放

1、科學調整資源結構，加強資源整合力度。如何進行結構調整，實現檔案信息資源配置的科學化，從而適應新時期的檔案信息資源開發，主要進行兩方面的工作：

（1）調整檔案信息資源結構。檔案信息結構包括檔案資源種類與成分的狀況，所以調整檔案信息資源的結構應從兩方面入手：①增加種類。新時期，為適應社會發展的需求，檔案工作者應把注意力和收集的重點迅速轉移到反映社會全面生活的檔案材料上來，改變目前檔案信息資源的種類和成分單一的狀況。注意收集經濟建設、科學研究、對外貿易（包括傾銷與反傾銷、索賠與反索賠、補貼與反補貼等活動）、證券、保險、電子商務、網上交易、知識產權、商業信息保密、產品檢驗檢疫等工作中所產生的檔案以及“三資”企業、民營企業、資產重組企業、境外企業、破產企業、私人家族所形成的檔案；②增加成分。在收集檔案時，既要收集黨政機關的檔案，也要收集事業及基層單位的檔案；既要收集國有企業的檔案，也要收集民營企業的檔案；既要收集公務檔案，也要收集私人及家族檔案；既要收集行政管理的檔案，也要收集經濟建設、科學研究的檔案。

（2）加強檔案信息資源整合力度。檔案信息資源整合就是指檔案信息的整理與組合，如何加強檔案信息資源整合力度，就是從兩方面著手：一是新時期對檔案信息資源的整理，包括檔案的基礎性整理，即通過系統化和編目工作，保持檔案在來源、時間、內容和形式上的固有聯系；檔案的研究性整理，即通過編纂加工，去偽存真，去粗取精，由表及里，使信息價值得到升值，從而在資政、育人、存史等方面發揮獨到的作用；二是新時期對檔案信息資源的組合，是指根據整合的目標，采取法律、行政、技術、輿論等方面的措施，使國家檔案資源在結構上趨于合理，在配置上趨于優化。調整檔案信息資源的種類和成分，保證各級國家綜合檔案館的館藏優勢，使各級國家綜合檔案館在本區域形成1+1大于2的整體優勢（服務能力），以及檔案事業對于區域綜合競爭力的貢獻率（即圍繞中心、服務大局的成效）持續提高。

2、加快數字化進程。針對目前檔案信息資源數字化程度較低、檔案網站信息匱乏的現狀，加快檔案信息的數字化建設、豐富網上信息內容是檔案信息資源開發的一個重要方面。

（1）目錄信息數字化。檔案信息數字化，必須以目錄信息數字化為前提，其實質就是建立檔案目錄數據庫。做好該項工作的關鍵是嚴格規范檔案信息的著錄標引及其機讀目錄數據的錄入工作，科學選定檔案目錄數據庫結構。

（2）檔案全文數字化。檔案全文數字化的技術實現分兩種情況：如歸檔文件本身就是某種文本或圖像格式的電子文件，只需將這類數據按規定轉換成規范格式，然后按一定的組織方式存入檔案全文庫，建立全文檢索系統；如歸檔的文件是傳統載體的文字或圖像，這類文件在轉化為數字化文件時可選擇以掃描圖像方式存儲、以文本方式存儲和以文本連接掃描圖像方式存儲三種模式。

（3）數字化檔案的采集。進行數字化檔案的采集時，不僅要對檔案信息的全文信息內容進行采集，還要對數字化檔案的相關信息，如檔案的元數據（電子文件的軟硬件信息等）、背景信息（電子文件產生的背景）、相關日志（電子檔案產生的時間）等都一并進行采集，并實施前端控制。

3、改善檢索功能。檔案檢索是對檔案信息進行系統存儲和根據需要進行查找的工作，它是開展提供利用工作的基本手段，是開發檔案信息資源的必要條件，改善檢索功能主要包括兩個方面：（1）增加新的檢索功能。網絡環境下，對檔案信息資源的各種加工是對檔案檢索功能的一種改善，利用信息技術將檔案著錄與標引完成，在檔案進行檢索時，使檔案信息的查找更加準確與便捷；（2）利用先進的檢索技術。目前普遍利用的先進檢索技術主要有兩個：全文信息檢索技術與多媒體信息檢索技術。

4、盡快建設檔案門戶網站。檔案門戶網站是一張巨大的網，其中可以包含中國各級各類的省級檔案網站，當數字化的檔案信息上傳到網絡上后，檔案開發人員不僅可以通過檔案門戶網站查找檔案，也可以通過這個網站來發布檔案開發成果。不同地區、不同的檔案開發人員都可以將自己的檔案開發成果上傳到網站，而利用者也可以不分地域、不分時間地利用檔案成果，這不僅簡化了檔案利用的手續，也可以通過點擊率或下載次數，作為檔案成果受公眾的歡迎程度作以評價，加以比較，達到優勝劣汰的效果，以競爭促發展。

（二）以開放促開發

1、制定可操作的開放規則。國家通過法律法規對開放檔案的程度及方法做出了規定，但有些不大具體，對于細節問題還應深入探討，全面制定規章和細則。

制定操作性強的檔案開放規則。首先，應因檔案的不同類型制定不同的檔案開放年限，公文、經濟、技術、軍事的檔案開放年限就不應該一概而論；其次，雖然在制定檔案開放限度時，會因密級的不同而不同，應及時對限制開放的檔案進行鑒定；再次，應該根據社會當前的發展形勢、社會的熱門趨勢來確定檔案的開放年限；最后，就是指規則的詳細程度，對于開放規則也要像法律一樣，依不同情形制定出不同的實施辦法，對每一類型的檔案都要分得很清楚，并且要制定不同級別的檔案工作人員審查不同級別的檔案，將責任落實到人頭。

2、對開放檔案進行深層次開發。對已開放的檔案進行深層次開發，主要有兩個途徑：（1）挖掘開放檔案的新價值。檔案信息在對社會各行業開放的同時，也參與了各行業的社會活動，必然會推動該行業和社會產生新的價值，檔案管理人員就應該積極將其挖掘出來，從而也體現了檔案管理的社會價值的升華；（2）擴大開放檔案的信息功能。由于傳統觀念的影響，現行文件的提供對象一直局限于文件的形成者。改革開放以后，社會的民主化意識提高，人們對公共信息的需求進一步擴大。現行文件中包含著與人們生活息息相關的法律法規、方針政策、房產經濟、養老保險等公共信息，它必須向社會開放，而檔案部門應該把這項工作作為檔案信息開發工作的新內容加以重視，并承擔起這項工作。

3、積極穩妥地進行網上傳播。網絡作為現今社會傳遞信息最為快捷的方式之一，逐漸被運用到檔案信息的傳遞中來。但從目前來看，網絡在檔案信息傳播中的運用，并不如傳播其他信息那樣普遍。在新時期，對檔案信息傳播要求快速、便宜，以適應社會的快速發展節奏，促進檔案信息資源開發的快速進行，因此保證檔案信息網上傳播的快速及安全，是急需解決的問題。

（三）多種開發方式相結合。檔案的開發方式，是進行檔案開放和深入開發檔案信息的保證。開發的方式如何，直接影響到檔案開發人員的開發結果和利用者的利用率。

1、傳統方式與現代方式結合。對于傳統的、可以很方便或是易于數字化的檔案，其中包括近現代形成的一些檔案，例如以紙質、膠片、音像、磁帶、光盤為載體的檔案，可以依據相應的轉化方法與轉化格式，將其轉化為PDF等電腦可以識別的模式，在這種模式下將檔案進行現代化的檔案信息開發、傳輸，最終能夠上載到網絡、或儲存到數據庫里提供利用。而對于一些年代較久遠不可以運用現代開發方式對其進行開發的檔案，如體積較大的實物檔案、一些年代較久遠的宣紙載體的檔案等，提供利用的方式只能是進行實物展覽等。因此，傳統檔案的開發模式將在相當長的一段時間內與現代檔案開發方式并存，以互補的方式存在。

2、公益性方式與商業性方式結合。檔案信息是社會的公共記錄，社會公眾對檔案具有很強的公共需求，并且提供公共服務是檔案部門的義務，因此檔案信息的開發應主要以公益性開發為主。在進行公益性開發的同時，還要進行商業性開發。因為檔案所具有的知識價值、科技價值、文化價值、藝術價值以及在開發過程中附加勞動所形成的附加價值，使得一部分檔案信息資源具有可欣賞性、可研究性、可收藏性、可增值性，從而形成了一定的市場和商業價值。

3、獨立方式與合作方式結合。在目前，檔案信息資源的開發方式多以獨立的方式進行開發，獨立的開發方式是指各個檔案部門對檔案的開發只局限于對于本檔案館或本檔案室的檔案進行開發。這種開發方式有利也有弊，有利的一面是指檔案開發人員對本檔案館的檔案已經非常熟悉，對本館的檔案特色相對來說也很了解，開發時可以有針對性、系統性地對檔案進行開發。而有弊的一面就是指檔案開發的局限性，這種獨立的開發方式限定了檔案開發人員的思維模式，提起開發就想到要依據本館檔案的特點而開發，久而久之思想僵化；并且由于本館（室）檔案數量的有限、結構內容的相對單一，使檔案的開發成果不具有全面性與完整性，這種割裂式、各自為戰的開發方式必然導致檔案信息開發成果有缺陷。因此，檔案的開發要以獨立開發與合作開發方式相結合進行開發。

（四）以利用促進開發。提供利用與信息開發工作雖然工作任務與內容不同，主動性不同，但活動宗旨是一致的，都是為了發揮檔案的作用，實現檔案的使用價值，為社會創造財富。

1、以開發保障利用。檔案管理部門進行檔案信息開發工作時，會根據社會需要，采用專業方法和現代技術，從所收藏的檔案中發掘有用的信息材料，進行選擇編目或制成檔案加工品，主動為社會各界及用戶個人提供信息服務。良好的開發，必定會帶來更好的利用。（1）開發成果要適應時代要求，保持與社會所關注的熱點問題的同步性。當社會出現一個新動向，或者是政府發布了一個新文件新公告等其他類似情況，或可以吸引公眾或政府眼球的事件，那么檔案的開發就要跟隨這些事件的發生而開展；（2）開發要保障利用的易得與暢通。檔案信息開發出來并不是讓它束之高閣，而是要將檔案開發成果在社會上公布與流通，所以就要通過各種傳播手段，各種可以讓利用者最容易得到檔案信息開發成果的手段，將開發成果傳遞到利用者手中。在新時期，網絡已經延伸到各個角落，那么在網上傳播開發成果是最為高效的，也更能保障檔案信息開發成果的利用。

2、開發時充分考慮利用者的需求。在開發的最初，檔案的開發人員必定要根據利用者的需求來確定開發的范圍及開發程度。如果利用者對此問題十分關注，那么開發成果就要更為詳細與周全，開發所用的資料也要更為充分，如果利用者對開發的內容不是很認可與熱心，那就要考慮這個開發的范圍、程度與所用的時間，甚至應該考慮還應不應該繼續下去。

在開發的過程中，社會也是在發展的利用者的需求也是在變化的，因此在開發中，要時刻保持與利用者的聯系，并將開發的進度反映給利用者，調查利用者對所開發的內容是不是依舊關注，還需要做哪些改進，以便使開發更貼近利用者的需求。而開發成果與公眾見面后，也要對反饋信息加以收集，建立專門的反饋信息處理機構，了解這項開發的優點與缺點，以便在下次開發中達到更好的效果，以利用來促進開發。

三、結束語

把檔案信息資源開發與開放工作納入國家信息化建設體系，以檔案信息資源管理為基礎，以檔案信息資源高度共享為目標，是加快推進檔案信息資源開發與開放步伐、促進檔案事業在新時期的持續快速健康協調發展、為全社會提供優質服務的必由之路。

[1]扈妍珺.檔案信息化環境下對檔案信息資源的開發利用.科教文匯（中旬刊），2009.2.

[2]劉穎，馬莉蘋.芻議檔案信息資源開發.蘭臺內外，2009.3.

[3]周應萍.信息化建設中信息資源開發利用的策略研究.現代情報，2009.8.

河南省檔案局科學計劃項目（項目編號：2010-X-41）

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（作者單位：中原工學院）