民營企業(yè)檔案管理問題與對策

□文/裔曉菁

民營企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營、科研、管理等各項活動中形成了大量檔案信息資源，真實地記錄了企業(yè)誕生、發(fā)展的歷史過程。這些檔案資料對于企業(yè)發(fā)展具有十分重要的意義。

一、民營企業(yè)職工檔案管理中的主要問題

實施民營企業(yè)職工檔案管理，對記載民營企業(yè)歷史的真實情況，維護企業(yè)歷史的真實面目，保證職工的合法權(quán)益起著重要的作用。但有不少民營企業(yè)在實施職工檔案管理過程中，存在一些較為突出的問題:

（一）從國有企業(yè)產(chǎn)權(quán)制度改制的民營企業(yè)職工檔案有建檔基礎(chǔ)，職工檔案管理比較規(guī)范，但職工身份轉(zhuǎn)變后應(yīng)形成的職工履歷表、勞動合同等內(nèi)容就沒有在職工檔案中體現(xiàn)。職工檔案中體現(xiàn)不出職工的真實身份和實際情況，更有甚者，個別職工從參加工作到退休時，個人檔案中只填有一份剛參加工作時的職工履歷表，在檔案中查不到個人的家庭及社會關(guān)系變化，職工合法權(quán)益得不到保障。就目前情況來看，個體、私營、民營企業(yè)較多，而這些企業(yè)又成為就業(yè)的主渠道，吸納了大量的從業(yè)人員，但由于種種原因，這些企業(yè)大部分沒有為企業(yè)人員簽訂勞動合同，也沒有參加社會保險等，更談不上建立職工檔案了；其次是臨時工、季節(jié)性工、外來工、進(jìn)城農(nóng)民工，企業(yè)更沒有為他們簽訂勞動合同、參加社會保險、建立檔案的理念，致使職工的合法權(quán)益得不到保障。

（二）從民營企業(yè)職工檔案管理工作來看，檔案管理也存在許多問題。如，企業(yè)職工檔案記載的姓名與戶口簿、身份證姓名有差別；出生日期記載有差異，部分企業(yè)職工檔案材料記載出生日期有幾個不同的年、月；工種記載上的差異，檔案沒有詳細(xì)記錄職工工種，有的工人進(jìn)入企業(yè)以后，變換了幾個工作崗位，從事了幾個不同的工種，但在檔案上沒有詳細(xì)記錄，檔案記載工種不夠準(zhǔn)確。

（三）職工檔案有涂改現(xiàn)象。個別企業(yè)在檔案管理上不嚴(yán)格，對檔案原始資料隨意進(jìn)行涂寫、修改；由于涉及職工個人利益，個別企業(yè)勞資人員為職工個人涂改檔案資料，更改年齡，更改工種。企業(yè)在整理職工檔案時，未能按時間或記載順序裝訂檔案資料，有個別企業(yè)對職工的檔案資料根本不整理、不裝訂。

（四）企業(yè)職工檔案資料不夠完善。個別企業(yè)在招用職工時，沒有立即為其建立檔案，故沒有招工表等資料；有的企業(yè)雖然建立了職工檔案，但沒有把職工的定級表、勞動技能鑒定表等裝入檔案，以至有關(guān)資料遺漏遺失；還有個別企業(yè)改制后，沒有及時讓職工填寫履歷表，沒有與職工簽訂勞動合同，對辭退的職工也沒有終止或解除合同，致使檔案中沒有改制后的職工履歷表，沒有《勞動合同書》或《解除勞動合同證明書》，職工檔案資料欠缺。

（五）個別企業(yè)對職工檔案管理不重視，管理混亂。很多民營企業(yè)沒有專門的檔案柜等設(shè)備設(shè)施，也沒有管理制度，以至造成職工檔案遺漏遺失。

二、強化民營企業(yè)檔案工作的對策

（一）樹立三個意識，強化檔案管理

1、樹立檔案法制意識，充分認(rèn)識民營企業(yè)檔案工作的重要性。從法律角度看，民營企業(yè)的檔案管理具有社會性，并不是“私人行為”，也不是可有可無的，是社會公用信息資源的組成部分，是受檔案法律、法規(guī)保護和約束的。因此，在國家檔案行政管理部門的宏觀管理下，民營企業(yè)檔案管理應(yīng)走自我完善、自我管理、自我發(fā)展之路。民營企業(yè)要強化檔案意識和檔案法制觀念，提高對民營企業(yè)檔案工作重要性的認(rèn)識，加大對企業(yè)檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)力度，將檔案管理創(chuàng)新納入工作日程，給予檔案工作發(fā)展所需的人力、物力、財力支持，加大資金投入，配備專人管理，并結(jié)合自身實際建立健全檔案管理制度；要把做好檔案工作與企業(yè)發(fā)展有機地結(jié)合起來，通過建檔促使企業(yè)提高內(nèi)在素質(zhì)和管理水平，建立起符合民營企業(yè)特點的檔案管理機制；要嚴(yán)格遵守《檔案法》、《檔案法實施辦法》等檔案法律法規(guī)，將法律制約與企業(yè)自覺管理有機結(jié)合，加大企業(yè)檔案管理制度的約束力，規(guī)范企業(yè)檔案行為，提高民營企業(yè)檔案工作的制度化、規(guī)范化、法制化水平。

2、樹立檔案利用意識，滿足企業(yè)內(nèi)部管理和外部競爭的需要。民營企業(yè)應(yīng)強化檔案利用意識，突出利用原則，加強利用工作，贏得利用成效，在服務(wù)企業(yè)內(nèi)部管理和外部競爭中實現(xiàn)檔案工作的價值。一方面要強化業(yè)務(wù)建設(shè)，為提供利用奠定基礎(chǔ)。只有科學(xué)、規(guī)范的檔案工作，才能為企業(yè)各項工作提供及時有效的信息服務(wù)。民營企業(yè)檔案的科學(xué)規(guī)范管理，應(yīng)該依據(jù)國家標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作，確保歸檔范圍、立卷標(biāo)準(zhǔn)、分類編目、上架排列、檢索利用等工作的科學(xué)規(guī)范；另一方面要克服短視思維，對檔案工作的潛在經(jīng)濟效益和社會效益有正確認(rèn)識，從長遠(yuǎn)的、科學(xué)的、發(fā)展的角度謀劃好民營企業(yè)檔案工作。針對企業(yè)內(nèi)部管理和外部競爭的需要，有的放矢地開展檔案利用服務(wù)，推進(jìn)檔案工作向企業(yè)一線靠攏，使民營企業(yè)管理者能實實在在地看到檔案帶來的效益。

3、樹立檔案效益意識，使檔案管理切合企業(yè)生產(chǎn)實際。民營企業(yè)在創(chuàng)新企業(yè)檔案管理工作中必須遵循效益原則，立足企業(yè)檔案管理的實際情況，多傾聽業(yè)內(nèi)專家對檔案管理的意見和建議，認(rèn)真分析企業(yè)建檔的有利因素，總結(jié)經(jīng)驗，尋找規(guī)律，確定企業(yè)檔案管理創(chuàng)新的方略，使檔案工作更切合民營企業(yè)實際。以收集歸檔為例，民營企業(yè)應(yīng)將經(jīng)濟合同、產(chǎn)品開發(fā)、經(jīng)營銷售、債權(quán)債務(wù)、資金周轉(zhuǎn)、成本核算、基本建設(shè)、市場信息、科技信息、往來客戶等內(nèi)容作為文件材料歸檔范圍的重點，以此為基礎(chǔ)將其按行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、產(chǎn)品、設(shè)備儀器、基建、會計、人事等八大類進(jìn)行分類。民營企業(yè)可根據(jù)上述八個方面的類別對各種文件材料按要求進(jìn)行科學(xué)分類整理、統(tǒng)一管理本企業(yè)各個門類、各種載體的檔案。由于檔案管理受企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的特點影響，因此公司根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營實際強化檔案管理創(chuàng)新，確定了以商貿(mào)經(jīng)營，房地產(chǎn)開發(fā)，農(nóng)產(chǎn)品種植管理，農(nóng)產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)、銷售及制度、財務(wù)、人事等方面為主要內(nèi)容的歸檔范圍。

（二）“三管齊下”，強化檔案管理

1、廣泛宣傳，突破認(rèn)識關(guān)。要使民營企業(yè)的老板和企業(yè)管理者把職工檔案的管理提高到建設(shè)和諧社會、堅持以人為本、承擔(dān)社會責(zé)任的高度，從而把職工檔案管理納入企業(yè)基礎(chǔ)管理的重要組成部分；要使企業(yè)的人力資源部門把職工檔案管理納入重要的工作內(nèi)容和責(zé)任，擺上自己的重要議事日程；要使員工本人認(rèn)識到完善自己的檔案建設(shè)不但是一時謀職的需要，同時也是提升個人價值、經(jīng)營人生和謀取長期利益的保障；要使公司專業(yè)檔案工作人員系統(tǒng)參與職工檔案管理過程，形成職工檔案的完整、系統(tǒng)和制度規(guī)范，所有這些都需要政府檔案行政部門、政府人事勞動主管部門、人才中心等中介機構(gòu)、企業(yè)人力資源和檔案管理部門、媒體及社會各界的共同關(guān)心、宣傳引導(dǎo)、大力呼吁和熱情關(guān)注。

2、整章建制，攻克流程關(guān)。要把認(rèn)識轉(zhuǎn)化為實踐，需要通過組織以制度、機制、流程等方式來固化。民營企業(yè)由于行業(yè)特點、規(guī)模大小、歷史長短、員工構(gòu)成以及經(jīng)營者素質(zhì)等的不同，內(nèi)部管理的差異非常大。因此，應(yīng)從規(guī)范職工檔案管理的總目標(biāo)出發(fā)，結(jié)合企業(yè)的實際，建立起一個比較系統(tǒng)的管理制度。重點是:①職工檔案管理的責(zé)任制度；②職工檔案資料的歸檔范圍；③職工檔案收集、整理、定期檢查的規(guī)定；④職工檔案保管、調(diào)閱的規(guī)定；⑤職工檔案調(diào)轉(zhuǎn)的基本流程。通過這些制度、機制和流程的建設(shè)，使企業(yè)內(nèi)部的職工檔案管理得以固化為一個系統(tǒng)有效的閉環(huán)，而不是一件零敲碎打的雜務(wù)或臨時應(yīng)景的形象工程。

3、分工負(fù)責(zé)，把好進(jìn)出關(guān)。首先，要做好人力資源部門、檔案管理部門、員工本人之間的職責(zé)分工。按照集中統(tǒng)一和分級管理的原則，職工檔案歸口綜合檔案室；各公司人力資源管理部負(fù)責(zé)職工檔案的建立、更新、轉(zhuǎn)遞等工作；檔案室負(fù)責(zé)職工檔案的保管，辦理職工檔案的查閱、借閱、歸還等手續(xù)；員工所在部門、人力資源部對員工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎懲等所形成的材料要及時收集歸檔，保持檔案的完整齊全。其次，要抓好職工檔案的收集和整理:一是要把職工個人檔案的“歸檔范圍”明文化，使職工的履歷、招收錄用、考核培訓(xùn)、政治面貌、獎懲記錄、工資、福利、保險、離職情況（辭職、解除勞動合同等）、人事異動等重要的個人材料不致遺漏；二是要把好“入口”，堅持“人來檔到”；三是要及時補充，使員工在本企業(yè)工作期間形成的各種材料能及時歸檔；四是要定期整理和規(guī)范，以逐步實現(xiàn)職工檔案的信息化（如建立職工檔案數(shù)據(jù)庫），同時做好補救、補建（特別是對未按常規(guī)手續(xù)進(jìn)入企業(yè)的高管人員）工作，提高職工檔案的使用價值。再次，要搞好銜接，把好轉(zhuǎn)遞關(guān)。對于檔案調(diào)入，人事關(guān)系在“人才中心”的，試用期滿即由公司人力資源部門負(fù)責(zé)將檔案轉(zhuǎn)入人才中心保管；對于檔案轉(zhuǎn)出，要按照制度規(guī)定的流程，辦理嚴(yán)格的轉(zhuǎn)出手續(xù)和轉(zhuǎn)接反饋手續(xù)，嚴(yán)防丟失。

[1]李爽，朱靜.民營企業(yè)職工檔案管理存在的問題及對策[J].黑龍江史志，2010.1.

[2]羅亞琦.試談民營企業(yè)職工檔案管理的問題和對策[J].中國檔案，2010.1.

[3]尹彥紅，智慧.加強檔案管理推進(jìn)民營企業(yè)健康發(fā)展[J].黑龍江檔案，2009.6.