微軟辦公軟件在圖書館信息服務中的特色打印設置

□文/熊傳毅 高黔峰

微軟辦公軟件在圖書館信息服務中的特色打印設置

□文/熊傳毅 高黔峰

本文介紹了微軟辦公自動化軟件M i crosoft offi ce相關(guān)軟件在圖書館信息服務中特色打印設置，以此滿足用戶的特定打印需求，輸出一份用戶滿意的打印文檔。

信息服務；M i crosoft offi ce；打印設置

在計算機和信息技術(shù)日益發(fā)展的今天，辦公自動化（OA）成為人們?nèi)粘９ぷ鳌⑸钪刑幚硎聞詹豢苫蛉钡慕M成部分。而在圖書館為用戶提供信息服務方法多種多樣的今天，圖書館信息技術(shù)人員為用戶提供的各類信息服務中，打印服務首當其沖。面對用戶個性化、特色化、技術(shù)化打印服務需求，圖書館信息技術(shù)人員應盡量滿足用戶對信息資源的特定打印要求，并在服務工作中摸索方法，總結(jié)經(jīng)驗，盡可能及時解決用戶的各種打印需求，以提升服務水平和質(zhì)量，做到有所作為。在圖書館對用戶的信息服務中，MS office打印服務可廣泛應用于圖書館相關(guān)服務部門，如信息服務部（參考咨詢部）、文印室、期刊閱覽室、電子閱覽室等用戶服務部門，以此來滿足用戶的word文檔打印、excel表格打印、ppt演示文檔打印等需求，具有現(xiàn)實的應用意義。

一、word文檔打印設置

1、打印指定部分。如果只想打印出某一頁的部分內(nèi)容，請首先在文件當前窗口中選定需要打印的部分內(nèi)容，選擇“文件→打印”，再在“打印”窗口中選擇“頁面范圍”下的“所選內(nèi)容”即可。

2、打印指定的節(jié)。word可以打印指定的一個或多個節(jié)或多個節(jié)的若干頁。如果想打印一節(jié)內(nèi)的多頁，可以鍵入“P頁碼S節(jié)號”。例如打印第5節(jié)的第3頁到第7頁，只要鍵入“p3s5-p7s5”即可。如果打印整節(jié)，只要鍵入“S 節(jié)號”，如“s3”；如果想打印不連續(xù)的節(jié)，可以依次鍵入節(jié)號，并以逗號分隔。如“s3，s5”；如果想打印跨越多節(jié)的若干節(jié)，只要鍵入此范圍的起始頁碼和終止頁碼以及包含此頁碼的節(jié)號，并以連字符分隔。如“p2s2—p3s5”。

3、逆頁順序打印。在打印一個長文件時，經(jīng)常需要把打印好的文檔每張重新翻過來，文件不長倒好，如果長了每張重新手工排序會相當麻煩。其實，只要在word中單擊打印對話框中的“選項”按鈕，并在打開的“打印”對話框中選中“逆頁序打印”選項并確定，以后word就會把文件從最后一頁開始打，直至第一頁，這樣就可以按序一頁一頁地把它們放在一起了。

4、按紙型縮放打印。在word的打印對話框的右下方有一個“縮放”選項區(qū)域，只要用鼠標單擊“按紙型縮放”下拉列表框，再選擇所使用的紙張即可實現(xiàn)縮放打印。如在編輯文件時所設的頁面為A4大小，而你卻想使用16開紙打印，只要在“按紙型縮放”下拉列表框選擇16開紙型，word會通過縮小整篇文件的字體和圖形的尺寸將文件打印到16開紙上，完全不需重新設置頁面并重新排版。

5、按每頁版數(shù)打印縮圖。若為便于攜帶將某些資料打印成小冊子，如在一張A4的紙上打印8個頁碼的內(nèi)容。常用的方法是將內(nèi)容打印后到復印機上縮小復印，然后裝訂成冊。這樣既浪費紙張、墨水碳粉且復雜，不如一次成功方便。其方法為：打開將要打印的文稿，選取“打印”，在打印對話框中“每頁版數(shù)”下拉框中選取8版即可，然后“確定”完成。

6、相同文件副本逐份打印。打印多份同一個文件，沒必要按幾次“打印”按鈕，只要在“打印”對話框中的“副本”選項區(qū)域下的“份數(shù)”框中輸入要打印的份數(shù)，即可同時打印出幾份同一個文件的內(nèi)容。如果選中“逐份打印”選項，則word會按打印完一份再按順序打印文件的下一份，這樣就不用在打印完后再分類。如果不選“逐份打印”則會將所有份數(shù)的第一頁打印完之后再打印以后各頁。

7、橫向打印。在編制試卷時經(jīng)常需要使用8開紙打印。而word的頁面設置中僅提供了16開紙型，于是很多人可能在打印時將8開紙對折分兩次打印。其實，沒有必要這么麻煩：選擇“文件→頁面設置”，單擊“紙型”標簽，選擇“紙型”為“自定義大小”，并把“高度”設為26厘米，“寬度”設為36.8厘米，再把“方向”選為“橫向”，這樣就做出了一個8開紙了，編輯完成后直接打印出來就可以了。

8、打印大字體。首先，設置頁面大小。單擊“文件→頁面設置”命令，選擇“紙張”標簽，并選擇“紙型”為“自定義大小”，設置紙張的大小。如寬55厘米、高55厘米等，單擊“確定”按鈕，此時會提示“有一處或多處頁邊距設在了頁面之外”，選擇“調(diào)整”按鈕可適當增加頁邊距，此處選擇“忽略”按鈕。其次，設置文字大小。在頁面直接輸入需要打印的漢字內(nèi)容，然后選中它們，單擊“格式→字體”命令，在打開的“字體”對話框中選中“字號”輸入框，輸入字號大小，輸入字號的大小在1～1638磅之間，一般縱向A4幅面單字大小為500磅，縱向A3幅面單字大小為750磅，輸入字號后回車，否則字號設置將不起作用。然后單擊“確定”按鈕保存。最后打印輸出。此時，我們可以看到窗口中漢字明顯大了，為了取得更好的效果，單擊工具欄上的比例縮放下拉框，選擇一個合適的比例，就可以看到整體效果。單擊“打印”按鈕后即可把當前大字打印出來。

9、調(diào)整版面節(jié)省打印。打印時，經(jīng)常出現(xiàn)最后一頁只有一行，甚至幾個字的情況，大家通常是修改段落間距、字符間距或頁邊距等方式來解決。其實完全可以一鍵完成這樣的設置。如果發(fā)現(xiàn)最后一頁只有很少的內(nèi)容，需要將其填充到其他頁中，那么我們只需要單擊工具欄上的“打印預覽”按鈕，進入預覽模式后單擊工具欄上的“縮小字體填充”，這樣你會發(fā)現(xiàn)最后的內(nèi)容不見了。其次，在Word中也內(nèi)置了一個“減少一頁”按鈕，不過默認沒有顯示，需要我們手工添加。在Word中打開“工具”菜單下的“自定義”，將打開的窗口切換到“命令”選項卡，在左側(cè)的“類別”中選擇“工具”，在右側(cè)的“命令”中找到“減少一頁”，然后拖動該按鈕將其放置到Word主界面的工具欄上。當我們要節(jié)省最后一頁的內(nèi)容時，只需要單擊工具欄上生成的按鈕，你會發(fā)現(xiàn)其效果與在打印預覽中單擊“縮小字體填充”是一樣的，操作非常方便。

二、excel表格打印設置

1、打印工作表適應頁寬。工作表在打印之前應當進行打印預覽，如果打印預覽時發(fā)現(xiàn)工作表的寬度超過了頁面，可以嘗試以下方法使工作表適應頁寬。一是在“打印預覽”窗口將打印方向更改為“橫向”即可；二是縮小工作表的大小以適應頁面。方式仍然是在“打印預覽”窗口打開“設置”對話框的“頁面”選項卡，選中“縮放”下的“調(diào)整為”，并在“頁寬”框內(nèi)輸入“1”確定后即可預覽頁面以觀察字體大小是否合適；三是減小頁邊距以及頁眉（頁腳）的寬度。打開“打印預覽”窗口，單擊其中的“頁邊距”按鈕顯示頁邊距的尺寸柄，根據(jù)需要將其拖到所需的寬度即可。四是隱藏報表中某些不需要打印的列。只需選中這些列，單擊“格式→列”子菜單下的“隱藏”命令，報表中的其他列就會占用被隱藏列的位置，從而使原本不能打印的內(nèi)容能夠打印出來。此后，只要單擊“格式→列”子菜單下的“取消隱藏”命令，就可以顯示被隱藏的列。

2、調(diào)整垂直分頁符分頁打印。如果報表的數(shù)據(jù)區(qū)域遠遠寬于頁面，上面介紹的方法也不能使工作表適應頁寬，只能調(diào)整垂直分頁符，使報表的數(shù)據(jù)區(qū)域按需要分布在多頁紙張上。方法是打開工作表選中“視圖”菜單中的“分頁預覽”，鼠標放到藍色粗虛線（自動垂直分頁符）的上面，根據(jù)雙向箭頭的指向拖至合適的位置，當其變?yōu)樗{色實線時說明它是手動垂直分頁符。這種方式使一張報表分布在幾張紙上，為了了解各數(shù)據(jù)列的意義，應當按上面介紹的方法添加打印標題。

3、打印行標題或列標題。如果Excel制作的報表大小超過了一頁，要保證第一頁以后的各頁均能看到行或列的標題，以便正確標識各行或列數(shù)據(jù)的具體含義。方法是單擊“文件”菜單中的“頁面設置”命令，打開“工作表”選項卡，當每一頁需要重復打印列標題時，請將光標插入“頂端標題行”框，然后用鼠標選中包含列標題的所有單元格即可輸入引用。或者將列標題的單元格引用直接輸入“頂端標題行”框。如果每一頁需要重復出現(xiàn)行標題（一般在A列），可以按相同方法將光標插入“左端標題列”框，然后按上面介紹的方法設置行標題的引用。

4、居中打印工作表。有時表格中需要打印的數(shù)據(jù)并不是很多，但如果直接打印的話，這些內(nèi)容就會集中在紙張的頂端，看起來很不美觀。這時，可以進行如下設置，選擇“文件→頁面設置”命令，在對話框中單擊“頁邊距”選項卡，如果希望工作表中的數(shù)據(jù)在左右頁邊距之間水平居中，只要在“居中方式”下勾選“水平”復選框即可。如果希望工作表中的數(shù)據(jù)在上下頁邊距之間垂直居中，只要勾選“垂直”復選框。當然，也可以同時勾選兩個復選項，這樣打印出來后就美觀多了。

三、ppt演示文稿打印設置

1、講義打印。默認情況下，在ppt中打印幻燈片時，每次只在一張紙上打印一張幻燈片內(nèi)容。其實，ppt提供了豐富的打印選擇，通過自由設置，可以讓它完全按照我們的意愿來打印幻燈片。先打開要打印的演示文稿，選擇“文件→打印”命令，在“打印內(nèi)容”下拉菜單中選擇“講義”，此時，講義組合框被激活。在“每頁幻燈片數(shù)”右邊的下拉條里選擇想要在一張紙上打印的幻燈片數(shù)，一般每頁選擇6張幻燈片是最合適的，這樣即可達到節(jié)約的目的，內(nèi)容也可以清晰閱讀。少了（選擇1、2、4）會很浪費，多了（選擇 9）打印出的宇看不清楚下面的“順序”根據(jù)自己的習慣選擇就行了，其他保持默認設置即可。

2、淡化深色背景進行打印。如果用戶在幻燈片中插入了一張深色背景的圖片，在打印幻燈片時，效果會很差。這時。可以把深色的背景色變淺，這樣打印效果會得到明顯提高。選擇“視圖→工具→圖片”命令，打開“圖片”工具欄。在工具欄中點擊“顏色”圖標，在出現(xiàn)的下拉選項中選擇“沖蝕”，此時背景會變成淡色的水印效果。既保留了圖片影像，又可以保證打印出來的文字清晰。如果所選擇的模板是深色的，而打印時只需要文字，不需要模板，可以點擊“視圖→母板→幻燈片母板”，將出現(xiàn)的模板選中，然后按“Del”鍵刪除，此時打印出來的ppt文件就是白紙黑字了。

3、以真灰度來預覽幻燈片打印。ppt中默認是以修改彩色方式來顯示打印幻燈片預覽的。因為有時這樣以真灰度方式比彩色打印更具可讀性，這時可以選擇“文件→打印預覽”命令，再單擊打印預覽窗口工具欄上的“選項”按鈕，在彈出的菜單中將鼠標移到“顏色/灰度”上，執(zhí)行彈出菜單中的“灰度”命令即可。

總之，在實際的打印設置中，圖書館信息技術(shù)人員應該利用打印機自有的設置以及相關(guān)應用程序打印設置，熟練掌握相應辦公程序打印設置技巧，充分挖掘出打印機各項功能，發(fā)揮出人與物的最大效能，為用戶提供最優(yōu)質(zhì)的服務。

[1]小不點.W ord辦公打印設置技巧[N].江蘇經(jīng)濟報，2004.1.4.

[2]魏愛民.Excel表的打印技巧[J].農(nóng)村電工，2010.3.

[3]唐亮.A 4紙無間隙打印八張PPT[J].電腦愛好者，2008.19.

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（作者單位：遵義師范學院圖書館）