高校家庭經濟困難學生檔案管理

□文/程愛榮

高校家庭經濟困難學生檔案管理

□文/程愛榮

本文結合在高校資助工作中遇到的實際問題，提出家庭經濟困難學生檔案的建立程序和主要內容，并對家庭經濟困難學生檔案管理原則進行闡釋。

高校家庭經濟困難學生；檔案；資助

自2004年6月國家助學貸款新政策頒布至今，國家一直在不斷地致力于加強對在校家庭經濟困難學生的資助力度和資助政策的健全。采取一系列措施，加大對家庭經濟困難學生的資助，取得了良好成效。高校家庭經濟困難學生產生于高校日益完善的學生資助工作中，是一種新型的工作檔案，相對于普通檔案，它具有許多不同的特點和工作流程。建立完備的家庭經濟困難學生檔案，可以全面地了解掌握高校家庭經濟困難學生的學習、生活狀況，對于客觀了解和分析其個性特征，及時解決家庭經濟困難學生的學習和生活問題，切實保證國家各項高等學校家庭經濟困難學生資助政策落到實處具有十分重要的意義。

一、家庭經濟困難學生的定義及認定標準

家庭經濟困難學生是指學生本人及其家庭所能籌集到的資金，難以支付其在校學習期間的學習和生活基本費用的學生。根據學生家庭收入狀況可劃分為：（一）學生本人及其家庭所能籌集到的資金，在扣除基本生活費用后，不足以支付其在校學習期間的學費、住宿費和國家規定應該由學生繳納的費用的，為一般困難檔；（二）學生家庭人均收入低于所在地城市居民最低生活保障標準的，為特殊困難檔。

二、家庭經濟困難學生的認定與檔案建立

由于高校貧困學生身份的流動性和家庭情況的變化性，使得家庭經濟困難學生檔案的變動性比較強。鑒于家庭經濟困難學生檔案的這種特殊性，家庭經濟困難學生檔案的建立和管理程序應與普通檔案有所不同。一般來講，應由學校的學生資助管理中心、院系審定工作組、班級認定評議小組，按照各自的職能分工，認真、負責地共同完成此項工作。家庭經濟困難學生檔案的建立可按如下步驟進行：

（一）學生提出申請。學校在向新生寄送錄取通知書時，同時寄送《高等學校學生及家庭情況調查表》；在每學年結束之前，向在校學生發送《高等學校學生及家庭情況調查表》。需要申請認定家庭經濟困難的新生及在校學生如實填寫調查表，并持該表到家庭所在地的鄉、鎮或街道民政部門加蓋公章，以證明其家庭經濟的實際狀況。學生入學后，向班級家庭經濟困難學生認定評議小組提交申請材料時，應同時出具此表及其他相關證明材料。

（二）班級民主評議。以班級為單位成立家庭經濟困難學生認定評議小組，負責認定的民主評議工作。班級家庭經濟困難學生認定評議小組收集好《高等學校學生及家庭情況調查表》，并組織申請學生填寫《家庭經濟困難學生檔案申請表》。班級認定評議小組根據學校制定的家庭經濟困難學生認定標準及學生提交的材料，以學生家庭人均收入對照學校所在省轄市或重點擴權縣（市）城市居民最低生活保障標準，結合學生日常實際消費水平，以及影響其家庭經濟狀況的有關情況，進行民主評議，確定本年級（或專業）各檔次的家庭經濟困難學生資格。

認定評議小組進行民主評議時應重點考慮孤殘學生、烈士子女，以及家庭成員長期患重病、家庭遭遇自然災害或突發事件等特殊情況的學生，最后確定本班級各檔次的家庭經濟困難學生資格，報院系認定工作組進行審核。

（三）院系審定。院系認定工作組要認真審核認定評議小組申報的初步評議結果。如有異議，應在征得認定評議小組意見后予以更正。

（四）公示。院系審定工作組審核通過后，要將持有家庭經濟困難學生名單及檔次以適當方式在適當范圍內公示5個工作日。如師生有異議，可通過有效方式向院系認定工作組提出質疑。認定工作組應在接到異議材料的3個工作日內予以答復。如對院系審定工作組的答復仍有異議，可通過有效方式向高校學生資助管理中心提請復議。學生資助管理中心應在接到復議提請的3個工作日內予以答復。如情況屬實，應做出調整。

（五）特殊程序。學生由于家庭突發變故造成家庭經濟困難，需要申請家庭經濟困難學生檔案時，輔導員、班主任可在了解部分學生意見的基礎上，經院系審定工作組審核后報學生資助管理中心審批。

（六）建立家庭經濟困難學生檔案。學生資助管理中心負責匯總各院系審核通過的《高等學校家庭經濟困難學生認定申請表》和《高等學校學生及家庭情況調查表》，以此為依據建立家庭經濟困難學生檔案，并在條件允許的情況下建立家庭經濟困難學生電子檔案。

三、家庭經濟困難學生檔案的主要內容

（一）家庭經濟困難學生的個人信息。包括家庭經濟困難學生本人的基本信息、家庭基本情況信息、獲得資助情況、家庭經濟困難相關證明材料等。家庭經濟困難相關證明材料由證明材料的出具者和審核者如當地村（居）委會，民政部門加蓋公章后視為有效。這些文件和材料是家庭經濟困難學生認定最為有效的證明材料，也是構成家庭經濟困難學生檔案中最原始、最基本的內容。

（二）家庭經濟困難學生認定過程中產生的各項原始材料。是指家庭經濟困難學生認定過程中產生的各種文字性材料。高校家庭經濟困難學生認定工作通常由高校學生資助管理中心具體負責組織和管理。學生在認定過程中填寫的《高等學校學生及家庭情況調查表》、《高等學校家庭經濟困難學生認定申請表》是家庭經濟困難學生認定工作產生的基本材料。同時，家庭經濟困難學生在班級民主評議過程中的記錄、評議結果、公示情況也是家庭經濟困難學生檔案的重要組成部分，充分體現了家庭經濟困難學生身份認定的真實性。

（三）家庭經濟困難學生在校期間獲得各種資助的情況。目前，隨著國家對高校家庭經濟困難學生資助體系的進一步完善，高校逐步建立健全以國家助學貸款為主體，包括助學獎學金、勤工助學基金、特殊困難補助、社會捐資助學等在內的“獎、貸、助、補、減”五位一體完整的助學體系。許多家庭經濟困難學生在入學前或一入校就能享受和獲得國家、學校和社會等各方面的資助，從而產生紀錄資料。家庭經濟困難學生檔案管理人員應及時收集和整理學生接受資助的原始材料，盡可能完整地歸檔，以便及時了解每個家庭經濟困難學生獲得資助的狀況，避免重復資助和遺漏資助現象的發生，從而使資助資金得到合理分配。

（四）家庭經濟困難學生在校期間學習生活的相關材料。能夠反映高校家庭經濟困難學生在校期間的生活、學習情況的資料也應進行記錄和歸檔。如家庭經濟困難學生的學習成績單、獲得的各級各種獎懲情況等材料。

（五）家庭經濟困難學生心理健康材料。隨著大學生資助政策的改革和高校招生規模不斷擴大，貧困生現象及相應的心理健康方面的問題顯得日益突出。貧困大學生由于經濟上的原因使他們比其他大學生面臨著更大的心理壓力和焦慮，容易產生自卑心理和人際交往方面的問題，常常表現出自卑、抑郁、人際交往困難、疑惑嫉妒、怨恨等心理問題，從而對心理健康造成一定影響。面對家庭經濟困難學生的心理貧困，應認識到高校貧困大學生的心理健康決不應僅僅限于心理咨詢，而應形成一個包括校園文化建設、思想道德教育和經濟幫助體系在內的綜合性的教育環境。而家庭經濟困難學生檔案則可以在高校預防學生“心理貧困”方面發揮重要作用。家庭經濟困難學生檔案中可以納入心理健康教育中心建立的心理檔案，作為學生輔導員和心理咨詢人員對于家庭經濟困難學生進行心理疏導的參考資料，如抑郁咨詢量表、大學生適應量表、人際關系量表、心理狀況測評報告等，從而有利于把握家庭經濟困難學生的心理健康狀態，及時地幫助其健康成長。

四、家庭經濟困難學生檔案管理原則

（一）真實性原則。高校家庭經濟困難學生檔案的材料必須客觀真實地反映家庭經濟困難學生的基本情況，能夠準確描述家庭經濟困難學生的家庭經濟情況、受資助情況、學習及獲獎勵情況、心理狀況等，從而為學校開展有針對性的教育管理服務工作提供可靠的依據。因此，家庭經濟困難學生檔案信息記載應全面、真實、準確，在收集整理檔案過程中要求準確細致，認真負責。同時，高校應加強學生的誠信教育，教育學生如實提供家庭情況，及時告知家庭經濟狀況顯著變化情況。如果發現弄虛作假現象，一經核實，取消資助資格，收回資助資金。

（二）動態性原則。家庭經濟困難學生檔案的建立不是一勞永逸的。當學生家庭經濟狀況發生變化時，應及時更新，并對資助措施進行相應調整。每學年應定期對全部家庭經濟困難學生，通過信件、電話、實地走訪等方式進行核實，對家庭經濟困難學生檔案的內容進行及時更新。因此，家庭經濟困難學生檔案的整理工作也應當每學期開展一次。同時，鑒于家庭經濟困難學生資格具有不穩定性的特點，家庭經濟困難學生檔案應當及時、客觀地體現家庭經濟困難學生資格的變動，及時為突然陷入經濟困難的學生建立新檔案，對已擺脫貧困學生的學生檔案予以注銷。高校也可根據實際情況派遣有關工作人員對申請的貧困生家庭進行抽查走訪，從源頭上掌控貧困生的界定，使有限的資助資源充分的惠及每一個貧困生。

（三）信息化原則。為提升工作效率，家庭經濟困難學生檔案管理應實現信息化，以充分保證家庭經濟困難學生檔案內容及時有效地更新。家庭經濟困難學生檔案信息化的建設可以依托校園信息網絡系統進行，及時收集信息。家庭經濟困難學生信息系統的最大優勢是保證了家庭經濟困難學生信息的共享性。學校各部門可以共享家庭經濟困難學生的電子檔案，為針對家庭經濟困難學生開展的各項工作提供了便利，尤其是對家庭經濟困難學生開展針對性的思想政治教育提供便利。同時，也對家庭經濟困難學生檔案系統運行的規范化起到積極的作用。

（作者單位：南陽醫學高等專科學校）

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