《電算化會計》實踐教學中易出現的問題

□文/楊亞靜

《電算化會計》實踐教學中易出現的問題

□文/楊亞靜

在電算化會計實踐教學過程中，學生只注重如何完成實驗教程所提供的數據，對于其中一些重要的信息不予以理會，只重操作，不善于總結，碰到一些問題無法解決，本文對此提出建議。

軟件操作；提示信息；操作結果

引言

我國在電算化會計應用過程中，大都采用通用的商品化會計軟件，所以在電算化會計的實踐教學過程中，是以商品化會計軟件為基礎的。而在實踐教學過程中，學生經常會遇到大量的問題。筆者根據多年的教學經驗，對實踐教學過程中易出現的問題進行總結和分析。

一、重視控制參數，提高對提示信息的理解力

在電算化會計實踐教學過程中，在業務處理之前，需要對建立的學習賬套基本參數進行設定。在賬務處理前需要決定是否要進行制單序時控制、支票控制、可以使用應收受控科目、現金流量科目必錄現金流量項目等信息。在講解這些信息時，也給學生詳細介紹過這些信息設置的后果，但由于正常操作情況下這些信息是不起任何作用的，就常常被學生所忽視，而碰到這些控制信息起作用，正在進行的工作無法完成時，不能正確處理這些問題。

實踐課時，有學生舉手，“老師，你看，我憑證上所有的內容都填寫正確，但是憑證就是保存不了，怎么辦？”看學生的電腦界面，確實這張憑證的填寫符合憑證輸入的所有條件，但為什么保存不了呢？這時，可讓學生再保存一次，這時系統就會再次出現錯誤提示信息：“日期不序時，上張憑證1月23日”。這時學生看也不看，就直接確定，等待老師的回答。這時就要給學生指出提示信息，讓學生認真去看提示信息，理解提示信息包含的意義。這句提示信息包含了三個含義：一是在本套賬中選擇了制單序時控制；二是這類憑證的上一張憑證已經處理到了23日；三是本張憑證填寫的日期是20日。根據序時控制（按時間的先后順序處理業務，即1日業務處理完，再處理2日業務，2日業務已經處理，時間已到2日，就不能再處理2日以前的業務）的要求，那么就不能再處理23日以前的憑證，所以系統不能保存這樣的憑證。

遇到這樣的問題，就應著重強調提示控制參數的重要性，提醒學會查看提示信息，并理解提示信息的含義，得出相應的解決方案。具體可通過以下三種方法來實現：一是可以修改本張憑證的填制時間；二是可以修改上張憑證的日期，查看上張憑證的日期是否錯誤，如果上張憑證有誤，就直接修改上張憑證；三是可以修改控制參數，去掉制單序時控制的選擇，沒有序時控制，憑證填寫日期只要合法即可，這張憑證就可直接保存。

二、分清角色，學會查看操作結果

在會計工作過程中，為了保證會計信息的正確性，采用了多人員、多環節的監督制度。在整個教學過程，學生需要扮演多重角色來完成不同的工作。這就要求在處理賬套信息前，先進行財務分工，完成不同的角色定義，在處理不同的工作時要由相應的角色來完成不同的工作。

在實踐課程中，日常業務處理實踐流程如下：憑證輸入-保存-審核（電算化后，審核依然是一個人工完成的過程，在系統內僅表現為最后一個環節，即審核正確后直接簽字。實踐教學過程為了節省時間，只執行簽字）-記賬-查看賬簿數據。這一流程至少需要兩個角色來完成，輸入及審核人員。但是，一部分同學在處理業務時嫌煩，不愿意更換操作員，既然賬套主管有全部的處理權限，就想以賬套主管的身份完成所有的工作，最后查詢實驗結果時發生錯誤，賬簿上沒有本期發生數據，期末數據與期初數相同。因為在賬務處理過程中要求，制單人與審核人不能為同一人，在填完憑證后，對憑證進行審核時，需要用有審核權的另一人來執行此項工作，學生用賬套主管操作，做完憑證后立即進行審核，軟件提示信息說明審核成功有幾張，但是并沒有引起學生重視，認為自己已經審核，直接記賬，也不看記賬是否成功，因為審核與記賬這兩項功能都是由計算機內部完成，不會直接看到操作結果，從而直接導致實驗結果錯誤。

在本例中要讓學生學會查看操作結果，雖然點擊過審核，但審核成功的標志是審核人在每張憑證上簽上自己的名字，記賬成功的標志是查看未記賬憑證張數為零。只有讓學生明白這樣的操作會產生什么樣的操作結果，才能保證會計軟件操作的正確性。

三、區分單據，明確各系統之間的關系

在會計信息系統內，將購銷存作為一個特殊的部分獨立處理，稱為供應鏈或業務系統。在這些處理系統內，需要填寫一些原始的會計憑證（單據），如銷售發票、采購發票、入庫單、領料單等。這些單據都應在相應的系統內填寫，如銷售發票應在銷售系統內填寫，采購發票在采購系統內填寫、入庫單與領料單應在庫存管理系統內填寫等。

這些業務單據生成后會與賬務系統發生關系，如銷售業務發生后，除了在銷售系統填寫相應的銷售發票，如果款項尚未收到，則需要在應收款管理系統內確認這筆應收款，在收回這筆款項時，應填寫相應的收款單。如果單位并沒有啟用銷售系統，只啟用了應收款管理系統時，那么銷售發票就要求在應收款系統內填寫；但是，有的單位既啟用了銷售系統、又啟用了應收款管理系統時，那么銷售發票就要求在銷售系統內填寫，這樣一部分同學就容易出現概念不清，對業務流程發生較大的混亂，老師就應加強對業務流程的講解，讓學生明確業務之間的關系。

四、了解業務內容，強調期末業務之間的前后關聯性

在會計信息系統內，每個會計期末都需要處理大量的經濟業務，稱為期末業務。這些經濟業務平常不能處理，只能在期末進行，如期末費用的分攤、相關費用的計提，成本的結轉、稅費的計算以及期間損益的結轉等業務。

在處理這些經濟業務時，大多商品化會計軟件都提供了期末自定義轉賬功能以及部分專門結轉功能（如期末結轉匯兌損益以及期間損益的結轉等），這些業務不但依賴本期的日常業務，它們之間也存在關系，如只有把稅費處理完，才能完成期間損益的結轉，有的同學嫌麻煩，做完一筆業務，就要換人審核，再處理下一筆業務，再審核、再處理，還不如干脆直接一次生成，再一次性審核，完全不考慮業務之間的銜接關系，導致期間損益類賬戶期末有余額，甚至一部分賬面發生錯誤。這時就要強調業務的銜接關系，要讓學生學會區分，如果這筆經濟業務涉及的會計科目在以后的經濟業務中再次出現，就必須審核后再處理下面的經濟業務。

五、確認數據源，理解報表公式的真實含義

會計報表的手工編制是一項工作量比較大的工作，但在會計工作信息化以后，變得比較簡單，不需要手工計算數據，只要利用會計軟件提供的函數，告訴計算機在哪兒取什么數就可以，這就是公式定義。作為初學者，商品化會計軟件大都提供了一些模板，可以借用這些模板來加深對于報表公式的理解，但不要照搬使用。在報表公式定義時，要理解公式有一定靈活性，公式是根據單位經濟業務的不同來定義的，要側重理解函數的每個參數的真實涵義，正確定義公式。

如對于期末取數函數中借貸方向參數的理解與應用，借貸方向參數在使用時有三種選擇，一是取借，二是取貸，三是取默認的方向。其中，前兩種取數都比較好理解，但是第三種取默認的方向，那方向到底是借還是貸呀，方向的借貸在于建立科目時定義的科目余額方向，如果定義為借，則取借，否則反之。那如果定義科目時為借，和在定義公式是參數直接取借是不同的，如果這個科目所有的明細科目余額方向一致，則結果一樣，反之，如果這個科目的明細科目中余額有借有貸，則結果不相同。在資產負債表中“應收賬款（科目定義時余額方向選擇為借）”項目公式的定義：應收賬款如果明細賬中貸方余額的話，表示預收款，不能在這里反映，所以定義公式是一定要指明只取其中的借，而不能取默認余額。

六、結束語

在電算化會計實踐性教學過程中，一定不要忽視理論教學的重要性，要結合自己所學的會計知識，靈活使用。不要讓學生有“我只要按照實驗教程上的實驗步驟，做出實驗結果，就是我會使用會計軟件”這樣的想法，一定要讓學生擁有融會貫通，善于思考、總結，熟練使用會計軟件的操作能力。

（作者單位：陜西財經職業技術學院）

[1]陳玲.各界（科技與教育）.學習過程中應注意的幾個問題.會計電算化，2007.12.

[2]王黎，曹明才.會計電算化課程實驗“期末業務處理——自動轉賬”問題分析.經濟師，2009.10.

G 64

A