高校檔案信息資源網絡建設芻議

□文/郭玉峰

高校檔案信息資源網絡建設芻議

□文/郭玉峰

在新時代，高校檔案管理工作從傳統管理模式向網絡系統建設過渡已成為必然。本文介紹高校檔案信息網絡建設的意義、建立信息網絡的可行性及相關措施，以期促進高校檔案管理工作。

高校檔案；信息網絡；建設

高校檔案信息資源網絡系統建設不僅對全國高校檔案工作發展起著積極的推動作用，對高校各項工作也會產生積極的影響。檔案信息化建設是一項復雜而艱巨的系統工程，應把高校檔案信息網絡建設與發展納入高校信息化建設的重要組成部分，切實做好相關工作，以適應經濟社會發展的需要。

一、高校檔案管理信息網絡建設的意義

檔案作為信息寶庫中的重要信息源之一，其收集、分類、存貯和管理的主要目的，除了真實地記錄高校發展的歷史軌跡之外，還有就是為檔案用戶提供檔案信息服務。由于檔案信息的歷史價值及其在高校發展中所起到的重要作用與檔案管理和服務手段落后之間所產生的巨大反差，因此建立高校檔案管理信息網絡有著積極和重要的意義。

（一）能適應經濟社會和科技發展的需要。傳統的檔案材料是以紙張為主，輔以各種書寫材料，形成傳統的檔案。這種傳統型的檔案是建立在手工管理的基礎上的，其檔案信息的服務，也是以手工服務為主要手段。隨著計算機應用的日益廣泛，檔案管理工作也加快了計算機的應用，主要用于檔案目錄的分類、存貯和管理，利用的方式也基本上是單機型的，當然也有個別檔案部門建立起了單位內局部聯機的檔案管理計算機系統。但這些計算機檔案作為信息寶庫中的重要信息源之一，其收集管理或系統，在功能上是大同小異的，主要為檔案目錄的存儲檢索，為檔案工作人員管理工作的工具，還未能實現向檔案信息用戶提供機上檔案內容信息服務，或由用戶自行上機檢索檔案信息。因此，這種計算機管理模式還不能使檔案信息的管理和服務適應經濟社會發展的需要。隨著社會的進步和經濟的快速發展，在辦公、商務、管理、信息傳遞和發布等各個方面正在實現自動化和網絡化。我國教育和科研網的建立，使得高校過去形成檔案的文件、通知、規章制度等主要材料，現在都是用電子文件的形式在網上發布，并同時形成以紙張為載體的傳統型的同一文本材料。這一發展趨勢，要求檔案管理工作必須與時俱進、與其同步發展，才能適應經濟社會科技發展的需要。

（二）能提高檔案管理工作的質量和水平。高校檔案管理信息網絡建立能從整體上提高檔案管理工作的質量和水平。從歷史和現實兩個角度看，以紙張為主要載體的傳統型檔案和以電子文件為代表的新形式檔案，都會同時并存。從管理的角度看，傳統型檔案以手工管理為主，按檔案管理規范的要求，通過人的實際工作對檔案進行管理，這種管理會因人的水平、能力、責任心等諸多因素使檔案管理工作的質量和水平產生很大差異；以電子式文件為代表的新形式的檔案，其管理雖然也依靠人的作用，但這種管理是以計算機為工具，按檔案管理規范的要求編制成計算機管理程序來實施管理，無論任何人進行操作和管理，其差異都很小；在一定的信息網絡平臺上實現的高校檔案管理，要求每一個檔案管理工作人員，必須按系統的要求開展工作，這樣，檔案管理質量上產生的問題就會相應減少；同時，也迫使工作人員努力提高業務水平，適應檔案管理信息網絡化環境下的工作要求，從而提高整個檔案管理的質量和水平。另外就是利用高校各職能部門形成的各種電子式文件檔案材料，利用檔案管理信息網絡直接生成部門檔案并匯總和進人學校的檔案管理信息網絡系統，轉成高校的完整檔案庫和管理系統。該系統既可以存貯和檢索利用，也可以有其他不同的功能選擇。與此同時，把原有的以紙張為載體的傳統型檔案轉制成網上可讀的電子文件，并入整個檔案管理信息網絡系統中。這樣，利用網絡的強大功能進行存貯、檢索、利用以及系統管理，其檔案管理工作的質量和水平是傳統模式的管理不可比擬的。

（三）能提高檔案管理工作的服務水平和利用效率。信息網絡管理系統的最大優點就是功能強大、效率高。高校檔案信息網絡的建立，可以解決一般檔案信息的檢索查找，也可以通過一定的用戶密碼指令進行檔案具體內容的檢索查找和打印輸出服務，實現真正意義上的高校檔案資源共享利用。由于檔案管理信息網絡的利用不受地域和時空限制，只要是系統允許的合法用戶，就可以隨時檢索利用，這種服務水平和利用效率當然是傳統型的檔案管理系統不能同日而語的。

二、建設高校檔案管理信息網絡的可行性

20世紀八十年代以來，世界上幾乎所有發達國家都相繼建成了國家級的教育和科研計算機網絡，并相互連成覆蓋全球的國際性網絡。這種全球計算機信息網絡的產生沖破了地理位置上的束縛，加快了信息傳遞速度，為教師、學生、科研人員以及其他各類人群提供了一個全新的網絡計算機環境，從根本上改變了以往的信息利用模式，促進了他們之間的信息交流、科研合作和資源共享，成為這些國家教育和科研工作的最重要基礎設施之一，促進了這些國家教育和科研事業的迅速發展。由于我國已建立了覆蓋全國各地的教育科研網和其他網絡系統，也為我們建立高校檔案管理信息網絡提供了基礎。

（一）信息網絡的發展為建立高校檔案管理信息網絡提供了一個強有力的平臺。包括中國教育和科研計算機網等在內的互聯信息網絡的不斷建設發展和完善，給高校檔案信息資源管理的網絡化建設提供了基礎。目前，各高校建設的網絡系統已日趨完善，在普遍開通教育科研網的同時，還與不同的網絡系統實現了互聯，實現了各類網上信息的共享和利用，這就為高校檔案管理信息網絡的建設提供了一個強有力的支持平臺，而無需另行網絡基礎設施的建設。此外，現有的信息網絡及其系統，無論技術、設備或功能上都完全能支撐高校檔案信息實現網絡化的管理要求。現在，無論任何地域的用戶，只要聯入因特網，便可隨時隨地瀏覽網上全球各類信息，包括文本型文獻信息以及聲音、圖像等，因特網提供的各種強大、靈活、實用的功能完全可以實現并滿足檔案用戶之間、檔案館（室）之間、檔案用戶與檔案館（室）之間的檔案信息交流與共享利用。同時，由于高校的部、處、系、所、中心等計算機終端機均與校園信息網絡系統相連，完全可以實現檔案信息數據庫與各部、處、系、所、中心數據的資源共享。

（二）高校檔案管理的系統化、規范化為檔案管理信息網絡的創建提供了基礎。高校檔案管理自實行《高等學校檔案實體分類法》以后，已經有一個較全面的著錄標準。它的范圍包括檢索語言、目錄著錄、名詞術語、信息代碼、館庫建筑、技術設備、檔案載體、檔案分類整理、檔案統計等方面的標準化和規范化。學校的檔案管理均實現計算機輔助處理，利用計算機管理檔案，進行檔案查詢利用，除了檔案軟件系統外，在計算機的存儲資料庫上也已經存有大量可供查詢的檔案數據；在現時已輸入的計算機檔案數據和有關內容特征信息中，如文件題名、責任者、主題詞或關鍵詞、日期、保管期限等，已具備用于機上檢索的基本條件及功能要求，這就為檔案網絡的創建提供了一個良好的基礎。

三、高校檔案管理信息網絡建設措施

（一）要在法律上有保證。高校檔案信息資源網的建成對檔案的保密工作是個挑戰。檔案信息具有一定的機密性，在網上實現檔案資源的開發利用和共享必須有必要的限制，不是任何人對任何檔案都可隨意利用。一般地說，與國家安全和利益，與社會秩序有關的檔案，或與集體、個人秘密有關的檔案因其合法權益受到法律的保護，均屬于限制利用的范圍。因此，急需制定政策，制定法律規程確定檔案的上網等級。如可規定一級保密的檔案不能上網，二級保密的檔案上內部網，三級保密的檔案可上Internet網。對于二級保密的檔案，如技術、專利等可提供一部分普通的信息，以不造成泄密、經濟損失和損害技術人員的發明，同時又能吸引別人來查閱檔案為原則。在具體工作上，可以對現存的檔案進行經常、及時地鑒定，爭取做到該保密的一定要保密，該開放的一定要及時開放。總之，檔案信息的開發利用與保密是對立統一的，在開發工作中必須正確處理二者之間的關系，既要積極開發提供檔案信息，為各項工作服務，又要堅持保密原則。因此，制定出相關的檔案信息上網的政策法規是建立檔案信息網絡的必需法律基礎。

（二）要開發優秀軟件。開發優秀的適用于檔案管理信息網絡使用的軟件，是實現高校檔案管理信息網絡化的前提。這種軟件應該具備強大的功能，其中包括對不同密級檔案利用的保密功能。目前，在學校檔案信息管理的軟件開發中當務之急是盡快制定出全國統一的軟件發展規劃和行業標準，使高校的檔案管理軟件及其系統按統一標準執行。

一個技術水平高的檔案管理軟件不僅應在管理檔案業務方面要有較強的通用性，以適應不同類型的檔案管理，而且對不同應用人員素質和應用水平同樣要有較強的適應性。軟件在設計階段就要考慮到用戶管理檔案的多變性和不確定性，考慮到利用人員素質的多層次性，注意增強軟件功能使用的易用性和可擴展性，增強軟件的容錯能力和提示引導能力；軟件在開發編程階段要考慮到軟件要適應用戶的要求，并按各自的需要能作必要的改進，增強軟件的易維護性、可靠性和安全性。要建立檔案管理信息網絡，開發優秀的軟件是當前最為重要的基礎工作之一，必須組成多學科的相關人員聯合攻關，共同開發。

（三）要保證檔案信息資源網運行的安全性。檔案信息系統運行的安全性問題是互聯網安全的共性問題，它的威脅主要來自黑客、病毒以及系統本身的故障。新世紀伊始，黑客們便給網絡安全問題來了一個下馬威：雅虎、CNN等許多世界知名網站紛紛受到攻擊而癱瘓，網絡安全問題再次引起了各國政府的高度重視。任何技術上的安全措施對于黑客高手來說，都如同沙筑的堤壩一樣不堪一擊，因此我們必須高度關注網絡運行的安全性問題。對網絡的運行安全，只要我們定出嚴密的措施，并在前期嚴格控制上網信息范圍，就可避免成為黑客們攻擊的目標。此外，病毒也是伴隨計算機及網絡技術而生的一個頑疾。如受CIH、蠕蟲等病毒的肆虐而給網絡信息及設備造成的巨大損失，人們至今仍記憶猶新。系統本身的故障也會造成信息的破壞和數據丟失，對于這些威脅，我們必須要有充分的認識和相應的防范措施，并同時注意做好信息的備份工作，以便在緊急情況下恢復系統的正常運轉和信息的完整。

總之，隨著世界科技進步發展的日新月異，互聯網的日益普及和廣泛，用戶對高校檔案信息資源要求共享和便利的呼聲越來越高，建設高校檔案信息資源網絡勢在必行。

（作者單位：南陽醫學高等專科學校）

[1]張琳.高等學校檔案信息資源共建共享探討.學校檔案，2000.5.

[2]雷雯.21世紀高校檔案館：數字化檔案館.學校檔案，2001.1.

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