圖書管理系統的使用分析

王 艷

（大同電力高級技工學校，山西 大同 037039）

圖書管理涉及圖書信息、系統用戶信息、讀者信息、圖書借閱等多種數據管理。從管理的角度可將管理數據分為3類：圖書信息管理、系統用戶管理、讀者數據管理。圖書信息管理包括圖書征訂、借還、查詢等操作；系統用戶管理包括系統用戶類別和用戶數據管理，讀者數據管理包括讀者類別管理和個人數據的錄入、修改和刪除。

圖書館實行自動化管理是利用計算機的自動化信息處理功能，完成圖書管理工作。自動化管理系統給人們提供信息，及時地調整學校圖書館圖書結構，并且對讀者們的借閱過程形成一整套動態的管理。

學校圖書館要有著完善的圖書信息，對每一冊書要有詳細的記錄信息，功能上對系統的需求是全面的。因此對用戶的需求可分為4個方面：第一方面是圖書館工作人員通過計算機來管理各類圖書，分類編號，調整圖書結構，增加圖書庫存，適應學生的需求；第二方面是學生們能通過計算機來查詢瀏覽圖書館中的圖書，來確定自己需要的書籍，為借閱作好準備；第三方面是工作人員對學生們的借書證發放、登記好全面的掌握，及時得到每個借書證的當前狀態和歷史借閱記錄；第四方面也是圖書館的核心工作，對圖書的借閱管理。

這4個方面形成了學校圖書館的一個工作整體，采用計算機自動化信息處理，可方便快捷地共享信息、交流信息，高效地協同工作。

圖書管理的系統主要應具有以下功能：圖書借閱者的需求是查詢圖書館所存的圖書、圖書借閱者可直接查看圖書館圖書情況、個人借閱情況及個人信息的修改；圖書館工作人員對圖書借閱者的借閱及還書要求進行操作，同時形成借書或還書報表給借閱者查看確認；圖書館管理人員的功能最為復雜，包括對工作人員、圖書借閱者、圖書進行管理和維護，及系統狀態的查看、維護等。圖書管理人員功能的信息量大、數據安全性和保密性要求最高。

因此，系統地學習及經常性的總結經驗是對每一位圖書管理人員的基本要求，下面就本人的工作、學習體會從以下幾方面討論本校圖書管理系統的特性及使用中應注意的幾個問題：

1 科學地利用管理系統的統計功能

1.1 文獻利用率統計表

通過統計熱門書和呆滯書數量，得出讀者借閱情況，了解讀者需求，為圖書采購工作作準備。

要生成和打印文獻利用率統計報表，點擊系統主窗口上菜單欄中的“統計窗口”菜單項，選擇下拉菜單中的“文獻利用率統計”菜單命令。系統可分為兩種統計方式：一是熱門圖書統計，二是呆滯圖書統計。選擇統計方式（熱門書或呆滯書）；在“流通量超過”輸入框中定義流通的次數；點擊“確認”按鈕，生成統計報表。

圖1 統計參數設置對話框圖

1.2 文獻分類借還統計表

通過分類借閱統計，了解讀者閱讀的圖書類別，按照圖書分類的比例制定圖書采購計劃，從而做到科學合理地采購圖書。

要生成和打印按文獻的分類為統計項目的借和還次數的統計報表，點擊系統主窗口上菜單欄中的“統計窗口”菜單項，選擇下拉菜單中的“文獻分類借還統計”菜單命令。直接輸入統計的起始日期；直接輸入統計的終止日期；點擊“確認”按鈕，生成統計報表。

圖2 圖書分類借還統計

2 借閱規定中的允借冊數與讀者書證的允借冊數的合理設置

在圖書管理系統中，每類讀者對不同流通類型的文獻的借閱權限是不同的。例如，圖書館專業書允借5冊，文藝書允借2冊，一般來說圖書館鼓勵讀者借閱專業書，限制借閱文藝書。如果讀者想用文藝書的允借冊數去借專業書，是應該提倡的。如果沒有讀者的最大允借冊數參數的話，上述的想法就無法實現，則解決辦法：設置讀者最大允借冊數為7冊，專業書允借7冊，文藝書允借2冊，這樣問題就迎刃而解了。

3 流通類型的設定

流通類型這一概念是為了適應不同的流通政策提出來的，沒有準確地設定流通類型，就無法實現借閱規定中設置。流通類型是文獻實體在流通規則方面特性的一種概括，流通類型的定義有三要素，即分配地址、文獻類型、分類，根據這三要素，對任意一文獻的復本，只要對照表設置的全面，都可以根據對照表求出其對應的流通類型。

在定義流通類型時要全面考慮，要求能覆蓋圖書館的所有文獻實體，即任何一個復本都可以根據其屬性求得其流通類型，對于無需加限制的要素，可以用“*”來代替，而且會按照分配地址、文獻類型分類的優先順序選擇。

如果漏掉條件，則會造成有的文獻無法借出的情況。為了解決這個問題，系統還設置了一個缺省字段，用于如果在對照表中查不到的情況下，以缺省流通類型作為該實體的流通類型。

表1是本館流通類型對的設置表。

表1 流通類型對的設置表

只有正確地設置了流通類型才能確定讀者的允借冊數，就可以根據讀者借閱信息判斷讀者可以借閱圖書的數量。

讀者借還審查的部分流程：①輸入讀者證號；②校驗讀者證狀態；③檢查該讀者總借閱冊數是否超出允借冊數；④其他校驗；⑤輸入文獻條碼；⑥確定該文獻的流通類型。

4 總結

利用圖書管理系統的統計功能可以及時地了解讀者的閱讀需求，從側面了解學生的思想動態，有真對性地推薦一些新書，起到引導學生愛讀書、讀好書的作用。通過借閱規定的設置，鼓勵學生多借專業書籍，培養學生熱愛學習的好習慣。