鋼鐵行業(yè)采購協(xié)同電子商務的研究及應用

曹倩倩，黃云飛，熊 峰

CAO Qian-qian1, HUANG Yun-fei2, XIONG Feng1

（1. 上海大學 CIMS中心和機器人重點實驗室，上海 200072；2. 東方鋼鐵電子商務有限公司，上海 200940）

1 研究背景

1.1 鋼鐵行業(yè)電子商務應用分析

鋼鐵行業(yè)是國民經濟的基礎性行業(yè)之一，在國內生產總值中占有很大的比例。隨著鋼鐵市場的日益競爭和信息化技術的飛速發(fā)展，企業(yè)的管理已從傳統(tǒng)的管理模式發(fā)展為數(shù)字化管理，形成了從制造執(zhí)行系統(tǒng)（MES）到企業(yè)資源計劃（ERP）、供應鏈管理（SCM）和客戶關系管理等一整套管理體系。為了企業(yè)內外部資源有效的協(xié)同，更好的為企業(yè)創(chuàng)造效益，目前電子商務的應用已越來越普及。

應用電子商務可以改善鋼鐵行業(yè)的業(yè)務流程和營銷渠道，擴大銷售范圍，更好的利用資源，目前各大鋼鐵企業(yè)已紛紛采用電子商務的模式。文獻[1]對鋼鐵企業(yè)實施電子商務的內容和整體框架作了介紹，并給出了企業(yè)電子商務系統(tǒng)的總體規(guī)劃步驟，分析了企業(yè)實施電子商務所存在的問題和對策。文獻[2]對我國鋼鐵企業(yè)的信息化系統(tǒng)應用進行了研究，指出信息化建設存在的問題，并指出電子商務是鋼鐵行業(yè)信息化的重要內容。這兩篇文獻都是針對鋼鐵行業(yè)實現(xiàn)信息化的整體框架和對策，但沒有對單獨的服務環(huán)節(jié)，如采購、銷售、物流、金融等，進行研究。本文則主要是針對采購環(huán)節(jié)的信息化進行的具體協(xié)同模式的研究。

1.2 采購

采購是企業(yè)生產與運作活動的起點，對于降低供應鏈的總成本，縮短產品全生命周期具有非常重要的意義。采購是企業(yè)為實現(xiàn)企業(yè)銷售目標，在充分了解市場要求的條件下，根據(jù)企業(yè)的經營能力，選擇恰當?shù)牟少彶呗院头椒?，取得營銷對路商品的經營活動過程[3]。簡單地說，采購是企業(yè)對貨物和服務的一種經營活動。采購成本會直接影響到企業(yè)的利潤和資產回報率，成本過高將會減慢企業(yè)流動資金的速度，因此在企業(yè)的管理活動中，采購一直是管理者關注的重點。

隨著電子商務的發(fā)展，采購也融入到了互聯(lián)網(wǎng)，它以網(wǎng)絡為平臺，以電子化方式進行與采購相關的規(guī)劃與作業(yè)。規(guī)劃是按生產制造規(guī)劃結果，配合存貨政策與采購策略，與供應商進行物料、交貨期以及送貨方式的協(xié)商。采購作業(yè)包含請購、請購審核、產品與供應商的搜尋、比價、議價、交易和付款等[4]。采購的電子化為供應商和制造商之間搭建起了一個網(wǎng)絡信息的橋梁，改變了過去人工操作的采購處理方式，使參與采購的供需雙方進入供應鏈，將以往的輸贏關系轉變?yōu)殡p贏關系，對于買賣雙方都帶來了業(yè)務上的便利。文獻[5]闡述了電子采購對采購雙方的影響，并指出電子采購本身不是對與供應商關系的損害因素, 而是促進因素。

采購電子化方式的出現(xiàn)，使得企業(yè)的管理更加方便，具體體現(xiàn)在以下四個方面：第一，通過網(wǎng)上采購的方式可以直接減少企業(yè)的費用支出；第二，可以提高采購過程的透明化，進一步實現(xiàn)公平、公正和公開的原則；第三，通過互聯(lián)網(wǎng)方式，可以進一步增加采購的范圍，覆蓋面廣。第四，使用采購系統(tǒng)對訂單進行確認，取代傳統(tǒng)的電話、傳真，使得采購效率得到了很大程度的提高。

1.3 協(xié)同電子商務

協(xié)同電子商務打破了傳統(tǒng)的管理模式，使企業(yè)與供應商、物流商、客戶等實現(xiàn)互動協(xié)作，是未來電子商務的發(fā)展趨勢。協(xié)同電子商務的目的就是“推倒橫亙在企業(yè)之間的高墻”，解決企業(yè)信息化過程中的“孤島”問題，相對于著眼于企業(yè)內部資源共享的ERP來說，協(xié)同電子商務更多的是關注企業(yè)內外資源的協(xié)同，如需求、生產、采購、交易等的協(xié)同，它使得企業(yè)之間的信息更流暢，促進企業(yè)間的戰(zhàn)略合作和同步運作，從而更好的為企業(yè)創(chuàng)造效益。

隨著電子商務的發(fā)展，越來越多的學者對協(xié)同電子商務進行了研究。文獻[6]分析了制造業(yè)產業(yè)鏈企業(yè)間協(xié)作的特點，提出了面向制造業(yè)產業(yè)鏈的協(xié)同商務平臺體系結構。文獻[7]在協(xié)同電子商務的環(huán)境下，對新的網(wǎng)絡采購模式進行了設計,并介紹了協(xié)同采購管理系統(tǒng)實現(xiàn)的關鍵技術。

鋼鐵行業(yè)的采購主要包括對原料（鐵礦石、生鐵、廢鋼等）、工程設備、資材備件等物資的采購。采購對象品種多、業(yè)務繁雜，迫切需要集中管理。為了實現(xiàn)集中采購、一體化協(xié)作，鋼鐵行業(yè)迫切需要建立基于協(xié)同電子商務的采購平臺來實現(xiàn)業(yè)務過程的無縫銜接、采購效率的提高，最終降低采購的總成本，增加企業(yè)效益。本文即是在這樣的需求下，對鋼鐵行業(yè)采購的具體協(xié)同模式進行了研究，給出了計劃協(xié)同、尋源采購協(xié)同、訂單協(xié)同等，對推進企業(yè)的集中采購管理打下了良好的基礎。

2 協(xié)同電子商務下的采購

2.1 采購協(xié)同電子商務分析

傳統(tǒng)的采購的目標是為了補充庫存，這種方式缺乏主動性，而且過多的庫存會占用企業(yè)的流動資金，很難適應市場上需求的變化。而協(xié)同電子商務下的采購則是以訂單驅動的方式而進行的，由用戶產生需求訂單，以需求訂單來驅動采購訂單，進而來驅動供應商。這種準時化的采購驅動方式，改變了傳統(tǒng)的為庫存而采購，大大提高了響應的效率和庫存周期率，從而增加了企業(yè)的效益。

基于準時化的訂單驅動方式，為企業(yè)建立協(xié)同電子商務提供了充實的理論基礎，能有效支持原料（鐵礦石、生鐵、廢鋼等）、工程設備、資材備件等鋼鐵行業(yè)典型的采購業(yè)務形態(tài)。采購協(xié)同電子商務模式的主體包含各個協(xié)同模塊，通過業(yè)務過程中的在線跟蹤、數(shù)據(jù)交換平臺與企業(yè)的ERP、第三方物流等系統(tǒng)實現(xiàn)互聯(lián)，為鋼鐵等行業(yè)的大型制造業(yè)企業(yè)及其供應商之間提供了安全誠信、開放透明的采購模式。它能更好地為企業(yè)拓展尋源范圍，提升供應鏈協(xié)同水平，提高采購過程的執(zhí)行效率，增加采購過程的公開透明，提升企業(yè)的整體核心競爭力，具有極大的應用價值和推廣意義，同時也為中小企業(yè)加入大型供應鏈創(chuàng)造了便捷的條件。

協(xié)同電子商務下的采購不僅有利于供應商和制造商建立戰(zhàn)略合作伙伴關系，而且采購供應鏈中的各個環(huán)節(jié)不斷的進行信息反饋，使訂貨與需求保持同步，對實現(xiàn)供應鏈的同步化運作具有重要的意義。

圖1 協(xié)同模式

2.2 協(xié)同模式分析

采購協(xié)同模式的制定是對整個采購業(yè)務流程的協(xié)同，包含最初的需求，中間的供應商的選擇，以及最后的財務等的協(xié)調一致。將采購的基本業(yè)務流程納入到協(xié)同電子商務的模式中，即形成了計劃協(xié)同、尋源采購協(xié)同、訂單協(xié)同、物流協(xié)同、財務協(xié)同和后評估協(xié)同等具體的協(xié)同模式，如圖1所示。

采購業(yè)務管理的協(xié)同模式包括以下五部分。

2.2.1 計劃協(xié)同

企業(yè)的采購部可以根據(jù)用戶需求、采購計劃、倉庫庫存，將制造部門的制造訂單轉化為詢價單；同時，供應商也能夠根據(jù)自己系統(tǒng)的需求預測、在途量和庫存量，調整安排自己的生產計劃。

2.2.2 尋源采購協(xié)同

采購需要獲得最好的價格來保證戰(zhàn)略利益，但實際上加快流程，獲得最佳的供應商、產品和服務比簡單的壓低價格更加有效。尋源采購使用多種網(wǎng)上采購方式（如公開競價、核價競價、綜合競價等）來選擇供應商，為雙方提供一個公正、公平、公開的交流協(xié)作平臺。

2.2.3 訂單協(xié)同

1）經過審批生效的采購訂單自動傳遞到供應商門戶。

2）供應商查看訂單，確認數(shù)量、交貨期等是否滿足要求，若不滿足，則可對訂單進行反饋，并與采購方進行協(xié)商修改，確認最終訂單。

3）采購方可提出對訂單進度跟蹤的節(jié)點要求。采購員在生成訂單時，可以對重點跟蹤的計劃錄入要求跟蹤的節(jié)點，如投料、機加、裝配等。

2.2.4 物流協(xié)同

1）采購部門可發(fā)布個別訂單的提前交貨或延遲交貨的異常通知。

2）供應商可按訂單生成發(fā)貨通知，包括發(fā)貨量，發(fā)貨包裝，車次，預計到貨時間等。

3）供應商可按采購部門節(jié)點匯報訂單完成的進度。

4）供應商可按訂單管理交貨計劃。

5）供應商可根據(jù)情況發(fā)布交貨或制作情況的異常通知。

2.2.5 財務協(xié)同

包括發(fā)票匹配協(xié)同和財務對帳協(xié)同。

1）供應商可按時間段和開票金額查詢出可開票信息（根據(jù)內部管理要求），按計劃項和到貨批次列表（支持分批到貨）。

2）供應商根據(jù)可開票信息選擇相關項數(shù)匹配相關發(fā)票信息（包括運輸費雜費發(fā)票）。支持一個計劃一個批次多張發(fā)票。

3）發(fā)票信息集成進入采購管理系統(tǒng)（采購員可查詢發(fā)票號匹配信息并修改確認）。

4）各種款項查詢。通過協(xié)同模式的引進，使得用戶需求驅動制造訂單，進而驅動采購訂單，采購訂單又驅動供應商，轉變了傳統(tǒng)的以庫存而采購的形式，實現(xiàn)了真正的以訂單驅動的方式進行生產。加入了協(xié)同模式后的采購流程，如圖2所示。

圖2 采購協(xié)同流程圖

該采購流程通過數(shù)據(jù)交換與企業(yè)ERP、第三方物流、第三方支付，銀行等系統(tǒng)實現(xiàn)在線數(shù)據(jù)交換，從而實現(xiàn)整合供應鏈信息流、物流、資金流、協(xié)同工作流和配套的第三方服務。該協(xié)同模式涵蓋供應商管理系統(tǒng)、在線競價采購系統(tǒng)、等功能模塊，它的實現(xiàn)還需在線招投加密、在線保證金動態(tài)管控、統(tǒng)一企業(yè)協(xié)作平臺（UECP）、跨組織動態(tài)實時監(jiān)控等關鍵技術的支持。

3 協(xié)同電子商務模式應用

3.1 案例分析

協(xié)同電子商務環(huán)境下的采購是一種新型的采購模式，協(xié)同理念的引進，改善了供應鏈中企業(yè)間的合作關系，能更好的適應企業(yè)的發(fā)展需求，在鋼鐵等諸多行業(yè)中得到了應用。

電子商務是寶鋼新一輪發(fā)展中提高戰(zhàn)略整合能力，提升企業(yè)軟實力的重要手段。它利用采購協(xié)同電子商務模式搭建成了寶鋼采購協(xié)同電子商務平臺，優(yōu)化了采購流程。采購協(xié)同電子商務將從根本上改變傳統(tǒng)采購的模式，它不僅僅將采購過程自動化、透明化，提高效益，降低采購成本，更為重要的是使企業(yè)依托采購協(xié)同電子商務平臺，工作重心從采購執(zhí)行轉向采購尋源和策略管理，從而不斷優(yōu)化采購供應，提高對采購業(yè)務的集中管控能力，打造具有競爭力的采購柔性供應鏈。

西門子是寶鋼重要供應商之一，主要供應精密電器儀表、設備，每年采購訂單行約為4000余條，由于缺乏有效的平臺支撐，只能依靠傳真、電話開展業(yè)務，雙方都投入較多精力進行日常業(yè)務處理。

3.1.1 該模式的缺點

1）電話、傳真式訂單確認需要反復溝通，甚至產生差旅成本。

2）物料、訂單、合同依靠人工判斷關聯(lián)關系，業(yè)務處理任務繁雜、效率底下、容易出差錯。

3）紙質發(fā)票和系統(tǒng)發(fā)票匹配不一致，發(fā)票差錯率高，且付款的周期較長。

4）由于每天處理的物料行達到20多個，而且每個物料所屬物料類別、型號規(guī)格、工藝參數(shù)各不相同，并且隸屬于不同的合同，過程無法跟蹤。

5）每次訂單確認、發(fā)貨、開發(fā)票需要檢查合同情況，合同管理復雜。

業(yè)務人員通過采購協(xié)同電子商務平臺實現(xiàn)業(yè)務數(shù)據(jù)“就源輸入，各方共享”，業(yè)務處理效率、業(yè)務數(shù)據(jù)準確性顯著提高，工作強度及業(yè)務管理難度大幅降低，達到了共贏，如圖4所示。

圖4 協(xié)同后的采購模式

3.1.2 協(xié)同后的采購模式的特點

1）系統(tǒng)完成訂單確認，取代傳統(tǒng)電話、傳真確認，效率得到了很大程度的提高。

2）采用了網(wǎng)上電子商務，減少了傳統(tǒng)的電話和傳真溝通，成本明顯降低。

3）系統(tǒng)創(chuàng)建電子發(fā)票，可微調稅額，保證紙質和電子發(fā)票的一致性，且出錯率低。

4）采購過程透明化，在線跟蹤方便快捷，可以查詢物料的發(fā)貨、入庫、財務處理狀態(tài)。

5）發(fā)票關聯(lián)至合同、物料等，降低合同管理復雜度。

3.2 實施效果

寶鋼依托采購協(xié)同電子商務平臺，各類關鍵業(yè)務信息得以實時準確傳遞，供應商可自助進行訂單確認、預到貨通知的發(fā)送和電子發(fā)票的創(chuàng)建，顯著提升供需業(yè)務協(xié)同效率。

以入庫過程為例，如圖5所示。

圖5 使用系統(tǒng)前后對比

表1 系統(tǒng)使用前后對比表

從表1可以看出，從入庫過程來看，應用采購協(xié)同電子商務平臺后，大大縮短了企業(yè)的入庫等待時間，并使得發(fā)票的出錯率從8%下降到了0.86%，詢價采購周期的降低更使企業(yè)在采購環(huán)節(jié)的效率得到了很大程度的提高。

4 結論

采購協(xié)同電子商務模式集采購方、供應商和物流商協(xié)同為一體，實現(xiàn)了企業(yè)集中采購管理和各個業(yè)務的靈活一體化運作。它以其"流水線"式作業(yè)的高效業(yè)務協(xié)同模式，更好地為企業(yè)拓展尋源范圍、提高采購過程的執(zhí)行效率提供了便捷的條件。通過深化整合采購供應鏈上下游相關資源，優(yōu)化業(yè)務流程，提高了鋼鐵等行業(yè)供應鏈的整體協(xié)同效率，并且為全球范圍內的采購奠定了良好的基礎。

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