城建檔案信息化指標體系構建

◎ 北京市城市建設檔案館 魏松

一、研究背景：

2002年11月25日，國家檔案局中央檔案館印發(fā)《全國檔案信息化建設實施綱要》，標志著檔案信息化建設在我國檔案界正式啟動。從檔案信息化建設的目標、任務到具體的信息技術應用、體系構建，可謂是無所不包。檔案信息化評估體系作為績效評估的前提和重點，對此的研究必然成為理論研究的重點和熱點，且是難點所在。

二、研究問題及方法：

近年來我國的城建檔案信息化工作已取得一定的成就，但仍存在許多問題亟待解決。 而城建檔案信息化評估體系的構建就是解決這些問題的關鍵所在 。

本文在對國家信息化建設的大背景和城建檔案信息化建設的現(xiàn)狀綜合分析的基礎上，進行歸納總結，采用文獻法和案例研究法，通過專家訪談形成的調查問卷的形式獲取一手數(shù)據(jù)進行實證計算，所采集得到的數(shù)據(jù)使用SPSS V15軟件進行相關性科學分析，最終形成一個較為科學、完整和實用的評估體系。

三、現(xiàn)狀：

城鄉(xiāng)建設檔案（以下簡稱城建檔案）信息化，是指通過運用現(xiàn)代信息技術，配置城建檔案計算機輔助管理的基礎設施， 建立和完善城建檔案信息資源庫，依據(jù)城建檔案信息化的標準規(guī)范體系，以城建檔案網(wǎng)絡為平臺，依托高素質的信息人才，對城建檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務的活動和過程。

我國城建檔案信息化的發(fā)展經(jīng)歷了三個階段，第一階段是從上世紀80年代中后期到1993年，該階段是城建檔案工作現(xiàn)代化的初步探索時期；第二階段是從1994年到1998年，這是一個全面發(fā)展、成果顯著的階段；第三階段是從1998年到當前是一個鞏固發(fā)展的階段。

所存在的問題整體來看是總體水平較低，信息服務有待提高，具體主要有以下幾個方面：1、自身技術和信息化基礎設施落后，2、檔案館仍未走出封閉狀態(tài)，3、檔案介質仍囿于傳統(tǒng)形式，4、資源共享觀念淡薄，5、檔案資源的深度開發(fā)不能滿足社會需要，6、檔案館信息化水平不平衡。

四、評估體系現(xiàn)狀：

有關城建檔案信息化評測和評估體系構建方面，還沒有相關理論著作出現(xiàn)，所能參考的只是有關檔案信息化評測和評估體系構建領域寥寥可數(shù)的幾篇論文。如張照余的《檔案信息化評估體系研究》，鄭麗的《檔案信息化建設測的評估體系探索》，朱健的《檔案信息化測度評估體系的構建》，曹娜的《檔案信息資源評價指標問題研究》等，這些都是研究性的評估體系，國內(nèi)一些省市和工作部門已有一些評估標準出臺，如《浙江省綜合檔案館信息化評估標準》、《遼寧省檔案信息化建設評估》都是已經(jīng)制定并實施的檔案信息化評估標準。

學者研究所構建的評估體系有著自身的優(yōu)缺點，優(yōu)點表現(xiàn)在首先是評估體系構建相對全面、系統(tǒng)，其次，指標設置方式的相對科學性。缺點表現(xiàn)在四個方面：1、指標代表性有所欠缺，2、評估體系的可操作性沒有得到證實，3、評估方向有所偏差，4、缺乏計算方式和詳細計量規(guī)則。

實踐操作標準優(yōu)缺點則與學者所構建體系相對應，優(yōu)點表現(xiàn)在首先是可操作性強，其次是可結合工作重點靈活調整。缺點主要表現(xiàn)在一方面權重賦予較為主觀，另一方面指標計量沒進行無量綱化處理。

五、評估體系構建原則與意義：

本體系在構建時基于五大原則：科學性原則、系統(tǒng)性原則、可比性原則、可擴展性原則和可操作性原則。以此為基礎，內(nèi)容上做到信息化建設中投入與產(chǎn)出的平衡；時效上做到短期收益與長期規(guī)劃的平衡；權重上做到定性法和定量法的兼顧與平衡。

六、評估對象的確定：

當前評估體系的評估對象一般是分為宏觀和微觀兩大類別：宏觀是指整個國家或地區(qū)的發(fā)展水平，微觀是指某一個城建檔案館、城建檔案室的發(fā)展水平。

本體系指標設置基于微觀，源自實踐，實用性強，不但能夠衡量某特定館、室的實際情況，還能在不同館、室之間進行，找出差異與差距，區(qū)分優(yōu)劣。

七、專家訪談：

本評估體系的構建在對現(xiàn)有評估體系進行了充分研究的基礎上，采用德爾菲法進行。該方法是建立在專家的知識、經(jīng)驗和主觀判斷能力基礎上的研究，因而專家的選擇就成了重中之重的所在。

本次專家的選擇上，主要以在城建檔案學界比較知名、有著較多相關課題經(jīng)驗和實踐經(jīng)驗為前提，結合我國不同區(qū)域之間城建檔案信息化情況不同的現(xiàn)實，盡可能選擇了具備高學歷、高職稱、相關研究成果豐富的專家。

八、成果：

1、評估體系是由基本涵蓋了城建檔案信息化建設過程中各方面因素的三級指標因素構成，具體包括4個一級指標、16個二級指標和54個三級指標，保證了指標體系的全方位、多層次。詳細參見表1“城建檔案信息化評估分值體系”。

2、在充分借鑒各源自理論界和實踐操作領域的指標體系基礎上，采用德爾菲法和層次分析法，詳細了解了業(yè)內(nèi)專家對于指標設置的全面性、完整性和科學性以及重要性的看法，計算得出了各級指標的相應權重。

3、城建檔案信息化評估體系的建立為城建檔案信息化系統(tǒng)的建設狀況評估提供了較為全面、科學和擁有較強操作性的方式和手段，通過評估可以幫助相關人員更清楚的認識到信息化過程中的真實情況，進而找到問題、遺漏或漏洞，為下一步工作指明努力的目標和方向，促進城建檔案信息化事業(yè)的健康、快速發(fā)展。

表1 城建檔案信息化評估分值體系

九、不足與展望：

首先，由于本文是對城建檔案信息化評估體系的初次嘗試，是評估體系構建的初級階段成果，雖然借鑒了大量的文獻和研究成果，指標的選取上還可能存在考慮不周之處，需要在實踐中進一步加以完善；

其次，全國城建檔案館尚沒有進行過任何信息化相關評比，數(shù)據(jù)獲取較為困難，加上相關統(tǒng)計數(shù)據(jù)的缺失，不但導致本體系無法在更廣大范圍內(nèi)無法加以驗證，還影響了體系中的各項具體評分細則確定，給該體系的科學性和實際操作性帶來了較大程度的影響，需要在將來的發(fā)展過程中隨著數(shù)據(jù)來源的充實而相應修正。