關于企業層面內部控制的探討

四平中心人民醫院 何彩云

組織架構，是指企業按照國家的有關法律法規、股東大會決議和企業章程，結合本企業的實際，明確股東大會，董事會、監事會、經理層和企業內部各層級機構設置、職責權限、人員編制、工作程序和相關要求的制度安排。

一、企業在組織架構設計和運行方面存在的問題

（一）現在很多企業治理結構形同虛設，缺乏科學決策、良性運行機制和執行力，這樣可能導致企業經營失敗，難以實現發展戰略

具體表現為：一是，股東大會是否規范而有效地召開，股東是否可以通過股東會來行使自己的權利;二是，企業與控股股東是否在資產、財務、人員方面實現相互獨立，企業與控股股東的關聯交易是否貫徹平等、公開、自愿的原則；三是，對于控股股東相關的信息是否根據規定即使完整地披露；四是，企業是否對中小股東權益采取了必要的保護措施，使中小股東能夠和大股東有同等條件參加股東大會，獲得與大股東一致的信息，并行使相同的權利；五是，同事會是否獨立于經理層和股東大會，董事會及其審計委員會是否有適當的數量的獨立董事存在且能有效的發揮作用；六是，董事對于自身的權利和責任是否有明確的認識，并且有足夠的知識、經驗和時間來勤勉、誠信、盡職的履行職責；七是董事會是否能夠保證企業建立并實施有效的內部控制，審批企業發展戰略和重大決策并定期檢查、評價其執行情況，明確設立企業可接受的風險承受度，并督促經理層對內部控制有效性進行監督和評價；八是監事會的構成是否能夠保證其獨立性，監事能力是否與相關領域相匹配；九是。監事會是否能夠規范而有效的運行，監督董事會、經理層正確履行職責并糾正損害企業利益的行為；十是，對經理層的權利是否存在必要的監督和約束機制。

（二）內部機構設計不科學，權責分配不合理，可能導致機構重疊、職能交叉或缺失、推諉扯皮，運行效率低下

具體表現為：一是。企業內部組織機構是否考慮經營業務的性質，按照適當集中或分散的管理方式設置；二是，企業是否對內部組織機構設置、各職能部門的職責權限、組織的運行流程等有明確的書面說明和規定，是否存在關鍵職能缺位或職能交叉的現象；三是。企業內部組織機構是否支持發展戰略的實施，并根據環境變化及時做出調整；四是，企業內部組織機構的設計與運行是否適應信息溝通的要求，有利于信息的上傳、下達和在各層級、各業務活動間的傳遞，有利于為員工提高履行權責，是否建立了關鍵崗位員工輪換制度和強制休假制度；六是企業是否對董事、監事、高級管理人員及全體員工的權限有明確的制度規定，對授權情況是否有正式的記錄；七是，企業是否對崗位職責進行了恰當的描述和說明，是否存在不相容職務未分離的情況；八是，企業是否對權限的設置和履行情況進行了審核和監督，對于越權或權限缺位的行為是否及時予以糾正和處理。

二、下面我們討論組織架構在設計環節需要控制的關鍵點和控制措施

組織架構設計，是根據國家有關法律法規的規定，明確董事會、監事會和經理層的職責權限、任職條件、議事規則和工作程序，確保決策、執行和監督相互分類，形成制衡。企業組織架構設計沒有固定的模式，根據企業生產技術特點及內外部條件而有所不同。但是，無論具體形態如何不同，總的要求還是從企業的實際出發，選擇和確定企業的組織架構，保證企業穩定、高效的經行經營活動。

企業組織架構及其運行，總是在一定的環境中，受制于一定的技術條件，并在組織總體戰略的知道下進行的，組織架構設計必須要考慮這些因素的影響。此外，組織的規模及其搜處的階段不同，也會對組織架構的結構形式提出相應的要求。

（一）企業各級的職責

董事會、監事會和經理層的職責權限、任職條件，議事規則和工作程序等應當根據國家的有關法律法規的規定予以明確，企業的決策權和監督權應當相互分類，形成制衡。

（二）組織架構設計需要考慮的因素

企業應當按照科學、精簡、高效、透明、制衡的原則，綜合考慮企業的性質、發展戰略、文化理念和管理要求等因素，合理設置內部職能機構，明確各機構的職責權限，避免職能交叉、缺失或職責過于集中，形成各司其職、各負其責、相互制約、相互協調的工作機制。

1、企業性質和發展戰略

在組織架構與發展戰略的相互關系上，一方面，發展戰略的制定必須考慮企業組織架構的現實；另一方面，一旦發展戰略形成，組織架構應做出相應的調整，以適應戰略實施的要求。適應發展戰略要求的組織架構，能夠為發展戰略的實施，從而為組織目標的實現提供必要的前提。

發展戰略選擇的不同，在兩個層次上影響組織的結構：不同的否則戰略要求開展不同的業務活動，這會影響管理職務的設計；戰略重點的改變，會引起組織的工作重點轉變，從而引起各職務與部門在組織中重要程度的改變，因此要求對各管理職務以及部門之間的關系做到相應的調整。

2、文化理念和外部環境

企業文化是企業所創造的所有物質產品和精神產品的綜合，企業文化理念則是企業所形成的具有自身特點的經營宗旨、價值觀念和道德行為準則的綜合。企業在設計組織架構是應當考慮企業本身的文化理念對其的影響，設計合適的組織架構

外部環境對企業架構的影響可以反映在三個不同層次上，這就是職務與部門設計層次、各部門關系層次、組織總體特征層次。這主要是由于組織作為整個社會經濟大系統的一個組成部分，它與外部的其他社會經濟子系統之間存在著各種各樣的聯系，所以外部環境的發展變化必然會對企業組織架構的設計產生重要的影響。

（三）組織架構設計的要求

1、重大問題的集體決策或聯簽制度

企業的重大決策、重大事項、重要人事任免及大額資金支付業務等，應當按照規定的權限和程序實行集體決策審批或者聯簽制度。任何人不得單獨進行決策或者擅自改變計提決策意見。重大決策、重大事項、重要人事任免及大額資金支付業務的具體標準由企業自行確定。

2、避免業務重復或職能重疊

業務重復或職能重疊會導致企業有限資源的浪費和工作效率下降，設計組織架構應避免出現這樣的問題，以提高資源的利用效率和工作效率，企業將管理層次保持在合理水平。

3、明確崗位職責

企業應當對各機構的職能進行科學合理的分解，確定各具體職位的名稱、職責和工作要求等，編制崗位說明書，明確各崗位的權限和相互關系。企業應當制度組織結構圖，業務流程圖、崗位說明書和權限指引等內部管理制度或相關文件，使員工了解和掌握組織架構設計及權責分配情況，正確履行職責。

4、不相容職務分離

企業在確定職權和崗位分工過程中，企業應當按照不相容職務相互分離的要求，對各機構的職能進行科學合理的分解，確定具體崗位的名稱、職責和工作要求等，明確各個崗位的權限和相互關系。

5、不相容職務分

離基于的假設是兩個人無意識同犯一個錯誤的可能性很小，而一個人舞弊的可能性要大于兩個人，而且兩個人共同舞弊的成本也高于一個人舞弊，可以有效的降低舞弊的風險。組織架構中的不相容職務通常包括：可行性研究與決策審批；決策審批與執行；執行與監督檢查等。

三、組織架構運行環節的關鍵控制點及控制措施

（一）全面梳理治理層結構和內部機構

企業應當根據組織架構的設計規范，對現有治理結構和內部機構設置進行全面梳理，確保本企業治理結構、內部機構設置和運行機制等符合現代企業制度要求。

在梳理治理結構的過程中，應當重點關注董事、監事、經理及其他高級管理人員的任職資格和履職情況，以及董事會、監事會和經理層的運行效果。治理結構存在問題的，應當采取有效措施加以改進。

在梳理內部機構設置過程中，應當重點關注內部機構設置的合理性和運行的高效性等。內部機構設置和運行中存在職能交叉、缺失或運行效率低下的，應當及時解決。

（二）及時全面評估組織架構

企業應當定期對組織架構設計與運行的效率和效果進行全面評估，發現組織架構設計與運行中存在缺陷的，應當進行優化調整。企業組織架構調整應充分聽取董事、監事、高級管理人員和其他員工的意見，按照規定的權限和程序進行決策審批

[1]審計，中國注冊會計師協會 2010

[2]企業內部控制配套指引 財政部 2010，4月