企業(yè)內(nèi)部控制中應(yīng)收帳款管理實(shí)務(wù)探討

江蘇蘇中藥業(yè)集團(tuán)股份有限公司 宮小明

現(xiàn)代社會市場競爭日益激烈，越來越多的企業(yè)都面臨著風(fēng)險與機(jī)遇的抉擇——要增加效益必須做大規(guī)模卻又難以控制應(yīng)收帳款的風(fēng)險。一方面，為爭取客戶，企業(yè)需要越來越多地賒銷和寬松的銷售政策；另一方面，客戶拖欠帳款，占用企業(yè)大量流動資金，存在壞帳的可能進(jìn)而使企業(yè)面臨巨大的商業(yè)風(fēng)險。 怎樣積極而有效的進(jìn)行應(yīng)收帳款管理，就要求我們要能夠掌握并運(yùn)用企業(yè)內(nèi)部控制的各種手段和技巧全面提高銷售管理、財務(wù)管理和信息管理水平。企業(yè)內(nèi)部控制在應(yīng)收帳款管理的環(huán)節(jié)需要我們建立起評估體系，識別和分析應(yīng)收帳款各環(huán)節(jié)的風(fēng)險，研究和確定風(fēng)險應(yīng)對的策略。需要我們建立控制系統(tǒng)，根據(jù)風(fēng)險評估的結(jié)果采用相應(yīng)的控制措施對應(yīng)收帳款從起源到形成直至跟蹤管理及法律訴訟壞帳處理的全過程實(shí)施有效控制，使應(yīng)收帳款成為促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的優(yōu)質(zhì)資產(chǎn)而不是難以控制的脫韁野馬。本文就如何加強(qiáng)應(yīng)收帳款管理提出了一些建議和看法進(jìn)行探討。

一、應(yīng)收帳款形成前的管理

對于財務(wù)來說發(fā)貨即形成應(yīng)收帳款，除了極個別單位能夠做到所有貨款現(xiàn)金結(jié)清不存在風(fēng)險外我們必須對應(yīng)收帳款在發(fā)生前就做好風(fēng)險的評估采取相應(yīng)的控制手段，根據(jù)企業(yè)的目標(biāo)客戶和市場競爭情況選擇賒銷對象設(shè)立自己的賒銷政策，選擇性爭取目標(biāo)市場有所為有所不為。

(一)建立健全內(nèi)外信用體系，對客戶和銷售人員進(jìn)行風(fēng)險評估

一方面設(shè)定專職資信管理人員負(fù)責(zé)依據(jù)本企業(yè)調(diào)查報告、客戶的歷史往來資信、行業(yè)內(nèi)評價、營業(yè)執(zhí)照、財務(wù)報告中凈資產(chǎn)、償債能力等相關(guān)信息評價擬賒銷客戶，審查設(shè)定信用等級、設(shè)定資信額度和信用期限并按一定周期進(jìn)行滾動管理。另一方面依據(jù)本企業(yè)內(nèi)部銷售人員的年度銷售指標(biāo)、所管理客戶的歷史銷售業(yè)績結(jié)合本人工作經(jīng)驗(yàn)、能力等評估其最大允許賒銷限額。以雙重資信孰低為限額架構(gòu)應(yīng)收帳款的信用體系。

(二)加強(qiáng)銷售合同管理

對超出規(guī)定限額和非現(xiàn)金結(jié)清的業(yè)務(wù)必須逐筆簽訂完整的銷售合同，重大合同應(yīng)當(dāng)組織法律、技術(shù)、財務(wù)等專業(yè)人員參與談判。運(yùn)用信息化手段加強(qiáng)合同的登記管理。

(三)加強(qiáng)發(fā)貨環(huán)節(jié)管理

在信用體系和合同管理的基礎(chǔ)上進(jìn)行發(fā)貨的審批。有條件最好做到依靠計算機(jī)信息系統(tǒng)自動控制，嚴(yán)格控制發(fā)貨與資信額度和合同執(zhí)行數(shù)量的對應(yīng)關(guān)系。嚴(yán)格控制超信用額度的發(fā)貨和做好例外審批的跟蹤管理。為發(fā)展業(yè)務(wù)的需要對信用不足客戶可以以現(xiàn)款保證以及提供抵押等形式審批發(fā)貨。

(四)強(qiáng)化發(fā)貨簽收和發(fā)票簽收

由信用管理人員定期收集整理從合同到發(fā)貨和發(fā)票的簽收記錄，查證清收手續(xù)的有效性，形成逐筆業(yè)務(wù)的完整書證檔案。

二、應(yīng)收帳款形成后的管理

應(yīng)收帳款形成后就是企業(yè)的一項重要資產(chǎn)，由于這項資產(chǎn)游離于企業(yè)控制范圍之外，稍不留神就會形成損失。我們更應(yīng)該加強(qiáng)定期清查和嚴(yán)格按合同清收，防止形成不良資產(chǎn)出現(xiàn)不應(yīng)有的損失。財務(wù)部門要定期分析應(yīng)收帳款的結(jié)構(gòu)和帳齡，一方面指導(dǎo)營銷部門清欠工作的重點(diǎn)，另一方面反饋信用管理人員下一步信用審核和授信作為依據(jù)。

(一)催收部門與清收部門分離，特別注重現(xiàn)金或票據(jù)等方式回籠貨款的管理

防范內(nèi)部舞弊挪用。財務(wù)部門進(jìn)行應(yīng)收款的定期梳理，督促營銷部門按帳期進(jìn)行催收。催收必須形成對方接待部門或人員簽字的催收工作記錄交企業(yè)信用管理人員統(tǒng)一保管。

(二)建立定期對帳和人員交接對帳制度

根據(jù)各企業(yè)的特點(diǎn)設(shè)定半年或一年的對帳周期，在本企業(yè)責(zé)任銷售員交接工作及客戶發(fā)生破產(chǎn)清算、控股股東變更、更名以及法律訴訟兩年屆滿等特定時效時應(yīng)采取臨時對帳或清收措施。對帳應(yīng)核對清楚差異原因?qū)そY(jié)果以書證形式由對方蓋章后財務(wù)部門統(tǒng)一保管。

(三)建立對銷售部門和銷售人員清收應(yīng)收帳款情況的考評和責(zé)任追究長效機(jī)制并認(rèn)真考核獎懲。

(四)遭遇客戶長期拖欠可以采取的措施

(1)評估對方資信現(xiàn)狀進(jìn)行債務(wù)清償談判，達(dá)成書面清償或債務(wù)重組協(xié)議

(2)憑據(jù)財務(wù)部門和信用管理人員所保管的銷售合同、對方簽字的發(fā)貨單據(jù)、發(fā)票、催款記錄、對帳單等書證尋求訴訟解決。

以上管理措施形成的結(jié)果應(yīng)當(dāng)反饋到內(nèi)部信用管理人員以便進(jìn)行客戶信用信息的動態(tài)調(diào)整。

三、壞帳的管理與涉稅處理

健全的內(nèi)部控制只能合理防范重大的風(fēng)險，任何一家企業(yè)應(yīng)收帳款管理再好也不能完全避免壞帳的產(chǎn)生，企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立壞帳準(zhǔn)備金制度，合理估計可能產(chǎn)生的壞帳損失按照符合稅法規(guī)定的比例進(jìn)行實(shí)時動態(tài)的管理。

(一)注重訴訟時效和證據(jù)的收集，結(jié)合成本效益原則靈活處理訴訟與協(xié)商妥協(xié)的關(guān)系

形成逾期貨款后應(yīng)當(dāng)首先按照成本效益的原則評估損失和追欠成本，抓大放小積極與債務(wù)單位形成對雙方有利的最佳妥協(xié)處理辦法或積極采取應(yīng)收帳款的保理，資產(chǎn)置換等辦法轉(zhuǎn)移或減少企業(yè)的風(fēng)險。

(二)其次進(jìn)行壞帳責(zé)任追究

分析是因信用管理人員還是銷售人員還是財務(wù)部門責(zé)任，只要造成企業(yè)實(shí)質(zhì)性損失必須進(jìn)行企業(yè)相關(guān)管理人員的業(yè)績評價和經(jīng)濟(jì)獎懲。檢討相應(yīng)風(fēng)險防范機(jī)制和控制措施的有效性。

(三)最后要注重研究稅法關(guān)于資產(chǎn)損失稅前扣除的相關(guān)規(guī)定

2011年國家稅務(wù)總局2011（25）號公告將資產(chǎn)損失審批改為企業(yè)自主清單申報或?qū)ｍ椛陥螅郧澳甓劝l(fā)生的實(shí)際資產(chǎn)損失在五年內(nèi)追補(bǔ)確認(rèn)。應(yīng)當(dāng)注意到原稅務(wù)機(jī)關(guān)審批風(fēng)險轉(zhuǎn)移至納稅人自主申報風(fēng)險。

(1)企業(yè)內(nèi)部信用管理人員、銷售管理部門、財務(wù)部門應(yīng)當(dāng)配合協(xié)作及時收集、整理、保存如法院破產(chǎn)公告、公安報案立案證明相關(guān)證據(jù)材料.

(2)主動學(xué)習(xí)資產(chǎn)損失稅前扣除的相關(guān)稅收規(guī)定，嚴(yán)格對照文件的要求準(zhǔn)備、報送各項申報資料；

(3)對難以確定是否可稅前扣除的資產(chǎn)損失項目，一方面可以主動與稅務(wù)機(jī)關(guān)溝通聽取稅務(wù)機(jī)關(guān)的意見，另一方面可以請信譽(yù)好、業(yè)務(wù)水平較高的中介機(jī)構(gòu)出具鑒證報告。避免稅前扣除無法成功造成損失的雪上加霜。

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