高校采購存在的問題與采購流程優(yōu)化研究

伍勁宇

華南農(nóng)業(yè)大學(xué) 廣東廣州 510642

高校采購存在的問題與采購流程優(yōu)化研究

伍勁宇

華南農(nóng)業(yè)大學(xué) 廣東廣州 510642

基于應(yīng)用ASME分析方法對(duì)當(dāng)前高校采購存在問題的分析，并應(yīng)用BPR核心思想與電子化采購手段對(duì)高校采購流程進(jìn)行優(yōu)化，最后闡述了優(yōu)化后的采購流程的優(yōu)點(diǎn)，并提出實(shí)際應(yīng)用中應(yīng)注意的問題。

高校采購；ASME分析方法；電子化采購；采購效率

采購工作是一項(xiàng)政策性強(qiáng)、專業(yè)程度高、牽涉面廣的系統(tǒng)工程,不僅影響著招標(biāo)投標(biāo)當(dāng)事人的合法權(quán)益，也關(guān)系到高校的黨風(fēng)廉政建設(shè)。近年來隨著教育體制的轉(zhuǎn)變和辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，高校的政府采購管理工作也呈現(xiàn)出一些新的特點(diǎn)、面臨著一些新的挑戰(zhàn)：高校政府采購的經(jīng)濟(jì)性、時(shí)效性、合理性如何得到保證；如何針對(duì)當(dāng)前的形勢特征，創(chuàng)新管理體系、優(yōu)化管理方法和提高管理效率等，已成為一項(xiàng)比較重要和緊迫的課題。

1 應(yīng)用ASME方法分析當(dāng)前高校采購存在的問題

ASME是美國機(jī)械工程師學(xué)會(huì)(American Society of Mechanical Engineers)的縮寫，ASME方法的最大優(yōu)點(diǎn)是可以清晰地表達(dá)流程中各個(gè)活動(dòng)是否增值活動(dòng)及所在環(huán)節(jié)。ASME方法采用表格的方式記錄了活動(dòng)使用時(shí)間、操作對(duì)整個(gè)流程中的貢獻(xiàn)，包括增值活動(dòng)、非增值活動(dòng)、檢查、輸送、耽擱和存儲(chǔ)等項(xiàng)。其中檢查是指對(duì)數(shù)量和質(zhì)量的檢查；輸送代表人員、物料、文件及信息的移動(dòng)；耽擱代表在相繼的操作之間暫時(shí)的存放、耽擱或停滯；存貯代表受控存貯，如文件歸檔，這類存儲(chǔ)不屬于耽擱。下面我們采用ASME方法對(duì)我校采購總體流程進(jìn)行分析，找出采購流程中存在等待、反復(fù)和障礙的環(huán)節(jié)，從而以利于對(duì)其實(shí)行改造和優(yōu)化。我們借鑒ASME方法思想對(duì)采購總體流程做一個(gè)分析(見表1)：

表1 采購流程的ASME分析表

表1總結(jié)了采購流程中各個(gè)環(huán)節(jié)的ASME特性。時(shí)間主要浪費(fèi)在最佳供應(yīng)商的選擇、部門之間的信息傳遞、對(duì)文件的審核、反復(fù)地檢查以及各種非增值活動(dòng)中；在增值活動(dòng)中，大部分活動(dòng)都是串行執(zhí)行，耽誤了大量時(shí)間。使得高校在采購過程中存在著采購周期長，手續(xù)繁瑣，效率不高，透明度不高，采購準(zhǔn)確性及質(zhì)量不夠等問題。

2 應(yīng)用BPR核心思想及電子化采購手段優(yōu)化采購過程

通過ASME的診斷發(fā)現(xiàn)了當(dāng)前高校中采購存在的問題，為了改造和優(yōu)化采購過程，提高采購效率，保證高校采購事業(yè)的健康發(fā)展，在此引入BPR的核心思想與電子化采購手段對(duì)高校采購進(jìn)行采購過程改造和優(yōu)化。

BPR又稱企業(yè)流程重建(Business Process Reengineering)，其基本思想是強(qiáng)調(diào)以過程為核心，打破原有的職能界限和任務(wù)劃分，盡可能將跨越不同職能部門的不同專業(yè)人員完成的工作環(huán)節(jié)集合起來，合并成單一任務(wù)，由1個(gè)人或1個(gè)小組來完成。BPR思想在組織全過程，尤其在優(yōu)化營運(yùn)過程中得到廣泛應(yīng)用。

電子化采購是電子商務(wù)的一類應(yīng)用，是實(shí)施電子商務(wù)的基本內(nèi)容，是近年來發(fā)達(dá)國家和地區(qū)很熱門的議題。其主要是為了適應(yīng)貿(mào)易活動(dòng)的需要，實(shí)現(xiàn)電子商務(wù)或電子數(shù)據(jù)交換，使貿(mào)易活動(dòng)更便捷、更準(zhǔn)確、更及時(shí)，在大大提高工作效率的同時(shí)，又顯著地節(jié)省交易費(fèi)用。所以，電子化采購被廣泛使用。而一個(gè)典型采購周期包含以下幾個(gè)步驟：提交、分析并確定采購需求、選擇供應(yīng)商、確定合適的價(jià)格、簽署采購合同、跟蹤交貨過程、確保交貨貨物入庫、付款等。用電子化采購來完成整個(gè)采購周期，不僅能很好地完成上述步驟，而且還更有效率、更方便、更規(guī)范。以下簡述應(yīng)用BPR思想和電子化采購手段優(yōu)化后的采購流程(如圖1所示)。

(1)提交采購需求信息。最終用戶通過填寫在線表格提出采購產(chǎn)品的請(qǐng)求，對(duì)于經(jīng)常采購的商品(如協(xié)議供貨類的)，可以建立一個(gè)特別的目錄供用戶選擇，以方便最終用戶提出采購申請(qǐng)。

(2)采購審批。根據(jù)預(yù)先規(guī)定的采購審批流程，采購申請(qǐng)被依次自動(dòng)地傳遞給各個(gè)責(zé)任人請(qǐng)求批準(zhǔn)。

(3)網(wǎng)上公布采購信息。通過審批的采購信息，將自動(dòng)發(fā)送到相關(guān)網(wǎng)頁并形成采購信息公告，邀請(qǐng)供應(yīng)商網(wǎng)上議價(jià)。未通過的采購信息將需要最終用戶更改后重新提交申請(qǐng)。

(4)供應(yīng)商管理。從電子化角度對(duì)供應(yīng)商的信息化程度、服務(wù)水平、業(yè)務(wù)能力、技術(shù)水平和發(fā)展前景等多方面進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)。合適的供應(yīng)商就有機(jī)會(huì)參加網(wǎng)上競標(biāo)。

(5)網(wǎng)上競價(jià)。網(wǎng)上競價(jià)是一場優(yōu)勝劣汰的競爭。是在規(guī)定的時(shí)間，供應(yīng)商們紛紛在電子化采購平臺(tái)登錄，將自己的每一次競標(biāo)價(jià)鍵入，等待著自己所投出價(jià)格的反饋情況。

(6)選擇供應(yīng)商。一旦采購申請(qǐng)被最終確認(rèn)，采購人員不僅能從網(wǎng)上得到供應(yīng)商的價(jià)格和數(shù)量信息，還可以通過與軟件集成的電子化采購系統(tǒng)瀏覽技術(shù)圖紙，這樣就獲得了進(jìn)行采購決策所需的數(shù)量要求、價(jià)格要求和功能要求，并且可以在采購系統(tǒng)生成的供應(yīng)商比較報(bào)告的輔助下進(jìn)行決策。這種方法比從行業(yè)雜志、聽推銷員上門推銷，電話聯(lián)系供貨商等方法快捷、高效、準(zhǔn)確。

(7)合同簽訂。待供貨商中標(biāo)后，中標(biāo)供貨商便能從系統(tǒng)中自動(dòng)生成合同，打印交甲乙雙方簽訂，并實(shí)時(shí)查詢采購狀態(tài)。

(8)送貨并跟蹤訂單。合同簽訂后供應(yīng)商向采購方發(fā)貨，并提出驗(yàn)收申請(qǐng)，采購人員可以通過合同編號(hào)追蹤采購執(zhí)行情況直至交貨。

(9)驗(yàn)收。待貨到以后，采購人員從系統(tǒng)打印驗(yàn)收表，并驗(yàn)收貨物，核對(duì)相關(guān)信息和貨物性能。

(10)資產(chǎn)管理與共享。驗(yàn)收無誤后，用戶登錄系統(tǒng)對(duì)采購貨物申報(bào)固定資產(chǎn)并領(lǐng)取憑證報(bào)賬。此時(shí)大型儀器設(shè)備的相關(guān)信息已自動(dòng)在校園網(wǎng)上共享。師生可根據(jù)情況申請(qǐng)使用儀器。

(11)電子支付。如果連接了銀行系統(tǒng)，則可進(jìn)行電子支付，完成電子化采購的全過程。

(12)采購評(píng)估。一次采購活動(dòng)完成后要進(jìn)行供應(yīng)商評(píng)估，包括產(chǎn)品交期、產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)質(zhì)量、信息共享等并反饋供應(yīng)商，改進(jìn)不足之處，為下次采購做準(zhǔn)備。

3 優(yōu)化后采購體系的優(yōu)勢

(1)可使高校掌握采購主動(dòng)權(quán)。高校根據(jù)自己的實(shí)際需求，通過網(wǎng)絡(luò)公布采購的物品及其采購的要求，不僅減少了采購的盲目性，同時(shí)由于供應(yīng)商之間價(jià)格和質(zhì)量競爭，使高校獲得質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的商品，還可以通過網(wǎng)絡(luò)隨時(shí)和供應(yīng)商進(jìn)行溝通，及時(shí)獲取售后服務(wù)。

(2)可使高校降低采購成本。網(wǎng)上采購擴(kuò)大了供應(yīng)商范圍，從中選擇報(bào)價(jià)和服務(wù)最優(yōu)的供應(yīng)商，突破傳統(tǒng)采購供應(yīng)商數(shù)量的局限性，實(shí)現(xiàn)本地化采購向全球化采購的轉(zhuǎn)變，同時(shí)可以實(shí)現(xiàn)無紙化辦公。

(3)可使高校提高采購的透明度。優(yōu)化后的采購流程通過將采購信息在網(wǎng)站公開，采購流程公開，由計(jì)算機(jī)根據(jù)設(shè)定標(biāo)準(zhǔn)自動(dòng)完成供應(yīng)商的選擇工作，有利于實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)監(jiān)控，提高了采購商品和采購價(jià)格的透明度。

(4)為采購人員準(zhǔn)確驗(yàn)收提供條件。優(yōu)化后的采購流程降低了采購人員由于繁瑣的紙質(zhì)程序和傳統(tǒng)采購模式帶來的巨大工作量，為采購人員進(jìn)行驗(yàn)收提供了更多的時(shí)間和準(zhǔn)確的資料條件，從而保證了采購的質(zhì)量。

(5)可使高校提高采購效率。首先，高校利用互聯(lián)網(wǎng)可快速獲取信息和傳遞信息，節(jié)約了尋找所需物品的時(shí)間，縮短了采購周期；其次,優(yōu)化后的采購流程實(shí)現(xiàn)了采購信息的數(shù)字化、電子化，提高了采購的準(zhǔn)確性滿足用戶需求；最后，采購流程的自動(dòng)化和實(shí)時(shí)監(jiān)控有效地提高了采購的管理效率。

(6)規(guī)范高校采購過程并提高監(jiān)管力度。優(yōu)化后的采購流程使物資采購業(yè)務(wù)操作程序化。采購業(yè)務(wù)操作必須按照軟件規(guī)定的流程進(jìn)行，否則無法通過，可以大大減少物資采購過程中的隨意性。有利于規(guī)范采購行為和采購市場，建立一種比較良好的經(jīng)濟(jì)環(huán)境和社會(huì)環(huán)境；同時(shí),其促使物資采購管理定量化、科學(xué)化，為監(jiān)管機(jī)構(gòu)提供了實(shí)時(shí)監(jiān)控的平臺(tái)，從而提高監(jiān)管力度。

4 實(shí)施過程中應(yīng)注意的問題

(1)物資采購的側(cè)重點(diǎn)。物資采購的主要著眼點(diǎn)，應(yīng)該定位在供應(yīng)商的管理上。因此不僅要實(shí)現(xiàn)觀念上的轉(zhuǎn)變，更要在工作的內(nèi)容和重點(diǎn)上進(jìn)行調(diào)整。

(2)優(yōu)化后采購的流程中電子采購網(wǎng)站的運(yùn)行安全。鑒于物資采購工作的特殊性，電子化采購網(wǎng)站的設(shè)計(jì)建設(shè)不僅要從網(wǎng)絡(luò)技術(shù)角度充分考慮安全問題，還要特別強(qiáng)調(diào)實(shí)行用戶會(huì)員制度和對(duì)不同角色用戶進(jìn)行有限授權(quán)。對(duì)紛繁的供應(yīng)商群體進(jìn)行資格篩選審查。

[1]游棟明.完善高校政府采購的探討[J].實(shí)驗(yàn)技術(shù)與管理，2005，3

[2]Ambrus E, Kirs P. Knowledge management systems in supply-chain management[C]. Washington DC: Proceedings of 34th Annual Meeting of the Decision Sciences Institute,2003

[3]陳曉騫，王江.ERP實(shí)施中的采購業(yè)務(wù)BPR實(shí)踐[J].價(jià)值工程，2008，1

[4]陳連剛.電子商務(wù)企業(yè)管理與實(shí)訓(xùn)[M].北京：經(jīng)濟(jì)科學(xué)出版社，2008

Abstract: Based on the application of the analytical method of ASME, the process of procurement in universities has been analyzed. Meanwhile it has been optimized by the application of the main idea of the BPR and the E-Procurement. At last the advantages of the optimized process of procurement in universities have been expounded, and some matters need attention in the process of application have been proposed.

Key words: the procurement of universities; the analytical method of ASME; the E-Procurement; the procurement efficiency

Analysis of the problems in procurement of universities and purchasing process optimization

Wu Jingyu
South China agricultural university, Guangzhou, 510642, China

2010-11-19

伍勁宇，碩士，行政干部。