高校人事檔案統計結構分析

趙金卓 程 榮

（湖北醫藥學院 組織人事部，湖北十堰442000）

高校人事檔案統計結構分析

趙金卓 程 榮

（湖北醫藥學院 組織人事部，湖北十堰442000）

檔案統計結構分析是高校人事檔案管理的重要內容，在檔案管理實際工作中從不同角度去分析、研究有價值的信息，揭示數據之間的聯系和依存關系，為領導在高校人事檔案管理決策中提供參考依據，為檔案事業的發展提供建設性規劃。

高校；人事檔案統計；結構分析

檔案統計分析是在大量的統計資料、數字和數據的基礎上，經過綜合加工、分析而產生的頗有說服力的檔案統計信息，它融合數據、情況、問題、建議為一體，既有定量信息也有定性信息，是體現檔案統計工作服務和監督的主要方式，①是高校人事檔案管理要內容。要樹立視人事檔案為識才、選才、用才服務的觀念。檔案管理工作者運用檔案統計分析方法，從不同角度去分析、研究，使高校人事檔案在人力資源管理中提供有價值的信息，滿足教育事業人才發展的要求，有利于分析判斷人事檔案統計數字的準確程度，有利于研究改進人事檔案統計資料的收集與鑒別、歸檔與整理、保管與保護、利用與傳遞，有利于不斷完善人事檔案統計的方法、制度，提高檔案統計工作的整體水平。

一、當前高校人事檔案統計工作的重要性與現狀

1.當前高校加強人事檔案統計工作的重要性

干部人事檔案是國家檔案的重要組成部分，是歷史的、全面的考察和了解干部選拔、使用過程的重要依據。干部人事管理是高校內部管理中最為活躍、最為關鍵、最具有藝術性的工作，同時也是難度最大的工作。加強高校人事檔案統計分析，是高校運用科學的管理方法研究和歸納人事檔案統計工作的特點和規律，不斷強化內部管理模式，提高對有科學價值的檔案資料的利用效率和掌握，以便更好的為高校的改革發展服務、為社會主義現代化建設事業服務的一個重要途徑。

人事檔案工作內容通常有六個基本環節，包括人事檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計和利用。其中，人事檔案統計是一個甚為重要的環節，也是做好檔案管理的必要條件。高校人事檔案統計不僅是人事管理中最為重要的一個環節，也是高校人事管理走向深入的一個重要節點。標準化管理是高校人事檔案管理模式發展的基本趨勢，而高校人事檔案統計則是標準化過程的基本內容和環節。做好高校人事檔案統計分析工作，對于歷史的、全面的了解干部、更好的開展和組織人事工作，開發利用好人事檔案信息資源為高校、為社會建設服務，具有十分重要的意義。中共中央、國務院在對國家檔案局關于召開全國檔案工作會議的報告的批示中指出：“檔案是歷史的記錄，是黨和國家的寶貴財富。檔案工作是一項很重要的專門事業，是實現社會主義現代化建設，開展歷史研究，進行各項工作的必要條件。做好檔案工作，不僅是當前工作的需要，而且是維護黨和國家歷史真實面貌的重要事業。”②檔案統計工作用定量的方法對檔案資料和檔案管理工作進行分析，在量化分析中對檔案工作進行觀察和研究，以數字形式揭示當前檔案資料利用和檔案管理工作中的一般現象和一般規律，為反映檔案管理工作規模、水平、發展速度，加強和改善管理提供重要依據，為總結經驗、探索檔案工作發展規律提供線索和依據。

2.當前高校人事檔案統計工作的現狀與問題

長期以來，由于人事檔案管理體制的制約，我國現行的人事檔案管理仍主要延續著傳統的人事檔案管理模式，制度化、規范化工作才剛剛起步。在我國高校，人事檔案相對集中，但是部分人事檔案主管部門疏于對人事檔案業務工作的指導，或者對人事檔案工作的重要性認識不到位，致使人事檔案工作指導和監督力度不夠。尤其是高校的人事檔案統計分析工作浮于表面，不能深入，更不能真正體現檔案的實際效益。高校人事檔案統計工作目前主要集中于每年例行的數據統計，而不具體分析通過人事檔案的信息資源所考察到的社會價值。高校人事檔案統計工作浮于表面，就說明不了檔案給高校發展和社會進步帶來的價值和作用，不利于檔案資源的開發，也不利于高校人事工作和檔案管理的長久發展。同時，現代化手段的滯后也嚴重影響了當前高校人事檔案統計工作的開展。當前我國高校雖然已經普遍開始實行人事檔案信息化管理，但是由于受到資金、設備以及人員配備等多方面因素的影響，現代化管理手段形同虛設，以現代化管理手段為基礎的數字化模型和統計分析也就無法進行，這就嚴重影響了高校人事檔案統計工作的開展。

高校人事檔案統計工作已經成為人事檔案管理工作中的一個薄弱環節，這與檔案統計在整個檔案工作中的重要地位是不相符合的。因此，本文就試圖對高校人事檔案統計工作提出一些基本的思路，以加強和完善高校人事檔案的統計工作。

二、高校人事檔案統計結構分析的思路

1.建立高校人事檔案統計分析思路，突出統計資料收集重點

提高檔案工作的收集效率，建立資料的收集方案，明確調查目的和指標，是人事檔案統計分析的基礎，其工作質量的好壞，不僅直接影響到人事檔案工作的其他環節，而且對全面和準確地選人、用人起著重要的作用。檔案人員在收集、歸檔、編目等一系列工作中，要經常利用統計指標來判斷各階段各類別資料是否齊全，做到通觀全局，心中有數。

高校人事檔案統計分析在實際工作中按照資料的來源，將檔案收集分為兩類：一類是經常性檔案資料，另一類是一時性檔案資料。經常性檔案資料包括：人事任免材料（包括考察材料）、新到人員填寫的人事履歷表、年度考核登記表（人事調配科負責，簡稱1組）；入黨入團志愿書、黨員登記表（組織統戰科負責，簡稱2組）；評聘專業職務材料、在職人員取得新學歷經組織確認后應歸檔的材料（師資培訓科負責，簡稱3組）；各種工資材料（工資科負責，簡稱4組）；一時性檔案資料包括：實行《公務員制度》中形成的招、考、錄等方面的材料；黨代會、人大會政協等會代表登記表；獎懲材料；出國、出境人員登記表等。在時間上掌握了經常性檔案資料的收集方法，現以2010年人事檔案經常性資料的收集為實例進行統計分析，掌握人事檔案歸檔材料在單位時間段中的收集重點：

表1 2010年經常性檔案資料收集時間統計表 單位：份

分析：通過（表1）“經常性檔案資料收集時間統計表”可以觀察到：2010年（1組）資料第一季度為收集重點；（2組）資料第三季度高于其他三季度，收集方法平穩；（3組）資料等第三季度和第四季度為收集重點；（4組）資料第一季度為收集重點。由此可見，將原始材料數據加以統計，從不同的側面、不同的時間和不同的類別反映其不同的內容，使枯燥的數字更直觀醒目了。

2.采用統計結構分析，提高高校人事檔案統計質量和水平

對檔案統計分析研究，把原始的檔案統計信息予以加工，建立檔案統計臺帳，提煉并轉化為領導需要的決策依據的過程，同時，還要把高校人事檔案統計分析研究作為檔案統計工作者的一項任務，要求在每進行一次較大的統計整理之后，寫出統計分析報告，促進檔案人員加強學習，開闊眼界，擴大知識面，提高政策水平和業務水平。把人事檔案統計數字同檔案工作實際結合起來，有利于判斷統計數字的準確。分析師資隊伍學歷、學位現狀，提供有價值的信息。

1.從檔案統計數據分析近三年副處級以上領導干部、副高以上職稱人員的學歷學位結構現狀（表2）

表2 近三年副處級以上領導干部、副高以上職稱學歷學位結構分析表

分析（表2）：計算過程略。從總體上看，近三年學歷學位結構呈上升趨勢，2009年占學歷、學位總數的28.85%，2011年達到了37.17%。學歷學位的提升表明了高校積極推進青年教師碩士化和骨干教師博士化進程，通過多種培養形式，鼓勵和支持青年教師攻讀碩、博士研究生；博士生學歷學位從2009年26.09%上升到2011年40.21%，；碩士生學歷學位從2009年26.04%上升到2011年40.23%，碩、博士學歷學位凈增率提高14%以上；無學位從2010年35.59%降到2011年33.33%年下降率達2.26%。可見：有一只高學歷、高學位、高素質、高水平副處級以上領導干部、副高以上職稱的團隊，高校才能在當今日趨激烈的競爭中贏得應有的地位

2.從檔案統計數據分析近三年副處級以上領導干部、副高以上職稱人員的職稱結構現狀（表3）

表3 近三年副處級以上干部、副高以上職稱結構分析表

分析（表3）：計算過程略。從總體上看，近三年職稱結構合理，副處級以上干部、副高以上職稱的教師以教授和副教授為主，以政策為導向，營造良好的科（教）研環境，將教師科（教）研工作量納入聘期考核，加大科研獎勵力度，作為教師聘任崗位、晉升職稱的必要條件，符合教學型大學對師資的要求，能夠滿足教學科研工作的需要。

3.人事檔案統計結構分析為檔案理論研究提供必要條件

檔案學理論是一門獨立的學科，它有著自己的運動規律，要想立足就有所發展，就必須采用高校人事檔案統計分析方法去研究。檔案統計結構分析所提供的統計數據和情況分析是領導進行決策的參考依據，有助于領導系統地了解和掌握檔案工作的基本情況，為高校人事檔案工作的發展尋找正確的方法和途徑，為領導的決策服務。掌握檔案統計數據結構情況分析，可以為制定檔案工作的方針、政策和編制檔案事業發展規劃提供可靠的科學依據。檔案各項業務工作是相互聯系、相互依存的，通過高校人事檔案統計結構分析，可以了解和掌握人事檔案工作的現狀和發展趨勢，揭示其中存在的問題和困難，總結經驗，進一步提高人事檔案業務工作水平，充分發揮其在人事檔案在管理中的積極作用，為高校人事檔案事業的發展提供建設性規劃，為高校人事檔案業務建設服務，這是當代科學發展的一種趨勢。

注釋

① 張彥清：《檔案統計分析》，《北京檔案》2002年第12期。

② 《中共中央、國務院批轉國家檔案局關于全國檔案工作會議的報告》，1980年2月14日。

責任編輯 平樂