信息技術開辟檔案存放的新思路

　　摘 要： 各地政府所屬人才服務機構，負責保管和管理流動人才的人事檔案。針對日益龐大的庫房容量，本文提出了基于信息技術的檔案存儲新思路，描述了實現的方法，并對實現過程中的難點提出了解決辦法。
　　關鍵詞： 信息技術 人事檔案 物理位置 數據庫
　　
　　1.引言
　　檔案管理有其科學的管理方法［１］。一直以來，各地人才服務機構保管檔案時所采用的方法，主要是按流水號排序進行派位存儲。此外還有少數的地區采用了四角號碼的派位方法。這些方法，在檔案數量較少的時候，弊端尚不明顯，而一旦庫容量的數量級到了萬以上，其不足就顯現了出來。主要表現在兩個方面。
　　1.1無法迅速定位。由于檔案數量巨大，因此很難在短時間內找到該份檔案，曾經出現過的極端的例子是：某中心花了幾天時間才終于找到某一份檔案。
　　1.2庫房空間浪費嚴重。檔案有出有進，而檔案一旦轉出，該位置就會永久空著，否則流水號就會不連續。而為了確保在某個類別檔案流水號的末尾可順序放置新檔案，就必須空置一段容量可觀的空柜子。
　　1.3經常需要整庫。按照以上的操作，日積月累后，檔案庫房的空間就是“千瘡百孔”了。于是，隔上一段時間，就需要花費大力氣整庫（盤庫）了，否則新檔案就會沒有空間放置了。
　　為充分利用檔案庫房的有限空間，我根據自己多年的檔案工作經驗和一定的計算機知識，提出一個檔案存儲全新的方法，以及如何具體運用計算機技術和數據庫技術徹底解決這一歷史難題。
　　2.實現方法
　　一個稍具規模的人才中心，檔案一般都在數萬份以上，傳統的檔案管理工作延續了舊的編碼排位規則，故而存在位置的不確定性，并且庫房利用率不高。所以如何在數量巨大的檔案庫中迅速找到某份檔案更一直是困擾檔案工作人員的一件難事。
　　2.1檔案存放空間的數字化（初始化）
　　即將存放檔案的柜架按區、排（層）、號進行數字化分割，并將這些數據存入數據庫。可以將某一節柜子設定為一“區”，該柜子的某一層設置為一“排”，每份檔案所占據的一個具體位置就是“號”。見圖1。
　　這樣，只要知道檔案號或者姓名、出生年月、家庭住址等信息，我們就可以很快找到檔案，與傳統的方法比較，提高檔案庫房利用率近30%，搜尋檔案的速度也提高了很多倍。各地人才中心的在職人員檔案的比例一般為70%左右，其它檔案（未就業畢業生、離退人員檔案等）的比例為30%，每格存放大約60—70份檔案。在下表中，系統列出了新派位方法對提高庫房效率和提高查找檔案的效率。
　　2.2指定存放屬性
　　庫房存放空間初始化成功后，需要設置該存儲區域每一排（層）最多存放的檔案份數，即存放屬性。
　　因為在實際的情況中，不同類型的檔案（如在職人員和畢業生檔案）的厚薄程度不盡相同，為最大限度地節省檔案存儲空間，應該盡量把同一類型的檔案存儲在相同區域。例如，可以設置某個“區”只存放畢業生檔案。在實際操作中，可以設置這么幾個存放屬性。
　　2.2.1流動人員。屬于有工作經驗的檔案，比較厚。
　　2.2.2畢業生或初次就業。檔案很薄。
　　2.2.3臨時庫。臨時檔案，不辦代理手續。
　　2.3和檔案邏輯關聯
　　人才中心一般都會有自己的檔案管理信息系統，可以在系統中將存放在該位置的檔案的索引號（一般使用檔案號）指向該位置。如圖2所示。
　　數據關聯后，只要輸入檔案號等基本信息，就可根據數據庫的相關記錄查詢到該檔案的物理位置：x區y排（層）z號，從而迅速找到這份檔案。
　　2.4打印檔案標簽
　　為在庫房中視覺找到檔案，還需要為每一份檔案打印一個標簽，標明該檔案的主要屬性。如圖3所示。
　　2.5分配物理位置流程
　　物理位置的分配過程是軟件自動按照派位規則進行計算的過程，基本原則是，從小到大進行遞增檢索。其流程如下圖所示。
　　3.難點
　　經實踐檢驗，這一方法付諸實施后，可以大幅提高檔案檢索的效率。但在實際的實施過程中，也存在一些需要注意的地方或難點。
　　3.1歷史檔案整理問題
　　如果某中心需要將所有十萬份檔案全部按本文介紹的方法進行數字化存儲，并打印所有檔案標簽，是否有好的辦法呢？答案是肯定的。其實，只要按照老檔案老辦法，新檔案新辦法的原則即可。即如果是歷史老檔案，可以按照原來的排序規則找檔案，用完后老檔案就按新檔案進行重新派位；如果是新檔案，則可按存儲屬性直接進行處理。當然，也可以按原來檔案的排列順序將老數據一次性的按新辦法導入到位置庫中。
　　經驗表明，十萬份檔案的轉換過程大約在1—3個月之間，整個過程對其業務基本沒有影響。
　　3.2大代理單位對專區的要求
　　不難發現，如果按照本文的方法，同一單位在不同時間進入庫房的檔案，其物理位置是不在一起的。而實際的情況是，有的代理單位大戶（存檔數很多的單位）出于心理感受，往往希望其檔案被集中存放在一起。對此，可以在檔案的存放屬性中增加一項“單位專區”，這樣系統在為檔案分配物理位置時，一旦發現該單位的名稱（或代理號），就將該檔案自動派到該專區中。
　　問題是，設置專區，需要預留一定大小的柜架空間。所以，單位專區設置得越多，空間也就浪費得越多。這種情況，需要盡量避免。
　　4.結語
　　使用信息技術輔助人事檔案存儲的核心，是將檔案庫房進行數字化分區，并為每一份檔案進行物理定位。這一技術首先被應用在南京某人才服務機構的檔案管理中，取得了良好的效果。近年來，該技術被迅速推廣到全國其它近四十家人才服務機構，通過使用該技術手段，實現了大容量檔案庫房的有序管理，極大地提高了單位的工作效率和服務質量。
　　
　　參考文獻：
　?。?］鄧澤民.檔案管理實務.科學出版社，2010.
　　 注：“本文中所涉及到的圖表、公式、注解等請以PDF格式閱讀”