如何提升高校二級學(xué)院辦公室管理成效

　　摘 要： 高校二級學(xué)院辦公室是高校重要的綜合管理機(jī)構(gòu)，承擔(dān)著組織協(xié)調(diào)、參謀助手、服務(wù)育人的任務(wù)，對學(xué)院的日常工作有重要作用。文章針對目前二級學(xué)院辦公室管理工作中面臨的挑戰(zhàn)，提出了提升高校二級學(xué)院辦公室管理成效的對策。
　　關(guān)鍵詞： 高校二級學(xué)院辦公室 管理成效 提升對策
　　
　　近年來，大學(xué)教育教學(xué)管理水平與創(chuàng)新水平已成為影響學(xué)校辦學(xué)水平和效益的重要因素，并日益受到人們的關(guān)注，教學(xué)管理工作對學(xué)校教學(xué)水平和學(xué)生的個人素質(zhì)的提高起著重要的影響作用。在這種情況下，如何做好教學(xué)管理工作，調(diào)動人的積極性，是高校管理者必須面對的課題。高校二級學(xué)院辦公室肩負(fù)著二級學(xué)院教學(xué)、科研和教職工管理等重要工作，做好辦公室管理工作，對整個學(xué)校的教學(xué)、科研工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)起著重要的橋梁紐帶作用。
　　一、新時期二級學(xué)院辦公室面臨的挑戰(zhàn)
　　1.辦公室職能與目標(biāo)方面的挑戰(zhàn)。
　　隨著高等教育事業(yè)的不斷發(fā)展，辦公室的業(yè)務(wù)在不斷擴(kuò)展。一些不斷涌現(xiàn)的新業(yè)務(wù)，看似與辦公室管理無關(guān)，實(shí)質(zhì)上仍是辦公室業(yè)務(wù)大類的擴(kuò)展。而一些看似歸辦公室管理的工作，實(shí)質(zhì)上又不屬其管轄范圍之內(nèi)，辦公室人員極易越俎代庖。這一切都說明辦公室正面臨著認(rèn)清職能與完成職能方面的挑戰(zhàn)。
　　2.人員素質(zhì)方面的挑戰(zhàn)。
　　人員服務(wù)意識淡薄。辦公室作為高校管理的重要部門，在高校管理中起著非常重要的作用，因此辦公室人員自認(rèn)為其工作性質(zhì)及級別要高出學(xué)校的其他部門，導(dǎo)致辦公室和其他部門存在摩擦和糾紛。而實(shí)際上，辦公室理應(yīng)成為高校的后勤服務(wù)部門，是為學(xué)校學(xué)生、高層領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的，更是為學(xué)校內(nèi)其他部門提供信息、咨詢、服務(wù)的。
　　人員綜合素質(zhì)有待提高。在高校辦公室任職的工作人員一般來自于各種不同的崗位，具有不同的專業(yè)背景，并且大多數(shù)工作人員既沒有接受過教育學(xué)、管理學(xué)等方面的專門培訓(xùn)，又缺乏必要的繼續(xù)教育時間與機(jī)會。由于從事日常管理，每天忙碌于繁重的事務(wù)性工作，加上學(xué)校各項工作的持續(xù)改進(jìn)，他們只是憑著有限的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行工作，缺乏運(yùn)用現(xiàn)代方法去思考，其管理水平不能適應(yīng)高?？焖侔l(fā)展的辦公室管理工作的要求。
　　人員激勵機(jī)制不健全。激勵有兩層含義：一為鼓勵、激發(fā)，二為斥責(zé)、批評，是通過某種有效的操作激發(fā)或誘導(dǎo)使其進(jìn)入高動機(jī)狀態(tài)，從而為某一目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)努力奮進(jìn)。而目前高校辦公室人員的激勵手段相對落后，通常只是年度一次的年終獎，并且分配不公平，導(dǎo)致辦公室工作人員的積極性不高，為辦公室工作的推進(jìn)帶來各種不良的影響。
　　3.工作任務(wù)不斷增重的挑戰(zhàn)。
　　我校自評估以來，為適應(yīng)發(fā)展的需要，實(shí)行校、院二級管理模式。二級學(xué)院設(shè)有辦公室、教務(wù)辦、學(xué)管辦等機(jī)關(guān)，這些機(jī)關(guān)一方面要努力為師生員工服務(wù)、做好二級學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，另一方面要做好學(xué)校辦公室和學(xué)校各職能部門下達(dá)的相應(yīng)工作，成為全校各項任務(wù)下達(dá)的終端和基層各項信息的最初反饋部門。由于高校在校師生數(shù)量不斷增多、學(xué)校職能部門的權(quán)力下放，一級學(xué)院機(jī)關(guān)所負(fù)責(zé)的教學(xué)運(yùn)行、學(xué)生管理、科研管理、后勤保障等具體工作量相應(yīng)增加。此外，當(dāng)前不斷深化的教育教學(xué)改革和不斷提升的辦學(xué)水平，正在進(jìn)一步增加二級學(xué)院辦公室等機(jī)關(guān)的工作量。
　　4.辦公自動化方面的挑戰(zhàn)。
　　目前各行各業(yè)都在向信息化發(fā)展，高校二級學(xué)院辦公室管理也不例外。如今的高校二級學(xué)院辦公室一般都擁有計算機(jī)等一些現(xiàn)代化設(shè)備，但由于辦公室人員的信息素養(yǎng)不高，沒有專門的辦公室管理系統(tǒng)軟件的開發(fā)人員和設(shè)備維護(hù)人員，缺乏系統(tǒng)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)。大部分二級學(xué)院辦公室資源利用較低，往往只停留在文稿處理與打印上。二級學(xué)院辦公室的辦公自動化、信息化程度普遍不高，直接影響著二級學(xué)院各項活動的開展。
　　二、提升二級學(xué)院辦公室管理成效的對策
　　1.樹立正確的管理理念。
　　管理以人為本?，F(xiàn)代管理中的以人為本的觀念，是指在管理活動中堅持一切從人出發(fā)，以調(diào)動和激發(fā)人的積極性和創(chuàng)造性為根本手段，實(shí)現(xiàn)效率、效益的不斷提高和人的不斷發(fā)展的觀念。思想是行為的先導(dǎo)，人們的思想觀念決定其行為結(jié)果。高校二級學(xué)院辦公室的工作人員具有什么樣的管理觀念對管理效果至關(guān)重要。正確、科學(xué)的觀念會取得高效率的管理效果，錯誤、落后的觀念會給實(shí)際工作帶來不良的結(jié)果，導(dǎo)致管理的失敗。在新形勢下學(xué)院辦公室工作人員如果能夠在工作的各方面、各環(huán)節(jié)當(dāng)中都樹立以人為本的觀念，從教師、學(xué)生的角度出發(fā)分析和解決問題，將為辦公室管理工作走上良性循環(huán)建立一個良好的起點(diǎn)。
　　2.重視目標(biāo)管理。
　　對于學(xué)院中心樞紐的二級學(xué)院辦公室來說，目標(biāo)管理尤其重要。學(xué)院黨政應(yīng)根據(jù)學(xué)院自身發(fā)展需要，在學(xué)校宏觀政策的指導(dǎo)下，由辦公室具體制定更切合實(shí)際，更富有激勵性、特色性的目標(biāo)要求。目標(biāo)制定應(yīng)采用共同參與制定的方式，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和辦公室工作人員一起選擇目標(biāo)并就如何實(shí)施達(dá)成一致意見，明確目標(biāo)的完成時限，并注重平時目標(biāo)反饋。與傳統(tǒng)的管理方法相比，目標(biāo)管理更重視人的自我控制，鼓勵全體辦公室工作人員民主參與決策。通過建立學(xué)院辦公室目標(biāo)管理制度，把個人的目標(biāo)和組織的目標(biāo)結(jié)合起來，既能充分發(fā)揮個人的積極性、能動性和創(chuàng)造性，又能保證辦公室工作目標(biāo)的順利完成。
　　3.建立健全規(guī)范的規(guī)章制度。
　　制度化建設(shè)是加強(qiáng)科學(xué)管理、提高工作效率和質(zhì)量的重要手段。辦公室工作要適應(yīng)高校管理體制改革的需要，就必須加強(qiáng)制度化建設(shè)。要建立和完善科學(xué)、合理的規(guī)章制度體系，使教職員工辦事有章可循，使學(xué)院各項工作有章可依。
　　4.注重業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，強(qiáng)化人際溝通和團(tuán)隊意識。
　　辦公室人員需注重自身素質(zhì)的不斷提高，學(xué)習(xí)現(xiàn)代管理知識，提高業(yè)務(wù)水平，工作中不做外行事。爭取掌握各項業(yè)務(wù)知識，工作中爭當(dāng)多面手，提高服務(wù)能力。學(xué)院辦公室綜合工作中部分是常規(guī)事務(wù)性工作，工作人員在自己的職責(zé)范圍內(nèi)能夠獨(dú)立完成。而部分工作需要辦公室人員合作才能完成，因此每個辦公室工作人員都需要增強(qiáng)團(tuán)隊意識，把分散狀態(tài)的人力、物力等資源有效整合，實(shí)現(xiàn)辦公室工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。在工作過程中，要建立良好的人際關(guān)系和輕松愉快的工作氛圍，形成相互信任、相互適應(yīng)、相互促進(jìn)的環(huán)境，形成一支富有凝聚力的團(tuán)隊，提高工作效率。
　　5.建立二級學(xué)院辦公室工作實(shí)效性評價體系。
　　二級學(xué)院辦公室工作實(shí)效性評價體系的建立是檢查前一階段辦公室工作成效的重要指標(biāo)，也是正確制訂下一步工作計劃的重要依據(jù)，起到總結(jié)和督導(dǎo)辦公室管理工作的作用。評價體系分為三類：（1）自我評價。辦公室工作人員通過自我評價一方面可以認(rèn)識到自身工作的重要性，另一方面可以通過自我評價，感受工作中的不足，強(qiáng)化意識，優(yōu)化管理。（2）領(lǐng)導(dǎo)評價。領(lǐng)導(dǎo)評價是指學(xué)院的領(lǐng)導(dǎo)對二級學(xué)院辦公室管理做出的總結(jié)和評價。領(lǐng)導(dǎo)評價是學(xué)院從宏觀方面對二級學(xué)院辦公室管理工作進(jìn)行檢驗(yàn)的重要方式和過程，是學(xué)院從宏觀方面實(shí)現(xiàn)辦公室優(yōu)化管理的戰(zhàn)略決策和資源配置的過程。（3）二級分院師生評價。辦公室很大程度地為師生服務(wù)，與師生的廣泛接觸，使得辦公室管理的優(yōu)點(diǎn)與缺點(diǎn)很容易顯現(xiàn)出來。可以說，院系師生是學(xué)院辦公室管理效果的直接感應(yīng)者，對優(yōu)化辦公室管理起到至關(guān)重要的作用。
　　總之，二級學(xué)院辦公室管理工作者，必須時刻牢記自身職責(zé)，堅持與時俱進(jìn)、不斷改革創(chuàng)新的原則，努力成為溝通上下的咽喉、聯(lián)系左右的紐帶、傳播信息的中樞，創(chuàng)出特色、創(chuàng)出業(yè)績、創(chuàng)出品牌，全面地提高學(xué)校辦公室管理的科學(xué)化水平。
　　
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