加強新時期高校學籍檔案網絡化管理的思考與探索

　　摘 要： 隨著時代的發展與進步，高校學籍管理工作越來越受到各國政府、主管部門和高等院校的重視和關注。尤其是我國，隨著辦學規模的不斷擴大、專業設置的增多、招生人數的增加和出國留學人數的上升，原有的學籍管理辦法和制度已不能適應新時期高等教育發展的需要與要求。將學生入學、在校學習直至畢業證發放等過程融為一體的“一條龍”式的學籍檔案網絡化管理系統，正被我國各高等學校采用與推廣，其科學化建設、有效管理等問題迫切需要深入探討和研究。
　　關鍵詞： 高校學籍檔案管理 網絡化管理 四個方面
　　
　　學籍檔案網絡化管理是檔案工作適應信息化發展的必然趨勢，是提高檔案工作為社會服務能力的不可缺少的有力手段。近年來，隨著我國高等教育改革的不斷深入，各高校辦學規模日益擴大、專業設置迅速增多、招生人數逐年增加，利用學籍檔案了解畢業生情況的人也越來越多。原來基于小型數據庫、半手工操作的學籍檔案管理模式已難以適應高校發展的新需要。學籍檔案管理網絡化正是適應這一趨勢，逐漸發展擴大起來的。學籍檔案管理網絡化，既是高校教學管理的發展機遇，又是對相關人員管理綜合素質的考驗。如何提高高校學籍檔案管理的水平，使學籍檔案管理方式網絡化、現代化，管理內容規范化、系統化，確保學籍檔案的安全性和保密性，是當前教學管理人員需要認真探討的重要課題。
　　一、學籍檔案網絡化管理的意義
　　1.相對于傳統的學籍檔案管理，網絡化管理的信息容量大，可使學生信息得到系統化和規范化管理。隨著學生在校信息越來越多元化，學籍檔案需要收集的信息內容會越來越多，除了學生學習成績以外，還有各類競賽成績、各種評比表現、思想品德鑒定、學籍異動、考研就業等。這些信息若是依靠傳統的檔案管理方式操作，內容就容易出現差錯或遺漏，學籍管理的規范性和完整性得不到保障，降低了檔案信息的可靠性。目前我國許多高校都已逐步開始使用學籍網絡化管理系統進行學籍管理，根據系統提示要求，填入內容即可，既規范又清晰還及時。
　　2.學籍檔案網絡化管理的服務查詢功能可得到有效利用，隨時隨地能利用網絡進行遠距離信息求證。目前，學籍檔案網絡化管理的服務查詢功能主要體現在以下三個方面：一是為學校的教育教學改革和發展提供系統的研究數據。學校從招生檔案中可以總結得到生源質量信息和專業受歡迎的程度，從畢業檔案中可以分析出理論與實踐教學的成效和學校的社會信譽度等。二是為學生畢業離校后的就業、考研、出國等提供系列服務。當用人單位需要學校提供成績、品德、綜合能力、特長愛好等方面的信息，管理人員可直接從學籍檔案管理系統中調出，方便快捷，內容詳盡。三是為遠距離的信息求證提供方便快捷的查詢功能。隨著計算機技術和網絡技術的普及和提高，高校學歷信息與全國高等教育學生信息網聯通，使遠距離查詢就業學生的學籍信息得以實現，提高了信息化管理的利用率，同時嚴厲打擊了買賣假文憑活動，為用人單位招聘人才提供了極大的便利。
　　3.通過網絡化手段進行信息的遠距離檢索，為教師和學生提供隨時查找資料的平臺，為管理人員進行規范化管理給予指導。不但節省了管理人員、教師和學生們的精力、經費和時間，而且使學校的管理進入高效、高質的良性發展軌道，大大提升了學校的管理水平。
　　二、加強學籍檔案網絡化管理的主要途徑和方法
　　為了推進高校學籍檔案網絡化管理工作的順利進行，應從以下四個方面加大力度。
　　1.大力建立和完善學籍管理制度，樹立現代教育觀，依法進行學籍管理。對學校來說，要組織師生認真學習關于學籍管理規定的文件，統一教育思想，轉變教育觀念，牢固樹立依法管理、以人為本、以學生為主體的教育理念。應該清楚地認識到實行學籍檔案網絡化管理是一種必然的趨勢。
　　2.提高學籍管理人員的信息化意識，建設一支高素質的學籍管理隊伍。學籍檔案網絡化管理由于設備的現代化、檔案種類及載體的多樣化，檔案管理水平的不斷提高，對檔案管理人員在業務知識、科學技術知識、相關學科知識及管理水平和能力等多方面都提出了新的更高的要求。學籍檔案管理人員除了應具備廣博的知識外，還應熟悉并掌握檔案學、檔案管理學、檔案保護技術等專業知識。隨著電子文件等多種新型載體的大量出現，要掌握計算機、光盤存貯、縮微技術及網絡技術等先進的管理手段，使學籍檔案管理從經驗管理、科學管理過渡到現代化管理，因而學籍管理人員應當結合實際，創造性地開展實驗和研究。
　　3.建立院系二級學籍管理體制，適應學生動態學籍管理的需要。設立院、系兩級學籍管理體系，其宗旨是方便學生，服務學生。隨著各高校學分制的實施，學籍管理工作必須提高網絡化程度，重視信息的流通和交換，特別是要實行彈性學分制。要充分發揮系一級在學籍管理中的主體作用，調動系教學秘書的積極性。學籍管理中的分支工作應該在系一級完成，如成績錄入、學生的注冊、考勤登記、選課等。教務部門應在學籍管理中主要發揮指導作用。
　　4.加強制度化、強化管理人員的責任意識。在學籍管理信息系統中，院、系管理系統之間相互共享數據，而分管各系統的工作人員又相對獨立，甚至分屬于不同的行政部門，而任何一個環節中的數據錯誤都會影響到學籍管理其他環節的正常工作。這種特性要求管理人員具有高度的責任心，嚴格保證自己錄入的數據的準確性與時效性。因此，必須有相應的制度來保證，教務處是統籌教學管理的職能部門，必須制定相應的關于教學運行管理的工作細則及懲罰規定，從制度上約束教務處本部門工作人員，使各系部教學管理人員樹立質量意識。只有這樣，才能更有效地增強教務管理人員的責任心，降低差錯率。
　　總之，高校學生檔案是高校的寶貴財富，是學生管理工作不可缺少的重要信息資源，起到了不可代替的作用。高校要重視學籍檔案管理工作，優化學籍檔案管理，在實踐中要不斷摸索，加快檔案管理工作網絡化建設，積累高校學生檔案管理工作經驗，讓檔案信息真正能及時有效地為社會提供服務，使學籍檔案管理工作走上規范化、制度化、科學化的道路。
　　
　　項目來源：湘南學院科學研究課題（2011YY16）