地方高校檔案信息資源的開發與利用研究

　　摘 要： 本文論述了地方高校檔案信息資源開發利用對于地方高校自身的建設和發展的重要意義，闡述了開發利用地方高校檔案信息資源的策略、創新模式及具有地方高校特色的檔案信息資源，并針對地方高校檔案部門發展中出現的種種問題，采取了可行性措施。
　　關鍵詞： 地方高校 檔案 信息資源 開發 利用
　　
　　檔案信息資源的開發利用，既是檔案學界要面臨的實踐問題，又是學術界長期關注的理論課題。高校檔案是一種重要的文獻信息資源，是一個集教學、科研、基建、黨政管理、財務、人才信息等眾多門類為一體的綜合性的檔案體系，是推動和發展學校教育事業的寶貴財富。然而，在部分地方高校中，檔案信息資源的開發利用還處于極不平衡的狀態，一部分地方高校檔案已經組織專門力量，有計劃地進行檔案信息資源的開發利用，并取得了一定成效。但是絕大多數地方高校部門仍然沿用傳統的思想和做法，致使檔案信息資源的開發利用工作缺乏生機和活力。但是，在開發利用過程中用何種態度對待檔案信息資源，使其自身潛在的價值通過合適的手段轉化為現實價值，并使檔案信息資源開發利用在信息化時代走上規范化和法制化的軌道，這是值得我們分析研究的問題。
　　一、地方高校檔案信息資源開發與利用策略
　　地方高校信息化建設是一件利校利學的實事工程，它不僅有利于地方高校向現代化、科學化、規范化發展，而且有利于持續提高地方高校的教育教學質量。因此，研究地方高校檔案信息化狀況，梳理其存在的問題，有針對性地提出相應策略，對推動地方高校檔案信息化建設的深化發展有著十分重要的意義。
　　1.分析研究館藏檔案內容，進行系統開發。
　　地方高校檔案內容復雜，包括黨政管理檔案、科技檔案、學籍檔案、人物檔案、基建檔案、教學檔案、學生檔案和聲像檔案等，對這些檔案內容進行調查分析研究，選擇利用面廣，與現實聯系密切的專題進行系統的整理編輯，就可以為學校、為社會提供主動的高質量的智能型服務。例如：《優秀教學成果匯編》《最新科技成果簡介》《優秀畢業論文匯編》等，可以為社會提供有價值的科技信息，促進成果轉化；利用人物檔案編寫和出版名人錄，不僅可以將名人的科技成果、創作成果推向社會、推向市場，而且可以把地方高校的人才介紹給各行各業，使他們有更多的機會在更廣闊的天地施展才干，不斷為國家、為社會創造物質財富。此外，通過對館藏檔案內容的分析研究，編寫校史、組織史、學校歷年大事記、編輯有較高價值并且有愛國、愛校教育意義的專題史料，可以為用戶提供系統的專題成果。
　　2.優化館藏，加強檔案基礎建設。
　　檔案基礎工作主要包括檔案的收集、整理、鑒定、編目、保管利用等工作，做好這些工作是做好檔案信息開發和利用工作的基礎。隨著現代化科學技術不斷發展，各種載體的檔案大量增加，這就要求我們必須建立起門類齊全、數量充實、結構合理、內容豐富的檔案信息庫，才能為信息的開發利用提供物質基礎。而收藏和利用之間存在著相輔相成的辯證統一關系，只有建立合理的館藏結構，才能為檔案信息資源的開發利用提供工作對象；只有有效地開發利用，才能使館藏信息發揮應有的功能和作用，所以我們要大力加強檔案的館藏建設，重視檔案的基礎工作，多渠道、多途徑地廣泛收集檔案材料，建立科學的歸檔范圍、保管期限，把好案卷質量關，優化館藏。
　　3.聯合外界力量，進行合作開發。
　　地方高校檔案部門擁有豐富的檔案信息資源，但因人員緊張、專業距離等因素的影響而得不到很好的開發利用。為了解決這一問題，地方高校檔案部門可以與相關的部門合作，利用各自的優勢，共同開發高校檔案信息資源。例如，地方高校部門可以與社會有關部門合作，利用高校檔案信息資源參與他們所選擇的有關課題的研究，為社會提供高層次的信息服務。此外，重視高校檔案部門之間的合作，改變地方高校檔案部門之間的封閉或半封閉狀態，可以使各高校的檔案信息資源互為補充，也可以減輕各自在人力和資金方面的壓力，共同促進高校信息資源的開發利用。
　　二、檔案信息資源開發利用創新模式研究
　　研究檔案信息資源開發利用創新模式，首先要明確創新方向，并在正確的方向上實施科學的戰略。在日益更新的信息環境下，檔案信息資源開發利用也逐漸發生了變化。檔案部門可以根據這些變化，研究檔案信息資源開發利用工作在各種環境下的發展狀況和規律，致力于檔案信息的深層次開發和利用，不斷研究信息資源開發利用的新需要和新特點，在此基礎上確定創新方向、制定創新策略、建立創新模式。
　　目前，信息資源的最大特點是信息量巨大且雜亂無序，而利用者的需求則是層出不窮且千差萬別的。檔案信息資源開發利用創新模式就是要在二者之間建立起科學的關聯通道，營造高效的供求交互環境，提高利用者對信息資源的接觸、認識、共享、獲取、處理、運用等綜合能力。
　　要實現上述目標，就要立足于加速檔案信息資源自主開發利用環境建設，引導用戶自主開發利用資源。逐步建立起由檔案部門開發資源環境，用戶自主利用資源甚至參與資源開發與創新模式。
　　信息資源自主開發利用環境建設的宗旨是提供信息資源的檢索和應用效率，進而延伸到信息資源的可檢索性、可重用性，以及符合上述條件的信息資源數量。因此，創新模式的建立也應時刻把握提高資源上述共享能力這一主線，將信息資源開發利用創新模式建設融入檔案管理各項工作。
　　三、基于地方高校檔案部門現狀，開發具有地方高校特色的檔案信息資源
　　目前地方高校檔案工作面臨缺乏具有高校特色的檔案信息資源，只有豐富和優化館藏，加強編研，提高檔案信息利用效率，才能有針對性地加大特色檔案信息資源的開發力度。編研就是以檔案部門庫藏的檔案為主要對象，根據客觀實際需要，按照一定的題目，在對檔案進行分析研究的基礎上，把檔案及其整理、加工的材料進行編排、匯集，編印成各種編研產品，再通過有效的傳播渠道，提供給社會并為其服務的一種工作。編印工作是開發檔案信息資源的重要方式之一，也是提高檔案工作整體水平的重要途徑，是檔案管理部門主動地、系統地、廣泛地為社會提供科技信息服務的一種方式，應在熟知庫藏檔案資料的基礎上，主動了解社會各方面的信息需求，做到根據需求者不同的需要，有針對性地開展庫藏檔案信息的再加工，編制成各種目錄、索引、摘要，以適應不同的需求者從不同角度全方位、深層次地查找所需信息資源。地方高校在開展編研工作中，一定要結合本校特點，充分調研，把編研工作重點放在“精、管、用”的基礎上，主動上門，使檔案信息開發利用既有規范性，又有可行性，充分發揮檔案作用，提高利用率。
　　四、針對地方高校檔案部門發展中出現的種種問題，采取可行性措施
　　1.加強基礎工作，建立合理的地方高校檔案信息資源開發體系。
　　地方高校檔案部門要加強檔案的接收和征集工作，擴大檔案的接收范圍和征集門類，力爭建成檔案數量充足、內容豐富、結構合理、質量優化并富有特色的檔案信息資源保障體系。在具體工作中，要堅持以調查研究為前提，以建庫為基礎，以服務為中心。減少盲目性，增強目的性，全面系統地進行館藏內容的分析和檔案利用需求的調查研究，瞄準社會需求，制定相應方案，吸收各類專家、學者積極參與檔案信息開發，把檔案信息資源中的技術信息、知識情報、科技含量盡量轉化為生產力，推動社會發展。以建庫為基礎，利用館藏信息 ，培育特色，增強與經濟工作和發展的關聯度，通過強化征集、接收等基礎業務工作，增大館藏檔案信息含量，擴大信息源。要注意跟蹤社會熱點問題，尋找有價值的信息源，并與相關部門建立工作聯系，穩定信息源，要以服務為中心，推廣服務是檔案信息資源開發工作的根本目的，檔案信息資源開發的整個活動都應圍繞推廣服務來開展工作。
　　2.構建適應信息化要求的地方高校檔案管理模式。
　　為了克服現行地方高校檔案管理體制中出現的弊端，真實準確地發揮地方高校檔案在新時期的信息作用，就必須積極適應社會信息化發展的要求，建立起較為先進的地方高校檔案管理模式。應該在全國范圍內建立通用的可靠的高校檔案信息網和高校檔案管理中心，并要采用工作現代化的信息實施使檔案信息資源共享，讓用戶能夠通過便捷的途徑迅速獲得高效滿意的服務與自身所需要的真實的信息，從而進一步發揮地方高校檔案的作用。
　　3.建立健全地方高校檔案信息資源服務體系。
　　為了提高地方高校檔案信息的利用率，地方高校檔案部門要創新服務機制，拓寬服務領域，變被動服務為主動服務，把死檔案變成活信息。根據用戶需求的變化，有針對性地向用戶提供信息服務。同時要處理好維護知識產權與檔案信息資源的關系，提高對檔案信息地位的認識。加強市場調研，改變服務方式，滿足社會需求。在市場經濟條件下，檔案信息服務的內容必須以市場需求為出發點，檔案部門更多地與用戶進行溝通和交流，把用戶反饋的信息作為檔案管理部門信息資源開發的重要依據。要開展咨詢服務、跟蹤服務、定向服務，盡可能滿足社會對檔案信息的不同需求，從而促進地方高校檔案信息資源快速發展。
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