網絡環境下的檔案管理創新研究

趙輝

（中國第一重型機械股份公司檔案管理部，黑龍江 齊齊哈爾 161042）

互聯網的出現為檔案的開發與利用帶來了空前的活力。當前檔案工作者的重要使命就是開發和利用檔案信息資源，不斷創新檔案服務機制，積極主動地為經濟建設主戰場服務，為全面建設小康社會服務。我們要通過計算機網絡為用戶提供服務，并加強各項事務管理，促使檔案管理現代化。目前，國內許多單位檔案館（室）利用計算機網絡開展的網上服務，并已成為為企業單位提供檔案利用服務的一種重要形式。

1 網絡環境下檔案管理主要內容

1.1 檔案信息化管理是網絡化發展的必然趨勢。檔案信息管理是指對檔案信息進行輸入、組織、控制、輸出和調控等一系列活動的有機總和,是為機關、企業和社會各方面管理和提供檔案信息服務的一種有組織的活動程序和工作體系。伴隨著網絡技術的普及和檔案管理現代化進程的加快，網絡環境的現代電子檔案管理系統是加快檔案管理的一種趨勢。

1.2 以檔案信息資源建設為核心。要以擴大檔案信息開發利用為目標，在建立科學、統一的檔案管理模式、制度和標準的基礎上，盡量采用先進、適用的計算機網絡技術，充分利用本企業的信息資源，研制檔案信息化管理系統，以加強對本企業各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計、利用、編研。同時，加強企業檔案的現代化管理水平，為企業的管理、生產、經營、科研等工作提供門類齊全、形式多樣、內容真實的檔案信息服務，并為檔案信息化的持續發展打下基礎，使檔案信息化與企業信息化、企業各項工作的發展要求相適應。

2 創新網絡環境下檔案管理手段提升檔案服務質量

2.1 創新服務手段

2.1.1 建立檔案館（室）網頁，開展網上利用服務。隨著檔案館（室）內部局域網的建立，檔案部門將充分利用企業單位的網站制作自己的網頁，積極組織上網數據和信息，使檔案管理服務系統聯上企業單位網站，實現檔案信息的網上檢索，為用戶提供更好的服務。檔案工作者要以網站為基礎，進一步加快檔案信息資源數據庫建設，尤其是電子文件全文數據庫建設，在網站上實現電子文件的實時管理與利用，實現檔案信息資源數字化、數據庫化，檔案信息服務利用網絡化、檔案管理工作自動化和檔案信息管理法制化。

2.1.2 電子文件的自動上傳收集。目前在單機上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的問題。與傳統紙質檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，檔案部門可以改變傳統工作模式，在網頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，在第一時間將其收集到，并在檔案館（室）的服務器上歸檔。例如：為了方便下級或管理部門、用戶通過網站傳送自己單位非保密的檔案全文，檔案館（室）自行開發了“電子文件全文自動上傳歸檔系統”。該軟件可以利用身邊聯入網站的計算機，足不出戶就可將電子文件全文自動上傳到檔案服務器歸檔，而不需跑到檔案館（室），也不必交任何光盤或軟盤。

2.1.3 建立“電子文件（檔案）數據管理中心”。檔案館（室）與企業單位信息管理部門可加強密切配合，建立“電子文件（檔案）數據管理中心”。該中心設在企業單位檔案館（室），是企業單位信息資源庫的重要組成部分。電子文件（檔案）數據管理中心集中管理網站內各單位的歸檔電子文件，并在網站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務，實現電子文件信息資源共享。其優點是覆蓋面廣，內容豐富，利用率高。

2.1.4 開展在線服務。傳統的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、閱讀檔案復制件或公布件，特別是到檔案部門利用檔案原件的方式，在信息化時代里必然要發生變化，至少是部分變化。社會的全面信息化改變了人們工作、學習和生活的環境，使人們更注重信息的時效性，希望通過信息系統、信息網絡及時準確地獲得多種信息。因此，被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現代化的檔案服務方式所代替。檔案部門可以在網頁上通過匯編相應的專題、提供數據庫查詢、電子信箱等服務方式，讓利用者與檔案館（室）利用電子郵件在網上進行快速通訊，進行信息交流，回答服務對象對檔案材料真實性與保存價值的咨詢，提供查詢和資信服務。

2.2 拓展服務領域

2.2.1 信息服務的社會化、多主體。由主要為企業單位內的對象服務轉化為社會全方位服務，已成為檔案管理者的共識。這是因為檔案部門既要面對企業單位等一切社會活動中利用或可能利用檔案信息的組織和個人，又要針對性地為特殊利用者提供特定服務。信息化社會中，人們對各類信息的需求日益迫切。隨著科學技術的發展，人們從事的科學研究和生產建設、行政管理活動變得越加復雜，越離不開信息服務。對檔案信息的單一需求必然將被對檔案、文件、圖書、情報檢索資料的綜合需求所代替。

2.2.2 興辦服務實體，發展檔案產業。處于信息化社會的今天，從信息資源開發的角度看，檔案人員不再單純是檔案的保管員，還應是檔案信息財富的擁有者和提供者；檔案館（室）也不再是單純的收藏機構，還是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術的用戶。知識經濟時代檔案館（室）的改革創新方向就是走信息化道路，在為企業提供檔案信息服務的基礎上，創建檔案信息服務產業，建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務為主要內容的工作實體。對于檔案信息的開放和開發，檔案工作者應當樹立服務意識和產業意識，面向經濟建設主戰場主動出擊。如在匯編專題信息方面：開發科技信息，幫助企業引進開發先進技術產品；開發經濟信息，為企業結構調整服務；開發市場信息，為企業提供營銷機會；開發法律信息，為企業維護合法權益服務等。

2.2.3 加強橫向聯合，實現信息資源共享。隨著信息時代的發展，人類的知識和信息總量在急劇增長，面對浩瀚繁雜的文獻情報，任何一個文獻部門都不可能將所有知識和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必須打破各部門各自為政的局面，建立一個完整的社會信息系統，實行一體化管理，充分發揮整體優勢。建立聯合目錄，實現資源共享，實現資源共享能使各部門相互分享各自的資源，使利用者很方便地獲得更多、更廣泛的知識、信息、情報。通過建立聯合目錄，形成網絡，實現資源共享，使各文獻部門充分挖掘資源潛力，實現文獻資源互補，提高館（室）藏資源利用率，避免不必要的重復和浪費，因而也可有效地緩解存儲空間擁擠、人員及資金緊張等矛盾，并有利于檔案館（室）館藏朝著有側重、有特色、專業化、系統化的方向發展，更好地滿足企業多方面的需要。

2.2.4 注重“反饋”，深層次開發檔案信息。反饋方法在檔案信息資源開發利用中起著重要的作用。通過反饋信息資源開發利用所產生的結果，進行分析研究，可以提高信息資源開發利用的科學性、合理性、系統性。

3 結束語

當前檔案工作者的重要使命就是開發和利用檔案信息資源，不斷創新檔案服務機制，積極主動地為經濟建設主戰場服務，為全面建設小康社會服務。要通過計算機網絡為用戶提供服務，并加強各項事務管理，促使檔案管理現代化。

[1]陶紅.淺議檔案信息管理創新[J].檔案管理,2009,(04)

[2]紀利杰.談網絡環境下的檔案信息安全[J].檔案天地,2009,(04)

[3]李雯.網絡環境下檔案用戶信息需求與檔案信息服務的探索與創新[J].蘭臺世界,2009,(14)