如何做好檔案管理工作之我見

朱鳳智

（中房集團哈爾濱房地產開發公司，黑龍江 哈爾濱 150000）

隨著社會的發展，企業內部檔案管理工作逐漸顯出重要的作用。檔案是信息的來源，是客觀真實反應一個企業的運營情況的媒介，充分利用檔案信息，為企業的決策和發展提供有力的依據。檔案管理工作是企業管理工作的一部分，是提高企業工作質量和工作效率的必要條件，是維護歷史真實面貌的一項重要工作。做好檔案管理工作，一方面為企業高層管理人員及時了解企業整體經營狀況、適時調整經營策略提供準確依據；另一方面有利于社會各屆準確認定企業經營成果，為企業與各屆進行有益合作奠定堅實的基礎。現就我在實際工作中的經驗談談體會：

1 培養職業道德

1.1 增強責任心

很多企業高層認為檔案管理工作可有可無，導致檔案管理人員缺乏足夠的認識、沒有扎實的基礎知識，在檔案管理工作中缺乏良好的職業道德，工作粗心。針對這種現象，企業應加強對每一位檔案管理員工的培訓，建立員工高度責任感。

1.2 做好保密工作

很多檔案管理人員的法律意識比較淡漠，甚至不了解相關法律法規，不經意就會泄露一些工作機密。但是作為企業機要文件管理者，要時時刻刻用法律法規來嚴格要求自己，應加強上崗前培訓，學習《檔案法》和《保密法》，增強自己的法律意識。

2 提高專業技能

2.1 高科技的檔案管理手段

現在是一個信息時代，對檔案的管理也應該走向高科技的科學化道路。充分的運用檔案管理軟件，對檔案進行分類管理，建立電子檔案，提高檢索速度，方便相關人員的查找。將電子檔案與網絡連接，實現資源共享，有利于信息交流。同時，對電子檔案進行加密，對檔案管理人員進行身份確認，設立防火墻，防止病毒入侵。重要的是，電子檔案要設置為“只讀”狀態，防止無關人員竄改檔案。因此，檔案管理人員必須不斷地更新相關軟件的專業知識，實現檔案數字化服務。

2.2 規范化的檔案管理手段

企業近幾年發展較快，檔案管理人員的專業素質參差不齊，有的管理員在立卷過程中沒有按照卷內文件目錄順序進行排序立卷，卷內目錄與實際整理文件不相符，卷內資料漏失現象比較普遍。此外，在立卷時間上，有時會將常年積壓的文件一次立卷，既不符合事畢立卷要求，又不利于查找，容易丟失；因此，針對這一現象，要建立健全一套完整的、適用本企業的規章制度，對收集上來的檔案要及時建檔，按要求操作，使其記錄內容全面、客觀。

值得一提的是，檔案交接程序在工作中往往被人忽視。

企業內部很多部門認為檔案交接程序可有可無，由于缺少具有操作性的規定，長期以來，檔案工作交接基本處于自發狀態，交接效果的好壞主要依靠檔案人員的自覺。多數單位調整人員后檔案工作雖未空崗，但實際工作難以銜接，幾度換人的單位檔案管理工作則遭受“重創”。 因此，檔案管理部門應當轉換思路，從被動依靠各單位自覺做好交接工作轉變為主動用成文的制度進行約束和規范。細化手續，加強監督和檢查。

3 加強檔案維護

3.1 做好防霉防蛀工作

檔案應當存放在一個溫度、濕度相對穩定的環境里，及時通風，保持屋內的環境衛生干凈、整潔。可是由于某些單位對檔案沒有足夠的認識，所以，檔案到處堆放，庫房灰塵、垃圾滿地、室內潮濕。在這樣的環境下檔案很容易發霉，紙張變質，不用則已，一用則原始資料遺失，非常可惜。卷柜應在一個通風良好的環境中，墻上掛有溫度和濕度計，每天都要打掃庫房，不能有灰塵和雜物，發現蟲子要及時撒藥，防止檔案被蟲子咬損。

3.2 做好破損檔案修復工作

檔案存放時間較長，一定時期后檔案很容易破損，所以要經常檢查檔案的存放情況，發現破損及時補救。

修復檔案時應注意以下幾點：

不能用訂書釘裝訂檔案。因為訂書釘一年或兩年就可銹斷，生銹的地方會粘到檔案上，檔案很容易沾上污垢，裝訂檔案時最好用線把檔案裝訂在一起。

破損處不能用透明膠粘貼。透明膠粘到檔案上，年復一年，有膠的地方就會變質，紙張變脆、容易破損，嚴重的就會變成漏洞，我建議破損的地方要使用漿糊、紙張補漏洞，這樣才能存放較長的時間。

總之，看似簡單的檔案工作，其實是政策性、機密性、專業性非常強的一項工作。只有將原始數據與電子檔案相結合，運用現代管理手段，才能充分發揮檔案的作用，從而為企業發展指引方向。

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