提高疾病預防控制機構檔案利用水平的探索

黎 清

（廣西賀州市疾病預防控制中心，廣西 賀州 542800）

疾病預防控制機構（下簡稱疾控機構）檔案是指疾控機構在建設和發展過程中所從事的疾病預防、公共衛生檢測、重大突發公共衛生事件、科研、基建、人力資源等活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式和載體的歷史記錄[1]。疾控檔案對疾病的預防和控制、保護人民群眾健康有著極其重大意義，一方面可以利用歷年積累的檔案資料開展疾病預測，提前采取相應的防控措施，防止疾病的發生和流行；另一方面可以指導疾病防控，制訂科學的防控措施，確保防控的有效性；同時還可以評價疾病防控效果，評價防控質量。因此，提高疾控機構檔案利用水平有著極其重要意義。

1 規范疾控檔案管理，是提高疾控檔案利用水平的前提

1.1 提高領導對檔案管理的認識，建立和健全檔案管理機制。由于疾控機構專業技術含量高，基層疾控機構領導普遍存在重專業技術輕檔案管理的思想，機構內不設置專門檔案室、無專職檔案管理員，檔案資料分散在各個科室甚至一些工作人員手上，工作人員缺乏檔案管理意識，檔案的安全性、科學性都無法保證。要改變這一局面，首先要提高領導對檔案管理的認識，充分認識做好檔案管理是保證疾控事業科學發展、可持續發展的關鍵措施，建立專門檔案室，建立檔案管理機制，形成"主要領導直管、檔案室做好技術指導、各科室配合"的共抓齊管的工作格局。同時，推行檔案管理責任制，將業務檔案的立卷、歸檔明確列入科室目標考核管理中，制定相應的考核指標定期進行考核，把檔案管理工作落到實處。

1.2 落實檔案管理的人、財、物，是規范疾控檔案管理的前提條件。把檔案工作納入本單位發展規劃和工作計劃，設置專門檔案室和專職檔案管理人員，配備庫房、整理室、閱讀室以及相應設備。同時，選取各科室業務骨干作為兼職檔案員，并對他們進行檔案專業知識培訓，讓他們充分掌握業務檔案的立卷、歸檔技術，承擔業務檔案的收集、整理、歸檔工作，形成系統的而科學的檔案資料。只有這樣，才能完成疾控部門各領域工程浩大的檔案資料的規范整理，才能為檔案資料的有效利用打下基礎。

2 網絡技術的應用，是提高疾控檔案利用水平的關鍵

隨著疾控機構信息化建設的加快，網絡已普及到每個部門，各部門數據都已全面電子化，這對網絡技術的應用提供了極大便利，也給檔案管理提出新的技術挑戰，比如檔案資源數據庫的建立與維護、數據數的安全等問題必須切實解決。隨著檔案案卷數量的不斷增加，檔案查詢、檢索功能網絡自動化需求更為突出，數據庫技術與網絡技術的完美融合極大地方便了檔案信息資源的開發利用，也提高了開發效率，如疾病預防控制中心檔案工作人員可以把衛生防病工作多年的經驗、成果，作為預防疾病的信息資源，通過計算機進行分類、分析，使分散、零星的檔案資料更集中、系統地提供可靠的高層次的信息服務，為衛生專業技術人員做好各種重大傳染病的預測預報、及早地采取有效的防制措施，提供科學依據[2]。在此基礎上"檔案在線閱覽室"的建立以及"網上檔案展廳"的設立，無疑適應了信息時代下人們對疾控機構檔案的利用心理，也激發了人們利用檔案的熱情，因為這種自控、多變、生動的方式給檔案信息用戶帶來了極大的便利和新鮮的感受，也為檔案信息資源開發帶來了新的生命力[3]。"在線閱覽室"和"網上檔案展廳"的建立，可以讓人們隨時在網絡中查找和閱覽自己感興趣和有用的檔案信息，打破了時空的限制，超越了傳統用戶與檔案部門之間時空限制而帶來的不便，有利于人們對檔案的認識水平的提高，也有利于疾控檔案的開發利用。

總之，加強疾控檔案管理是疾控事業發展的關鍵環節，網絡技術在檔案管理領域的應用是目前提高檔案利用水平的重要手段，準確、簡便、高效已成為檔案管理的重要目標。

[1]周心宇.淺談疾病預防控制機構聲像檔案管理[J].江西衛生保健,2010,12(2):32-33.

[2]盧世艷.試論信息時代疾控檔案開發的途徑與措施[J].青海師范大學學報(自然科學版),2009,1:81-82.

[3]倪代川.聶云霞.論網絡環境下檔案信息資源開發的途徑與措施[J].云南檔案,2006(8).