煤炭企業財務網絡系統的管理

吳景才

（鐵法能源公司銷售分公司 112700）

由于財務網絡系統應用時間較短，在應用過程中還存在著許多問題，加上財務人員業務水平和個人素質等原因，所以必須加強系統的內部管理和控制，才能保證財務網絡系統安全、有效的運行。

1 煤炭企業財務系統控制和管理形式的變化

1.1 系統內部控制和管理的范圍發生了變化

因為財務網絡的內部控制和管理的范圍大大超出了傳統的手工會計工作的范疇，所以原來的內部控制和管理原則已不適用于新的會計工作條件下的內部管理和控制。在財務網絡環境下，授權控制是最主要的。工作人員利用授權程序所提供的文件和口令，獲得相應的權利，并在系統里處理授權范圍內的業務。內部控制和管理的形式已經由原來的制度控制轉變為制度控制和程序軟件控制。

1.2 財務網絡使會計資訊的存儲方式和媒介發生了變化

在煤炭企業傳統手工會計方式下，數據記錄主要依靠工作人員的手工記錄，出現記錄錯誤的可能性加大，而且同一類數據可能會重復多次記錄。數據保存介質是“紙”介質，保存這些介質需要占用很大的空間，還需進行放火、防水、防潮、防盜等工作。在財務網絡工作環境下，數據保存介質是“磁盤”，磁性介質。磁性介質的采用節約了數據的保存空間，也使數據的存取方便了許多，磁性介質的保存除了需要紙介質保存所需的部分工作外，還要進行防病毒、防磁化等工作。

1.3 財務系統在內部控制的數據處理方式發生了變化

在煤炭企業傳統手工會計工作環境下，科目匯總表、資產負債表等財務報表分析均需要進行人工匯總計算，使得財務人員的工作量很大，同時也容易造成數據上的計算錯誤。在財務網絡環境下，只需錄入原始數據或通過外部系統轉入機制憑證并在計算機財務軟件的指導下進行會計分錄，通過憑證的審核、修改、確認由計算機自動完成打印輸出，科目匯總、借貸平衡等工作均由計算機自動完成，從而大大降低了財務人員的工作量，也避免了計算加總等工作出現的錯誤。

2 目前煤炭企業財務網絡系統內部控制和管理存在的問題

2.1 財務網絡內部控制系統授權存在安全問題

煤炭企業傳統手工會計授權下，對于每一項業務的每個環節都有相應工作人員的簽名或印章。簽名或印章的訪寫、仿造具有一定的難度。財務網絡系統授權方式是口令授權，口令授權存在于計算機系統內部。口令對于稍懂計算機操作知識的人來說根本算不上什么秘密，因為可以繞過財務軟件的相關控制措施，通過打開計算機財務數據庫進入財務報表等系統，則所有的財務秘密均可見。同時，工作人員可以利用特殊的文件或口令，獲得某種權利或運行特定程序進行業務處理，從而給企業造成經濟損失。

2.2 財務網絡條件下會計信息處理的控制存在安全問題

煤炭企業傳統手工會計信息處理的一條重要原則就是：職務相分離，職權不相容。網絡化后，這一原則的重要性下降甚至得不到遵循。由于系統操作的高度集中，許多崗位可以合并，許多手續合并到計算機統一執行，會計工作人員大大減少，從而使一些不相容的職務得不到分離，降低了工作人員相互牽制的效力。如，有些會計人員既從事數據的輸入、輸出工作，又負責數據的報送，這樣就增加了他們在未批準的情況下直接對使用中的數據和程序進行修改、復制或刪除等操作的可能性，從而使會計數據的準確性及安全性受到威脅，也增大了作假舞弊的可能性。

2.3 財務網絡系統數據執行主體和保存介質存在安全問題

財務網絡系統數據執行主體是計算機。計算機系統由硬件和軟件構成。掌握公司硬件系統存在物理易損性，一旦硬件系統出現故障或因停電等其它非人為原因，將導致數據不能被處理，會計工作不能進行。數據處理的準確、高效主要依賴于財務軟件的質量和性能。一旦軟件質量出現問題將會影響到數據處理的準確和速度。一旦程序中出現嚴重的病毒，將會嚴重危害系統的安全，若不能及時排除病毒很有可能擴大損失。會計數據主要保存在計算機的磁盤或者外在軟盤、光盤中，一旦磁介質由于受熱、受潮、折損等原因出現損壞，保存的會計數據將會丟失，如果沒有相關備份的話，將給會計電算化系統造成嚴重的損失，嚴重的影響到企業的會計工作。

3 加強和完善煤炭企業財務網絡系統內部管理和控制幾項措施

財務網絡系統的內部管理和控制是企業經營管理的重要環節，內部控制和管理的好壞成敗將決定著企業經營管理的得失成敗。在我國煤炭企業，會計電算化系統尚處于初級階段，加強和完善財務網絡系統將是十分重要和必要的。

3.1 加強和完善財務網絡系統的內部管理和控制制度

3.1.1 加強業務人員組織管理、完善財務網絡系統的控制制度。在財務網絡環境下，要對手工系統環境下的結構做出調整，對類會計崗位進行重新的劃分，在授權過程中運用內部審計，按照權、責、利相結合原則建立崗位責任制。對財務軟件的開發人員、維護人員和會計業務操作員、出納員進行合理的崗位分工。形成三類工作崗位：系統設計與維護崗位、賬務處理崗位和專業核算崗位。在財務網絡條件下新的內部管理和控制制度的原則應該是：系統授權制度化、工作程序流程化、節點控制職責化、職業道德規范化。

3.1.2 加強財務網絡系統的維護及檔案管理。財務網絡操作系統的維護主要是通過制定一套完整而嚴格的操作和維護規程來實現的。規程應包括操作的具體流程，各環節的主要分工和職責，注意事項，維護的時間和方面，維護的程序等內容。財務網絡系統在處理業務時所產生的各種賬簿、報表、憑證均應由專人管理，并制定相應的管理制度。磁性介質必須及時進行備份，并做好防止計算機病毒侵襲的工作。

3.1.3 加強財務網絡系統工作人員的職業道德建設。財務網絡系統的實施主體是“人”，但無論軟件質量如何優良，規章制度如何完善，作為電算化會計系統實施主體的“人”不能發揮作用，有制度而不去執行，甚至惡意的修改軟件程序，修改數據庫中的數據，非法取得口令，最終還是達不到內部控制的目的。企業管理者應當重視對財務工作人員的選用與培養，增強財務工作人員的職業道德水準和業務水平規水準和業務水平，達到財務網絡系統的主體誠信。

3.2 加強財務網絡系統業務操作的管理和控制

財務網絡系統業務操作主要包括數據的輸入、數據的處理和數據的輸出。對數據的輸入、處理、輸出過程的控制是保證會計核算系統有效的關鍵。只有經過核準的會計業務經過正確的輸入，進恰當的處理和運行，并及時的輸出，會計核算系統才能實現自身的目標。

3.3 加強財務網絡系統管理和控制的監督和審計

財務網絡系統的的應用在提高煤炭企業的經營和管理水平的同時，也給企業的經營和管理帶來了一定的風險。，因為財務網絡應用時間較短，操作系統的應用也存在著許多問題，所以在不斷完善制度建設的同時，對財務網絡系統運行的內部監督和審計是十分必要的，只有加強內部監督和審計，才能提高財務操作的透明度，防止財務人員利用職務和操作之便進行違法犯罪活動，從而達到降低企業的經營風險的目的。

目前，財務網絡系統已經逐步在煤炭企業得到普及和應用。隨著中國煤炭企業步入國際市場，財務網絡的推廣和普及將有利于煤炭企業的進行國際化管理，參與國際競爭和國際分工。加強和完善財務網絡系統的內部管理和控制，成為了煤炭企業經營管理工作中必須面對的一個問題，并將直接影響到企業的發展和效益的提高。

[1]魏麗娟.網絡財務管理研究.廣東工業大學 [D].廣東工業大學，2006.04.01.