企業人力資源管理信息化問題探析

　　 摘 要:文章在界定人力資源管理信息化基本概念的基礎上，分析了人力資源管理信息化的構成要素，強調在網絡經濟時代，企業的人力資源管理信息化發展將成為必然趨勢，提出了進一步加強人力資源管理信息化的相關策略。
　　 關鍵詞:人力資源管理 信息化 策略
　　 中圖分類號:F240 文獻標識碼:A
　　 文章編號:1004-4914（2011）12-250-02
　　
　　 信息技術的飛速發展，使企業經營管理環境發生了巨大的變化。傳統的人力資源管理存在著效率低、成本高和缺乏科學性等問題，只有全面系統地完善人力資源管理工作，才能使企業在激烈的競爭環境中立于不敗之地。信息化在人力資源管理這一領域的應用已經逐步得到推廣。
　　 一、人力資源管理信息化概述
　　 （一）人力資源管理信息化的概念
　　 人力資源管理信息化是通過信息技術實現企業人力資源管理的完整解決方案，是一種基于先進的軟件和高速、大容量的硬件基礎上的創新型人力資源管理模式。它主要通過網絡技術，采用集中式的信息庫來自動處理信息，實現員工自助服務、外協以及服務共享，達到降低成本、提高效率、改進員工服務模式的目的。
　　 （二）人力資源管理信息化的構成要素
　　 人力資源管理信息系統是對企業人力資源進行全面管理的人和計算機相結合的系統，它綜合運用各種信息技術，同時與現代化管理手段相結合，輔助管理者進行人力資源開發與管理，它不僅是一個技術系統，更重要的是一個管理系統。人、技術支持和組織管理理念是該系統的三個核心構成要素。
　　 1.人。任何先進的技術和管理理念離開了能駕馭它們的人的參與和執行，其效用都將大打折扣。人是人力資源管理信息化的根本，他們不僅要懂較深的網絡信息知識，能熟練操作計算機，而且還必須了解本企業人力資源的具體分布情況并具有一定的管理能力。
　　 2.技術支持。人力資源管理信息系統從數據收集到加工、儲存、傳送、使用和維護都離不開信息技術的支持，缺乏有效的技術支持，系統的工作效率將難以保證，管理理念的貫徹也將失去落腳點。人力資源管理信息系統通過全面運用計算機技術、網絡通訊技術、數據庫技術以及運籌學、統計學和各種最優化技術，實測企業的人力資源現狀，并建立起企業人力資源管理專家系統，為企業提供有關人力資源問題的高質量解決方案。
　　 3.管理理念。技術為管理服務，人力資源管理信息系統要發揮其作用僅靠技術還不行，必須與先進的管理理念結合起來。人力資源管理的實質是將知識資源視為企業最重要的戰略資源，使人力資源管理信息化本身就滲透著知識管理的思想，其關注的是如何利用員工數據信息獲得員工知識，再利用這些知識獲取最大的效益，這一管理思想應貫穿于人力資源管理信息化過程的始終。
　　 二、人力資源管理信息化的功能
　　 人力資源管理信息化的功能需要根據企業人力資源管理的實際情況，規劃實際有效的、能夠產生價值的功能模塊，比如：招聘與選拔、培訓、薪酬設計、績效管理、福利管理、自助服務等。人力資源管理信息化的功能主要體現在以下幾個方面：
　　 （一）提高人力資源管理的效率
　　 企業現有人力資源方面的信息包括個人基本信息、合同信息、崗位信息、工資福利信息等。傳統的人力資源管理都把此類信息存放于多個Word、Excel文件中或者直接打印出來置于文件柜中，這種分散的信息源，在信息的采集、整理和更新時會產生許多重復的工作，甚至從中提取出錯誤的信息，導致決策的失誤，降低管理的效率。
　　 采用無紙化的人力資源管理系統，將人力資源的相關信息全面的、集中的整合到計算機系統數據庫中。于是，傳統的依賴于人工的人力信息處理過程改為依賴計算機系統的處理過程，有效減少了信息更新和查找過程中的重復勞動，保證信息的相容性，企業高管只要獲取相應權限，不僅能大大地提高人力資源管理的效率，而且能為企業的人力資源決策提供可靠的依據。
　　 （二）降低人力資源管理的成本
　　 傳統的人力資源全人工、紙化實物儲存的管理方式，對于一些小型企業則問題不大，但是當對象是一些中大型企業時，由于部門崗位多、員工數量多，則人力信息資料多而雜。而一般的企業大多不愿意花時間去整理一些過時的人力信息資料，加上實物占地，常年累積下來，企業往往要騰出一大塊空間來堆放這些資料，而這必然要導致雇傭更多的人員來管理這些資料，花了更多的錢，而管理的結果往往沒有得到很大的提高或者根本沒有任何改善。
　　 技術時代的到來實現了人類無紙化管理的夢想，將龐大、繁多的人力資源信息集中于統一的計算機數據庫中，更方便了我們的管理，大大地減少了傳統人力資源管理方式在信息的采集、整理和更新中的人員浪費和所占用的空間，縮短了管理時間，降低了人力資源管理的成本。
　　 （三）及時滿足企業的人力資源需求
　　 傳統的人力資源管理方式存在信息更新速度慢，信息傳查過程中的失真的缺陷，導致提供的人力資源分析報告多少會存在一些不實，從而使得企業的管理人員作出不完善的甚至錯誤的人力資源決策，導致了有些部門或崗位的人員分配過剩，達到過度飽和狀態，有些部門或崗位則出現人員不足、分配不到位的現象。如此以來，不僅造成了不必要的資源浪費，增加了不必要的成本，降低了企業的運營管理效率，造成了人才的大量流失。而人力資源信息化的實現，能有效地提高人力資源信息更新的速度，從而作出正確的人力資源決策：適時招聘新員工，正確實施員工的培訓和績效評估工作，而其反映以人為單位的數據記錄，而且更多地考慮如何挖掘人的潛能，激發和調動職工的主觀能動性，提高員工的忠誠度，為企業留住必要的人才，及時滿足企業的人力和人才需求，促進企業的不斷發展。
　　 三、人力資源管理信息化的策略措施
　　 人力資源管理信息化給企業帶來的既是有形的東西，但更多的是無形的改變。有形的是企業管理成本是否降低、效率是否提高、業務流程是否科學、溝通渠道是否暢通。而無形的價值在于它內含的管理理念是否能給企業以全新面貌、能否提高員工的滿意度。人力資源管理信息化的實施對企業來說是一項重大的變革，因此，采取有效的策略非常重要。
　　 （一）更新觀念，塑造信息化為精髓的企業文化
　　 要想在企業中建立起企業人力資源管理信息化的企業文化，就必須在企業內部首先建立起信息化的觀念。信息化既是一種管理方式的轉變，也是管理理念的蛻變。只有把這個理念在企業中加以宣傳，讓員工們都了解并在思想上盡可能的認同這個觀念并接受它，進而在行動上支持它。所以，要搞建設，就必須先“收買”人心，要使人力資源管理信息化代替傳統的人力資源管理方式，就必須先更新員工傳統的管理觀念，建立起信息化管理的觀念。
　　 （二）取得高層管理者的理解與支持
　　 人力資源管理信息化的有效實施并不是那么容易的，對于人力資源管理信息化的投入往往是長期效應，其效益的體現在短期內往往不是很明顯，所以要成功的實施信息化，其中最重要的一點是企業的高層管理人員對人力資源管理工作要有足夠的重視，它需要高層管理人員有堅定的信心、足夠的魄力，即使是遇到困難也能夠給予相應的理解和支持，堅持不懈，這樣才能達到事半功倍的作用。另外，高層管理人員往往對其下層員工有表率的作用，只有高層管理者在信息化建設中端正自己的態度，下層人員才會積極的配合到其中，促進人力資源管理信息化的建設。企業高層要從政策上和經濟上兩個層面給予支持，才能使企業的人力資源管理信息化得以順利實施。
　　
　　 （三）有效控制人力資源管理變革
　　 新的人力資源管理方式的實施必然導致企業人力資源的重組，從而影響到人員崗位和職責的變化，也會使企業各方面的業務流程發生變化，甚至引起部分組織結構的調整，一有操作不當，就有可能使得企業的整體運作陷入癱瘓的境地。如何將這些變化（下轉第252頁）（上接第250頁）帶來的消極影響降到最低，如何使企業內所有相關部門和人員認同并接受這一變化，如何控制好人力資源管理模式變更后所可能造成的不良影響，這對于項目負責人來說是個極大的挑戰。不僅如此，對于新系統的實施還需要考慮對具體員工的各種培訓，以及為配合新流程相應的外部管理規定的制定等內容，這些都是給信息化的推進帶來挑戰。
　　 （四）加強人力資源管理信息化建設的規劃設計
　　 人力資源管理信息化建設需要企業根據所處的環境，評估現有資源，合理規劃，逐步實施和完善。有效實施人力資源管理信息系統