關(guān)于開展事業(yè)單位人事檔案利用工作的幾點建議

　　人事檔案利用工作是人事工作的重要環(huán)節(jié)，對開展人事工作起著基礎(chǔ)性作用，同時，開展利用是人事檔案管理的目的，是衡量人事檔案管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)。隨著事業(yè)單位改革的不斷深入，人事工作的各個方面都面臨新的挑戰(zhàn)，在此背景下，對于如何做好事業(yè)單位人事檔案利用工作，提出以下幾點建議。
　　
　　一、充分認(rèn)識人事檔案利用工作重要性
　　
　　人事檔案利用工作是人事檔案管理工作的重要組成部分，也是人事檔案管理的中心任務(wù)，其重要性具體體現(xiàn)在以下幾個方面：
　　（一）做好人事檔案利用工作，為建設(shè)高素質(zhì)人才隊伍服務(wù)
　　隨著我國事業(yè)單位改革的深入開展，建設(shè)高素質(zhì)人才隊伍任務(wù)的不斷緊迫，事業(yè)單位在用人機(jī)制方面進(jìn)行著科學(xué)合理地改革創(chuàng)新，逐步實行聘任制度和崗位管理制度。在此過程中，人事檔案因其真實性、權(quán)威性的特點而在人才隊伍建設(shè)中起著無法替代的重要作用。人事檔案記錄的關(guān)于個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實績等，是歷史的、全面的考察和選用人才的重要依據(jù)，是人才信息的重要載體，是選用和培養(yǎng)人才的重要途徑。通過利用人事檔案，為組織提供反映干部德、能、勤、績、廉等方面的真實信息，以便更好地把握干部的綜合素質(zhì)、分析本單位人才隊伍現(xiàn)狀和特征、科學(xué)合理的配備和使用人才、預(yù)測人才需求并為制定符合本單位實際情況的人才規(guī)劃、培養(yǎng)和提拔優(yōu)秀人才提供重要依據(jù)，是人才隊伍建設(shè)中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。
　　（二）做好人事檔案利用工作，為維護(hù)建檔對象的正當(dāng)權(quán)益服務(wù)
　　人事檔案是個人歷史的原始記錄，是維護(hù)個人正當(dāng)權(quán)益的重要憑證。人事檔案中記錄的關(guān)于個人履歷、學(xué)歷學(xué)位、職務(wù)職稱、工作表現(xiàn)、工資級別、政治面貌、獎懲記錄等信息在個人晉升、工作調(diào)動、職稱評聘、學(xué)習(xí)深造、退休、出國以及辦理各類社會保險證明等一系列與建檔對象切身利益密切相關(guān)的工作中發(fā)揮重要作用，通過規(guī)范合理地利用人事檔案，可以保證建檔對象的合法權(quán)益，同時也實現(xiàn)人事檔案工作的社會服務(wù)功能。
　　（三）做好人事檔案利用工作，有利于提升人事檔案管理者的職業(yè)定位
　　長期以來，人事檔案工作給人以封閉、被動的印象，其重要性無法與創(chuàng)造效益的工作相比，而且由于工作的特殊性和保密性，人事檔案工作者也一直默默無聞，即使做出成績也不為外界所了解。改善這種狀況的途徑是做好利用工作，通過利用人事檔案，不僅實現(xiàn)了人事檔案管理工作的價值，同時也體現(xiàn)出檔案工作者的價值，促進(jìn)人事檔案部門與外界交流，形成讓人事檔案為輔助領(lǐng)導(dǎo)決策和保障群眾權(quán)益服務(wù)、同時使外界了解和理解人事檔案工作者的良性互動。
　　
　　二、開展人事檔案利用工作需要注意的問題
　　
　　（一）加強(qiáng)保密意識
　　人事檔案中往往包含著一些涉及黨和國家的秘密以及個人隱私方面的信息，在開展檔案利用工作時，人事檔案工作者要以高度的政治使命感和職業(yè)責(zé)任感，加強(qiáng)保密意識，嚴(yán)格遵守黨和國家的相關(guān)保密法規(guī)和單位的規(guī)章制度，正確處理好保密與利用的關(guān)系，將檔案利用工作限制在規(guī)定的范圍內(nèi)，嚴(yán)格落實利用工作的逐級審批制度，采取有效手段，防止檔案信息外泄。
　　（二）樹立服務(wù)意識
　　人事檔案利用工作的核心就是服務(wù)，因此，樹立服務(wù)意識對順利開展利用工作至關(guān)重要。不僅需要人事檔案工作者勤奮踏實、愛崗敬業(yè)、耐心細(xì)心，更要深入研究利用工作，統(tǒng)計和分析利用需求、探索利用規(guī)律、做好利用預(yù)測，在工作中努力創(chuàng)新，力求使利用工作更加便捷、有效、準(zhǔn)確，將利用服務(wù)工作由被動轉(zhuǎn)為主動。
　　
　　三、開展人事檔案利用工作幾點建議
　　
　　（一）嚴(yán)格把關(guān)利用前的管理環(huán)節(jié)
　　對于開展人事檔案利用前的各個環(huán)節(jié)要嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定，進(jìn)行規(guī)范化管理，做到收集全面，將能夠反映和記錄干部成長經(jīng)歷的有利用價值的材料收集齊全；鑒定準(zhǔn)確，保證收集材料真實性，杜絕虛假材料進(jìn)入檔案；整理嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致、規(guī)范有序；加強(qiáng)保管，確保人事檔案的完整和安全。
　　（二）建立和完善利用工作規(guī)章制度
　　建立和完善科學(xué)合理的人事檔案利用制度，保證利用工作的制度化、規(guī)范化。具體內(nèi)容應(yīng)包括：對利用范圍、批準(zhǔn)權(quán)限、對利用者的身份要求、登記和歸還手續(xù)、利用過程中的注意事項、保密要求以及外借復(fù)制規(guī)定等。
　　（三）運(yùn)用信息技術(shù)手段，全面提升管理水平
　　隨著信息化時代的到來和信息技術(shù)水平的不斷提高，人事檔案管理已全面進(jìn)入信息化管理時代。在遵守各相關(guān)保密規(guī)定的基礎(chǔ)上，不斷加強(qiáng)人事檔案管理的信息化建設(shè)，充分運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)和手段，建立新的人事檔案利用工作模式，提升人事檔案信息資源開發(fā)與利用效率，全面提高人事檔案管理水平。
　　一是利用計算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備和技術(shù)，將紙質(zhì)原件上的信息轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)，實現(xiàn)人事檔案數(shù)字化存儲，快速及時地進(jìn)行人事檔案的處理調(diào)整，加強(qiáng)人事檔案信息的規(guī)范性，并有效地減輕人事檔案工作者的勞動強(qiáng)度，提高工作效率。
　　二是通過建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫和管理系統(tǒng)，實現(xiàn)人事信息的海量存儲、長期積累和有效更新，并保持人事檔案的動態(tài)性、連續(xù)性和有效性。通過長期的積累，可以形成寶貴的人事信息數(shù)據(jù)，為職工培訓(xùn)計劃、實施績效管理以及領(lǐng)導(dǎo)決策支持提供有效的依據(jù)和幫助。
　　三是以網(wǎng)絡(luò)和人事檔案信息管理系統(tǒng)為基礎(chǔ)，在安全保密、處理好使用權(quán)和管理權(quán)的基礎(chǔ)上，逐步建立網(wǎng)絡(luò)化的人事檔案管理和服務(wù)體系。通過信息系統(tǒng)強(qiáng)大的檢索、利用等功能，實現(xiàn)相關(guān)信息的快速檢索與查詢，大大提高檔案信息的利用效率。
　　（四）加強(qiáng)人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)
　　人事檔案管理工作是一項政策性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作，需要管理人員具備過硬的政治素質(zhì)、專業(yè)知識和愛崗敬業(yè)責(zé)任感，如何更好地開展人事檔案利用工作更是人事檔案管理人員綜合素質(zhì)的體現(xiàn)，因此要經(jīng)常性的組織多種形式的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使人事檔案管理人員能夠及時掌握政策，不斷掌握新的知識與技能，具備較強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力，從容應(yīng)對可能出現(xiàn)的新情況和新問題，充分發(fā)揮工作的積極性和創(chuàng)造性，更好地服務(wù)于人事檔案利用工作。
　　人事部門要充分認(rèn)識做好人事檔案利用工作的重要性，根據(jù)人事檔案利用工作的特點，正確處理好保密和利用的關(guān)系，運(yùn)用現(xiàn)代化的技術(shù)手段和科學(xué)的管理模式提高人事檔案利用工作的規(guī)范化和人性化程度，更好地體現(xiàn)出人事檔案管理的總體水平，為事業(yè)單位更好發(fā)展服務(wù)。