高校教學秘書檔案管理工作芻議

摘 要:教學檔案是教學工做的憑證，對高校核心工作起著舉足輕重的作用，教學秘書多兼職本單位的檔案管理員，受專業知識和工作性質的影響，目前高校基層單位的檔案管理存在許多函待解決的問題，筆者結合自身工作，從實際出發，對高校基層單位的檔案管理工作提出了可行性建議。

關鍵詞:教學秘書檔案管理

中圖分類號:G420文獻標識碼:A文章編號:1673-9795(2011)05(a)-0253-01

1#8201;教學秘書與檔案工作的關系

1.1#8201;教學秘書的素質對檔案工作的影響

教學秘書工作的內容之一就是檔案管理，教學秘書不熟悉業務勢必影響著檔案的質量。高校評估指標體系要求，教學秘書要有高學歷高職稱。但高校對教學秘書的崗位不重視，忽視了其工作性質的延續性，人員調換頻繁，致使有的院(系)教學秘書隊伍極不穩定，影響了檔案工作的穩定性、系統性和連續性。且一部分教學秘書沒有受過檔案管理專業知識的培訓，對檔案專業的理論知識和業務技能掌握有限，嚴重地影響了檔案的質量。

1.2#8201;檔案工作對教學秘書工作的影響

檔案具有查考和憑證作用，同時對于總結教學經驗、積累知識等都是不可缺少的。檔案發揮作用的特點，首先是為廣大師生服務。如教師工作量的統計、課酬津貼的發放、教師業務的考核、科研成果的統計、教學計劃的制定、課程試卷的整理與保管、學籍成績的管理。檔案工作做好了，教學秘書在利用檔案時就非常方便。其次是通過查詢利用檔案可以檢驗教學秘書在檔案管理各個環節的工作是否符合檔案的規范化管理，檢驗其工作制度是否健全。發現問題，可以及時提出改進意見，這樣就有助于改善和提高教學秘書的素質，健全和完善檔案規范化管理制度，使教學秘書的工作向著規范化方向邁進。

2#8201;目前高校教學秘書檔案管理工作中存在的主要問題

2.1#8201;教學秘書檔案意識淡薄

檔案意識是指人們在直接或間接接觸檔案、參與檔案管理的過程中形成的對檔案和檔案工作主觀的、能動的反映。是人們對檔案的敏感度、洞察力和捕捉、反饋、分析、判斷和吸收檔案信息的自覺程度。檔案意識包括關注檔案、建立檔案、保存檔案、愛護檔案、開發檔案及利用檔案的意識。不少教學秘書認為檔案是過時的廢紙，認為檔案工作可有可無，沒有認識到教學檔案既是教學安排、教學管理的原始資料，能夠全面反映教學實踐活動的全貌和教學管理的水平，也是進行教學反思、教學交流、教學發展和改革的重要依據。有些教學秘書對在教學管理活動中直接形成的具有保存價值的文件材料不注意收集，該歸檔的未歸檔，只滿足于事情的處理，事情處理完畢后，沒有留下任何資料和記錄。有的將處理完畢的材料隨意丟放，不及時整理。需要時卻找不到。

2.2#8201;專業管理水平不高

不少高校的檔案管理工作是由老師或者教學秘書兼任，沒有另外專門的管理人員。由于這些老師或者教學秘書平時工作繁忙，在檔案管理上投入的精力與時間十分有限，更不用說投入足夠時間了解檔案管理相關知識，或者參加檔案管理培訓班，從而導致檔案管理隨意性很大，根本無法實現檔案管理的專門化與現代化。

2.3#8201;教學檔案管理制度不健全

很多教學檔案的收集、保管、保護、借閱等制度不夠健全;檔案整理不及時;檔案資料收集不全，丟失嚴重;借出的檔案由于種種原因未履行借閱手續有借無還時而有之，時間一長檔案資料就不知去向甚至還有些人借此機會在檔案資料上做文章，私自涂改文字或數據用來作為自己有利的證據，從而嚴重損害了高職院校教學檔案的真實性和利用價值。

2.4#8201;院系教學檔案材料不規范

材料收集與整理帶有很大的隨意性。往往只注重紅頭文件的收集與整理，而不重視系級教學管理中產生的材料的收集。缺乏統一規范的教學檔案材料制作標準，許多教學材料在產生過程中顯得不規范，如教師編寫教案、出考試題、學生填寫重修和留降級復讀申請表等，或用圓珠筆填寫，或紙張大小不一，不便于歸檔保管。

2.5#8201;因循守舊，目光短淺

大多教學秘書只是管理檔案的“看門人”，而看不到當今檔案事業的發展具有社會化、系統化和專業化的特點，認為只有立卷歸檔、鑒定保管才是基礎工作，忽略了檔案編研、檔案教育、檔案信息交流等工作。他們在工作中習慣于“重保管”、“輕利用”，采取“坐等待客”的服務方式，對遇到的新情況、新問題胸中無數，難以捕捉社會新信息和開創檔案工作的新局面。

2.6#8201;檔案管理手段落后，人才缺乏

目前高校檔案管理的現狀是設施，檔案收集、整理、利用等業務工作，仍以傳統的手工操作為主，輔以計算機管理，技術落后，且長期以來，由于檔案工作性質及工件環境的影響，檔案人員的思想觀念相對落后，現代化管理知識相對缺乏。

2.7#8201;校綜合檔案室對二級學院(系)的宣傳、指導、督促不到位、不及時

沒有主動深入二級學院(系)了解、收集、整理檔案的情況，沒有經常去二級學院(系)宣傳檔案工作的重要性、最新動態和學科前沿的一些理論實踐知識，導致二級學院(系)檔案員專業知識老化，知識更新緩慢。

3#8201;加強高校教學秘書檔案管理工作的措施和對策

(1)加強學習，實現在教學檔案工作現代化、標準化。包括教學檔案工作業務范圍的規范化，教學檔案術語的標準化以及教學檔案工作技術與設備的標準化，檔案管理方法的標準化。現代化程度越高，就越需要標準化，而標準化的發展，又能促進教學檔案管理的現代化。

(2)開展檔案知識講座和培訓，培養檔案管理意識。通過對二級院系檔案人員開展檔案知識講座和培訓，普及檔案收集、整理、保存、利用的方法，介紹高校檔案與教學秘書工作的關聯性，結合業務工作做好檔案工作。實踐證明，專題講座和短期培訓是行之有效的。

(3)推進院系教學檔案信息化管理，利用新技術和手段管理檔案是檔案事業發展的必然趨勢，信息時代，必須積極運用網絡技術、數碼技術、影像技術等先進技術和手段，打破紙質檔案一統天下的局面。建立一個著錄樣式，統計表編排的檔案信息網絡，實現資源共享，提高檔案利用效率。

(4)完善管理制度，教學檔案管理制度的建設要體現教學檔案工作的專業性和科學性。主要的工作制度應當包括:教學檔案的編目分類制度，教學檔案的分級管理制度，教學檔案的存儲借閱制度，教學檔案管理人員的職責與激勵制度等。

(5)以人為本，增強檔案服務意識。在日常的教學管理中以教師為本，以學生為本，圍繞教學中心工作，為師生提供優良的具有人情味的服務。教學秘書只有正確認識自己的工作，找準自己的位置，才能強化檔案服務意識，提高服務質量。

4#8201;結語

高校教育教學改革正在深入，而高校檔案管理工作尤其是二級院系的檔案工作卻不容樂觀。因此，應加大檔案工作培訓和管理，全面開發和應用檔案管理信息化手段，提高檔案管理水平，建立標準化、信息化、規范化的高效率的檔案管理體系，創新檔案管理模式，提高全員檔案意識，為高校持續健康發展做出應有的貢獻。