認識自我 揚長避短 當好領導的助手

摘 要:高等學校二級學院辦公室工作事無巨細，是上下溝通的橋梁、內外交流的平臺、橫向聯絡的紐帶，辦公室主任的工作能力直接影響二級學院各項工作的落實，因此要客觀分析自我，發揮自己的長處，在工作中不斷提高工作能力，體現自身的價值。

關鍵詞:辦公室主任 工作能力

中圖分類號:G642文獻標識碼:A文章編號:1673-9795(2011)07(b)-0147-01

常看到關于辦公室主任基本素質的種種描述，比如“能文能武、能屈能伸、能粗能細、能方能圓、能靜能動、能大能小、能里能外、能藏能露”等等，把辦公室主任描繪得如此全能，更有“單位的大管家”、“領導的左右手”之說。作為高等學校二級學院的辦公室主任，我想著從教學一線退下來，好好為大家服務服務，原本信心十足，不想望而生畏，到懷疑自己能否勝任了。但事已至此，沒有退路，只好硬著頭皮干下去。幾年忙碌下來，真說不清自己干了什么能拿出來說說的事兒，著實有點失落。可是每每聽到老師們的感謝、得到同行認可和領導首肯時，心里又感覺挺踏實，小小的滿足感和成就感油然而生。同時，也從中悟出點兒道理:無論什么崗位，只要找準自己的位置，保持良好的心態，用心做好每件事，就能最大限度地發揮潛能，將自身價值體現在為別人服務當中，內心也會無比愉悅。

當一個合格的辦公室主任實在不易，當好更難。比對前面提到的那些“雙能”，本人的能力與之相距甚遠。雖不能至，而心向往之。這些“雙能”給予我啟示，讓我有方向、有目標，我相信，只要竭盡全力去做，哪怕是做到一部分，也能使辦公室工作提升到新的層面。

就拿“能文能武”來講，指的是既能當好文秘，又能抓好落實。當好文秘要求文筆好、智商高，抓好落實要求肯吃苦、情商也不能差。能夠兼顧固然再好不過，但力所不能及時，就要調整自己的重心了。如果文筆稍差，何不少些文、多些武，揚長避短。在文，不必苛求自己寫出多么漂亮的長篇大作，可以通過廣泛調研、多搜集基礎材料，凝練出有說服力的數據和有參考價值的素材，供領導使用，還可以多與領導溝通想法、提出合理化建議;在武，則要充分理解上級意圖，把握工作重點和難點，潛心研究工作方法，在工作效率和效果上多下功夫。對于工作重點絕不能停留在布置上，重要工作要親歷親為，隨時把握動態，及時采取有效措施，對工作過程進行調控，不斷修正偏差，使事態朝著最優化方向發展，做到凡事要有結果，從而將工作扎扎實實落到實處。對于工作難點，首先要以科學的態度對待，分析難辦的原因，找到解決難題的關鍵。通常講事在人為，難點往往就體現在“人”上，而且比較集中，所以解決問題的關鍵，就在于做個別焦點人物的工作，用真誠感化他們，動之以情、曉之以理，同時必須有堅忍不拔的工作精神，逐步推動工作的落實。

再說“能屈能伸”，通常被理解為即受得起委曲、經得起批評，又能獨當一面。二級學院辦公室主任夾在領導與下屬之間、教師與管理人員之間、本學院與教務處之間、各二級學院之間，接觸的人多、辦的事兒雜，出錯和被誤解在所難免。如何根據個人的性格特點把握“屈”和“伸”的度，是問題的關鍵。比如，性格偏文弱、內向的人，做事就不宜張揚，就要學會適度的“屈”，表面看不占上風，是弱者，但往往可以轉變事態，以柔克剛，所謂退一步海闊天空。能屈是一種策略，只要能消解問題和沖突，哪怕自己受點兒委屈也是值得的。當然，“屈”并不等于奴顏婢膝，也不是唯唯諾諾、推卸責任，要大大方方地做事，不卑不亢地做人，在堅持原則的同時兼顧靈活，順勢而為、力爭事半功倍。而性格比較強勢、外向的人，則應該適時的“伸”，在領導授權的前提下，施展自己的駕馭能力，控制事態的發展。同時必須理性對待誤解和批評，不埋怨、不消極、爭取主動，勇于承擔責任，才能獨擋一面。

再看“能粗能細”，“粗”是指對未來的謀劃，指出方向、確定目標，是全局戰略。“細”是指現時的實施，明確措施、具體落實，是局部戰術。“粗”固然是領導的事情，要求站的高看得遠，具備戰略眼光。辦公室主任要想當好領導的參謀和助手，如果缺乏粗線條的思維和大局觀念，就有些先天不足。這時不必自卑，更不能放棄，因為辦公室畢竟是一個辦事機構，它更多的是要貫徹執行領導班子的決議決策，有充分的空間把自己的優勢體現在“細”上。常言道“細節決定成敗，小事影響全局”，辦公室主任要把握決定事物成敗的細節，從影響大事的小事抓起，凡事要對制定計劃、具體實施、中間檢查、反復修正、完成落實各個階段的細微環節進行把關，要親身投入具體工作，及時發現問題、解決問題，樹立辦公室工作無小事的意識，力爭各項工作零擱置、零積壓、零差錯，把領導的政策和決定落到實處。有了嚴謹細致的工作作風、無私忘我的工作態度，就能夠最大限度的彌補“粗”的不足，同樣可以做好辦公室管理工作，取得實實在在的工作業績。

還想談談“能方能圓”，做人講原則、恪盡職守是辦公室主任的立身之本，做事有策略、靈活應變是辦公室主任的處事之規，即以“方”立身、以“圓”處事。“方”有余而“圓”不足，就會呆板，缺乏人性化，即便是好的想法和做法，也往往不被大家接受，不利于工作順利進行。相反，“圓”過了頭，就會有失原則，造成管理混亂，嚴重時還會損害集體利益。多年的工作實踐讓我體會到，“方”和“圓”都極為重要，處理具體問題時，往往游離于“方”、“圓”之間，真正做到“能方能圓”其實很難。我想，在“方”的前提下盡量“圓”，敢于打破陳規，善于隨機應變，更有利于工作效率的提高，何不盡力而為之。

還有諸多的“雙能”，在此不再贅述。每個人性格特點不同，對“雙能”的理解和體會也不一樣，但只要客觀地分析自我，正確看待主觀愿望和實際能力的差別，發掘自身潛能，取長補短，就能處理好這些“雙能”中的關系，提高管理工作的能力。

作為辦公室主任，全能是一種追求，完美是一種理想，為實現自己的目標而開拓進取可謂一種境界。奮斗中總會有種種缺憾，足以讓我們回味，還會有種種教訓，足以讓我們思考，更會有種種經驗，足以讓我們反芻。人確無完人，所幸各有所長。從教訓中總結經驗，從經驗中汲取養分，取長補短，就能開拓更為廣闊的發展空間。

參考文獻

[1]羅海東.說說綜合性辦公室主任的“八面玲瓏”[Z].羅海東博文，2008，6.

[2]楊忠誠.辦公室主任的基本功:六個兩能[N].邵陽日報.