高職高專院校設備采購工作制度與流程的研究與實踐

摘 要:為了適應新經濟形勢下高職高專院校學生的教育需求和生活需要，提高院校的綜合競爭力和服務學生教育能力，大部分院校在提高教學質量、改善教學環境和完善教學設施上，不斷采購更新設備，設備購置費用成為了院校的重要支出項目。如何徹底地避免設備重復購置造成的浪費，杜絕在設備購置中的跑冒滴漏現象，這就必須不斷完善設備采購工作制度，合理設置設備采購工作流程。這樣才能夠保障院校的正常教學秩序，實現設備的充分利用，并提高設備采購過程中的工作效率。

關鍵詞:高職高專院校 設備采購 制度

中圖分類號:G47文獻標識碼:A文章編號:1673-9795(2011)07(b)-0165-01

“沒有規矩不成方圓”，各行各業要實現規范管理和創新發展，沒有與之相適應的制度和工作流程是萬萬不能的。尤其是高職高專院校設備采購工作，采購設備不但包括后勤生活保障設備，還包括教學輔助設備。購置設備上涉及的種類繁多，設備功能覆蓋面廣，沒有與之相配套的制度約束和工作流程，勢必會導致在購置程序上的混亂，同時也會造成設備資源利用的極大浪費。在院校教育資金較為短缺的情況下，進而嚴重影響到院校的合理發展。所以說，高職高專院校建立健全的設備采購工作制度、不斷完善工作流程不但是落實國家有關儀器設備采購規章要求的具體體現，也是實現高職高專院校合理運用教學資金、實行科學化規范管理和推動院校快速發展的具體實踐。要不斷完善高職高專院校設備采購工作制度與流程，就必須結合院校現實發展狀況，根據部門設置和部門職能，明確責任分工和管理權限，形成設備采購環節的有序銜接和合理調度，以保障高職高專院校設備采購工作順利進行。

1 以規范權力運行為重點，推動高職高專院校設備采購工作制度的創新和完善

高職高專院校設備采購工作制度是保障采購工作順利進行的綱領和依據，要實現制度的不斷創新和完善，就要抓住規范權力運行這個重點。一是加強責任管理。要明確在什么條件下可以采購，采購鏈條的相關職能人員應對設備采購承擔怎樣的責任和履行哪些職責。要在人員機構、崗位職能、工作時限上進行細化，將各環節的具體責任落實到部門、落實到責任人員。通過責任落實的方式形成銜接有序各負其責的有效管理機制。二是加強監督管理。要建立健全監督制約機制，以監督檢查的形式制約申請、審批、采購、驗收等各環節的權利，避免由于權力運行不適當而造成的設備資源利用浪費現象。要對院校在用的設備進行規范管理，詳細登記好設備的使用年限、運行狀況，并以此為依據，來確定設備是否進行維修或更新。經常性對設備采購各環節進行檢查，嚴格杜絕各環節出現違反制度和規定的越權行為。三是加強賬務管理。嚴格把控設備采購的進銷存賬務管理，做到票據齊全、賬目清晰、手續合規、環節完整、帳物相符，不斷強化財務對設備采購的監督制約作用。并根據學校設備采購的實際狀況，不斷修訂完善與之相適應的財務管理制度，實現設備采購工作管理上的科學化、規范化運行。

2 以提高工作效率為重點，推動高職高專院校設備采購工作流程的創新和完善

工作流程就是為保障工作運行秩序和提高工作效率而設置的工作程序，要實現設備采購工作流程的不斷創新和完善，就要把握住提高工作效率這條主線，在設備采購的各個環節上形成有序的鏈接，以實現設備采購流程和設備利用效率能夠切實成為推動高職高專院校持續經營和快速發展的有效動力。一是完善設備購前流程。設備購置前主要經過申請和審批兩個環節，在申請環節要求設備使用專職人員根據需要提出申請，這就要求所提申請理由必須充分，能夠達到設備采購所規定的指標，要對所提申請承擔相應的責任。申請必須要經部門主管負責人確認，嚴格把好設備購置的第一道關口，確保設備采購的必要性和重要性，以避免設備購置費用的不必要支出。在確認必須購置后再遞交到主要領導或領導委托人進行審批。在審批環節，由于只有院校主要領導或分管主要領導能夠全面掌握設備運用信息，所以必須主張在職責范圍內實行“一支筆”審批制度。這樣既可以在全局統籌中實現設備的調用，也會避免重復審批而導致的設備資源浪費。二是完善設備購置流程。在設備審批通知單送達采購部門或采購人員手中后，采購人員要根據所掌握的材料采購信息，經過全面的性價分析，選擇合適的采購對象和采購渠道。著手聯系設備生產廠家或銷售單位，并將設備采購的名稱、型號、數量等基本信息迅速傳達給采購對象，協商敲定好設備運發、結款方式、收貨日期、售后服務等相關事項，并將協商情況詳細與采購申請部門和設備使用工作人員進行溝通，確保設備的實用性。經協商后與采購對象簽訂訂貨合同，完善采購手續。三是完善設備交驗流程。在收到購置設備后，經采購管理人員確認后要與庫管負責人進行雙方核驗，對照采購單進一步確認設備的基本信息，履行入庫手續并及時完成財務報賬流程。在設備領用保修期間內，要做好設備使用情況回訪工作，保持設備使用部門和供貨部門的協調聯系，保證設備的正常運行，妥善處理好設備售后維護工作。

作為采購管理人員，在嚴格按照工作流程切實履行工作職責的同時，要根據工作實際情況，認真研究并提出合理化建議，不斷改進工作制度和工作流程，使得采購工作制度與流程不斷適應提高工作效率的實際工作需求，為高職高專院校的正常運轉提供硬件保障和設備支撐。

參考文獻

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