淺談電子閱覽室的管理

［摘要］隨著網絡技術的發展，數字化信息資源大量涌現，電子閱覽室的建立不僅進一步拓展了圖書情報部門的服務功能，而且用全新的服務方式和服務手段為讀者提供了全方位的信息服務，成為信息服務的重點。本文闡述了影響電子閱覽室發展的社會環境因素，從電子閱覽室管理人員素質、管理制度建設、功能宣傳等方面探討了電子閱覽室的管理。

［關鍵詞］電子閱覽室；網絡技術；信息服務

［中圖分類號］G250.76 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1005-3115（2011）012-0106-02

所謂電子閱覽室，是以計算機技術、網絡通訊技術為基礎，集電子型文獻（如磁盤、光盤、網絡信息等）的咨詢閱覽、服務為一體的現代化多功能閱覽室。圖書情報部門要充分發揮電子閱覽室的作用，推動數字化工程的發展。

一、電子閱覽室發展的社會環境

圖書館是一定社會文化的產物。圖書館的發展與其所處的社會環境密切相關。正如美國著名圖書館學家謝拉所說：“圖書館是一個社會部門，在社會中起著媒介作用。它過去是，現在仍然是受社會環境的影響和制約的。”作為圖書館的一個業務部門，電子閱覽室與其母體機構密切相關，社會環境的影響同樣也會波及電子閱覽室。社會環境大致可以歸納為政治、經濟、技術等方面，其中技術方面影響較大的是信息技術的發展。

（一）政治環境及其影響

一個社會的政治環境主要包括兩個方面：一是社會的政治制度，即統治階級組織政權的形式；二是維持這一制度運行的國家機器，特別是政府的行為。這兩個方面均對圖書館的發展具有顯著影響，民主、穩定的政治制度和國家行為有利于圖書館的發展，專制、動蕩的政治制度和國家行為會阻礙圖書館的發展。

（二）經濟環境及其影響

電子閱覽室的發展與社會經濟水平密切相關：首先，電子閱覽室的建設與發展依賴于社會提供的資金和物力保障，一個社會的經濟水平決定了它對圖書館電子閱覽室的資金投入量，電子閱覽室是高投入項目，沒有大量的資金根本難以維持；其次，經濟發展水平還在很大程度上決定著人們的教育水平，決定著社會成員的信息需求和信息素質。

（三）信息技術的發展及其影響

電子閱覽室是信息技術發展的產物，是圖書館中計算機技術、多媒體技術、高密度存儲技術、網絡技術等信息技術的集中應用。信息技術的發展不僅決定了電子閱覽室文獻信息的載體形態，還決定了電子閱覽室開展信息服務的手段。

二、加強電子閱覽室的管理

（一）提高電子閱覽室管理人員的綜合素質

隨著網絡技術的發展，電子閱覽室的信息服務功能發生了很大變化，管理人員從簡單知識的傳遞者轉變為信息導航員，這就對管理人員提出了更高的要求。

其一，培養良好的職業道德，樹立以人為本的服務理念。良好的思想素質是做好電子閱覽室管理工作的前提。它要求管理人員有強烈的事業心、高度的工作責任感、 “點燃自己，照亮別人”的蠟燭精神，始終遵循“讀者第一，服務至上”的宗旨，還要有高漲的服務熱情、主動的服務方式、勤懇的服務作風、高效的服務品質。惟其如此，才能認真履行崗位職責，嚴格管理機房，執行規章制度，勤于巡視，為讀者營造一個安全、舒適、整潔的學習環境。

其二，管理人員必須具有現代化的管理技能和網絡技術方面的基本知識。電子閱覽室要利用現代信息技術和高科技手段為讀者服務，這就首先要求管理人員熟悉計算機和網絡技術操作，熟練用計算機組織信息和數據，根據各專業的特點和讀者的需要，將網上信息資源收集、加工、分類整理、編制索引，在圖書情報部門的主頁上報道；熟練使用電子郵箱，幫助讀者發送電子郵件，編輯、下載、打印資料，利用搜索引擎開展網絡導航工作；能處理計算機死機、存盤困難、不能下載資料等常見的故障；定期做好系統維護和更新，對操作過程中出現的錯誤和病毒侵害進行及時處理；排除計算機運行時的故障，從而保證檢索的速度和效果。再次，管理人員要具備較強的專業基礎知識，通過利用各種專業知識來正確分析、判斷信息質量及其利用價值，重組、篩選信息，從而為讀者提供優質的服務。

其三，管理人員必須具備一定的英語基礎知識。英語是國外先進知識、經驗傳播和記載的語言媒體，英語水平的高低直接影響電子閱覽室信息的開發與利用。管理人員除具備扎實的英語功底外，還要具有英語閱讀能力、翻譯能力和分析能力。只有這樣才能熟練應對電子閱覽室軟件的安裝、應用，更好地為讀者提供檢索。

（二）加強制度建設，提高管理水平

規章制度是做好管理工作的保證。只有建立、健全了各項規章制度，才能規范工作人員和讀者的行為，使各項工作能夠正常有序地進行。電子閱覽室在開放過程中不僅要嚴格遵守國家的有關法律法規，還要建立、健全科學合理的規章制度，使讀者和工作人員有章可循、有法可依，從而保養和維護好電子閱覽室的各種設施，為讀者提供良好的閱讀環境。規章制度的內容應包括設備與系統維護制度、網絡安全制度、資料管理制度、工作人員準則、讀者管理制度、收費制度等。這些行之有效的規章制度不僅明確了工作人員的崗位職責，規范了讀者行為，而且為電子閱覽室管理提供了強有力的制度保障。

其一，電子資源管理。電子資源按其載休形態可劃分為兩大類：一是以光盤、磁盤、磁帶等為載體出版的有形電子資源，二是在網絡上出版的網上電子資源。數據庫光盤和多媒體光盤曾經是圖書情報部門電子文獻的主要組成部分，但隨著因特網的日益普及和飛速發展，網上資源的優勢日趨顯著。因特網的開通，使得信息如潮水般涌來，因資源種類繁多、網絡通道狹窄、上網速率遲緩、信息下載速度慢等因素，用戶在查詢時往往無從下手。管理人員要擔負起文獻信息的評估、篩選、組織、傳遞工作，對網絡信息資源進行科學的組織和管理?？筛鶕x者需要，有目的地選擇一些網絡信息，組成專題數據庫，使之成為本單位的虛擬館藏。此外，圖書情報部門可通過建立鏡像服務器，把網上信息合法地備份下來，刪除重復、多余的信息，建立各個專題數據庫，供讀者重復利用。這種收集網絡信息的方法，避免了讀者重復上網，可節省大量上網時間和費用。另外，網絡文化的任意性和自由主義導致各種不健康、不文明、不科學的信息出臺，管理人員應有高度的政治鑒別力和責任心，將健康、文明、科學的信息引導給讀者。

由于電子資源具有廣泛性、無序性、分散性和流動性等特征，所以應采用先進的信息管理技術進行管理，比如對電子資源進行書目控制，實現電子資源內容有效揭示；對不同全文數據庫中的電子期刊進行整理，形成一個統一檢索界面的電子期刊導航系統；對各種電子資源進行合理有效的整合，達到資源充分共享和利用的目的。

其二，讀者管理。電子閱覽室的讀者類型多樣、層次不一，有些讀者思想意識薄弱、自控能力差，極易受不良因素的誘導，加強讀者管理是搞好電子閱覽室的重要措施之一。為此，要加強電子閱覽室服務功能的宣傳，提高讀者對電子閱覽室的認識，使讀者主動配合日常管理工作；積極宣傳國家的有關法律法規和閱覽室的規章制度，對讀者進行必要的培訓，介紹網絡信息檢索技能等，使讀者學會獲取信息和利用信息；引導讀者合理利用網絡及閱讀文明、健康的電子文獻，安全使用計算機，嚴禁刪改網絡配置，禁止登陸不健康網站，嚴格控制外來軟盤、光盤的使用，保持電子讀物的完好和清潔，愛護室內設備，以確保電子閱覽室的文明、安全、舒適。

其三，功能分區管理。為確保電子閱覽室網絡系統的最優化運行，防止電腦數量過多造成對公網訪間的擁塞，可以采用按用途進行功能分區管理的辦法，例如將電子閱覽室劃分為光盤檢索區、光盤閱覽區和上網閱覽區等，既可以滿足不同讀者對信息資源的不同需求，又能夠在充分利用信息資源的同時保證上網速度。

其四，設備與系統管理。電子閱覽室功能的發揮取決于設備的好壞和系統運行的狀況，設備質量的好壞及管理維護的力度直接關系到電子閱覽室信息資源利用率的高低。管理人員要嚴守崗位，努力做好日常維護工作，及時排除軟、硬件方面的各類故障，確保系統處于最佳運行狀態。一般要做好以下幾方面工作：定期檢查設備運行狀況，及時清理垃圾文件；做好系統文件和資料備份，以便在系統被意外破壞時能及時恢復，斷電時有防護措施，以確保數據安全；安裝硬盤保護卡、防病毒軟件、網絡過濾軟件和及時更新應用軟件等。

（三）加強電子閱覽室功能宣傳

由于當前相當數量的讀者對電子閱覽室的資源與功能缺乏足夠的了解和認識，圖書情報管理部門應采取各種方式，積極調動讀者對電子閱覽室資源的理解、功能的認識和服務的實踐，通過各種媒體以及圖書情報部門的網頁進行廣泛、深人的宣傳，向讀者詳細介紹電子閱覽室的各種功能和服務方式、電子閱覽室各種數據庫的使用方法等。

具體措施如下：一是在圖書情報部門的網上開設“新書通報”、“網上書評”等專欄，也可在網上發表文摘、書評等，讓讀者及時了解本部門的館藏特色以及交叉學科和新興學科的特點。二是制定相應的編目工作細則，使編目人員有據可依，使讀者進行文獻檢索時有規律可循。與此同時，編目人員應不定期對已有的數據進行更新、修改、更替和補充，確保書目數據庫的準確、一致和完整。通過相應的編目工作細則，可對多種形式的事物名稱進行規范，從而將與該名稱相關的記錄集中在同一規范、標準的標目下，以保證標目的一致性，從而提高檢索的查全率與查準率。

三、結語

綜上所述，隨著現代信息技術的飛速發展和圖書館整體綜合實力的壯大，開發、完善電子閱覽室的使用功能，提高管理水平和服務質量是圖書館的新課題。因此，電子閱覽室應當在今后的管理工作中充分利用現代化手段，提升管理水平，完善服務功能，提高服務質量。