論高校文書檔案管理專業(yè)化建設(shè)

［摘要］文書檔案是高校檔案的重要組成部分，文書檔案管理專業(yè)化程度決定著高校檔案管理的整體水平和質(zhì)量，也影響著文書檔案在促進(jìn)學(xué)校改革發(fā)展中的利用價值。因此，學(xué)校檔案管理人員要提高對高校文書檔案管理專業(yè)化認(rèn)識，堅持以人為本，創(chuàng)建專業(yè)化管理模式，培養(yǎng)職業(yè)化管理隊伍，改進(jìn)專業(yè)化管理方式，提高文書檔案管理專業(yè)化水平，充分發(fā)揮文書檔案在高校發(fā)展中的服務(wù)功能。

［關(guān)鍵詞］高校管理；文書檔案；檔案管理

文書檔案是高校發(fā)展的原始記錄，具有權(quán)威性和憑證性。學(xué)校各部門如何利用檔案為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好參謀，為學(xué)校事業(yè)發(fā)展提供服務(wù)，主要取決于所收集的檔案種類是否齊全，是否具有專業(yè)化、多功能的特點。隨著高等教育事業(yè)的發(fā)展，各高校越來越重視檔案工作。高校檔案管理單位以專業(yè)化檔案管理理念創(chuàng)新為先導(dǎo)，以培養(yǎng)專業(yè)化檔案管理隊伍為核心，以信息化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化提升檔案管理的專業(yè)化水平，促進(jìn)管理思想、管理方法和管理手段等方面的創(chuàng)新，為高校發(fā)展提供了有力保障。

一、提高文書檔案管理專業(yè)化認(rèn)識

首先，樹立專業(yè)化理念，提高專業(yè)化認(rèn)識。檔案管理專業(yè)化是指檔案管理職業(yè)具有自己獨特的職業(yè)要求和職業(yè)條件，有專門的培養(yǎng)制度和管理制度。檔案專業(yè)既包括學(xué)科專業(yè)，也包括職業(yè)專業(yè)，國家對檔案任職既有規(guī)定的學(xué)歷標(biāo)準(zhǔn)，也有必要的檔案知識、檔案能力和職業(yè)道德的要求。我國有檔案管理人員教育和培訓(xùn)的專門機構(gòu)、專門內(nèi)容和措施，有對檔案管理人員資格和教育機構(gòu)的認(rèn)定制度和管理制度。檔案管理職業(yè)有自己的理想追求，有自身的理論武裝，有自覺的職業(yè)規(guī)范和高度成熟的技能技巧，具有不可替代的獨立特性。

其次，培養(yǎng)專業(yè)化精神，增強專業(yè)化意識。加強檔案文化建設(shè)，塑造檔案職業(yè)文化、職業(yè)品格和職業(yè)素養(yǎng)，要甘于寂寞、樂于奉獻(xiàn)、遵守法紀(jì)、保守秘密，把做好檔案工作作為事業(yè)追求、職業(yè)理想和工作態(tài)度。陳希周在《檔案利用服務(wù)工作“四忌”》一文中認(rèn)為，從事檔案管理工作一忌態(tài)度冷淡，缺乏熱情，二忌不按規(guī)章制度辦事，三忌不熟悉館藏內(nèi)容和檔案管理業(yè)務(wù)，四忌對查閱檔案的人員不嚴(yán)格監(jiān)視，對查閱過的案卷不經(jīng)檢查就人庫。檔案管理工作者要克服“四忌”，努力做到服務(wù)質(zhì)量專業(yè)化、學(xué)習(xí)培訓(xùn)專業(yè)化、業(yè)務(wù)技能專業(yè)化。

再次，建立檔案管理專業(yè)化體系。蹇文燕在《淺談基層檢察機關(guān)檔案管理和利用的專業(yè)化構(gòu)建》一文中指出，檔案管理和開發(fā)專業(yè)化構(gòu)建的路徑主要有：一是提高認(rèn)識，轉(zhuǎn)變工作理念；二是提高檔案管理人員素質(zhì)，建設(shè)專業(yè)化隊伍；三是完善設(shè)備，加大檔案工作的投入力度；四是整合利用檔案資源，促進(jìn)事業(yè)健康發(fā)展。檔案管理專業(yè)化的目標(biāo)是人本化，要堅持以物為本向以人為本轉(zhuǎn)變，以保管為主向開發(fā)利用為主轉(zhuǎn)變，以管理型向服務(wù)型轉(zhuǎn)變是現(xiàn)代檔案管理發(fā)展的基本趨勢，所有檔案管理工作都是為人服務(wù)、為人的全面發(fā)展服務(wù)的，離開了人所有的檔案都沒有任何意義。檔案管理專業(yè)化過程必須規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。要制定全國統(tǒng)一、行業(yè)統(tǒng)一、單位統(tǒng)一的文書檔案標(biāo)準(zhǔn)，克服各自為陣、各自為術(shù)、各自為范的局面，積極推進(jìn)文書檔案建設(shè)一體化，充分發(fā)揮檔案服務(wù)全面、準(zhǔn)確、便捷的功能。

二、創(chuàng)建文書檔案管理專業(yè)化模式

要提高高校文書檔案管理專業(yè)化水平，必須創(chuàng)新管理體制和模式，建設(shè)機構(gòu)獨立、人員獨立、管理獨立、經(jīng)費獨立、業(yè)務(wù)獨立的檔案館。《甘肅省檔案管理條例》規(guī)定，機關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織把檔案事業(yè)列入發(fā)展規(guī)劃和工作計劃，建立和健全檔案行政管理和保管機構(gòu)，保障檔案事業(yè)發(fā)展所需經(jīng)費；應(yīng)當(dāng)重視檔案管理工作，提供必要條件，保證檔案工作的正常開展，設(shè)置檔案機構(gòu)或者配備專（兼）職檔案工作人員負(fù)責(zé)檔案的管理，并對所屬單位的檔案工作實行檢查和指導(dǎo)；檔案館建設(shè)應(yīng)當(dāng)符合國家和地方制定的檔案館建筑設(shè)計規(guī)范，具有保管檔案的專用庫房，檔案庫房應(yīng)當(dāng)具備防盜、防火、防潮、防高溫、防蟲、防鼠、防塵、防光等條件和設(shè)施。

目前，高校文書檔案管理模式有兩種：一是文書檔案產(chǎn)生并存放于各單位、各部門、各學(xué)院，或者單位內(nèi)部設(shè)立檔案室，由這些單位指定專職或兼職人員管理，檔案管理零散，缺乏規(guī)范性、整體性，作用很難發(fā)揮，價值很難利用。二是成立檔案館的高校，文書檔案由檔案館專人負(fù)責(zé)，各單位和部門指定兼職檔案員協(xié)助做好歸檔工作，管理制度健全，文檔生成過程規(guī)范，檔案的價值整體得到利用。

三、改進(jìn)文書檔案管理專業(yè)化方式

文書檔案管理專業(yè)化建設(shè)主要包括管理制度專業(yè)化、管理方式專業(yè)化、管理手段專業(yè)化、管理措施專業(yè)化等。陳麗在《提升四川檔案管理專業(yè)化水平的標(biāo)尺》一文中認(rèn)為，檔案專業(yè)化管理是指以系統(tǒng)化為保證、數(shù)據(jù)化為標(biāo)準(zhǔn)、信息化為手段，從管理工作的各項專業(yè)環(huán)節(jié)入手，以提升專業(yè)水平的方式，把服務(wù)者的工作重點集中到滿足被服務(wù)者的需求上，以獲得更高效率、更多效益和更強競爭力的管理方式；主要措施包括組織專業(yè)性、管理過程專業(yè)性、技術(shù)專業(yè)性、人員要求專業(yè)性等。

制度建設(shè)是文書檔案專業(yè)化建設(shè)的前提和基礎(chǔ)。《甘肅省檔案管理條例》規(guī)定，機關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)建立、健全科學(xué)的檔案管理制度，使檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，并逐步采用先進(jìn)技術(shù)與設(shè)備，實現(xiàn)管理現(xiàn)代化。

信息化建設(shè)是文書檔案專業(yè)化建設(shè)的基本方式。為了提高文書檔案工作的質(zhì)量與效率，開發(fā)文書檔案信息資源利用的新途徑、新方法，必須利用信息化和數(shù)字化技術(shù)手段，以信息化改變傳統(tǒng)文書檔案管理模式，更好地實現(xiàn)“檔案館可以通過報紙、廣播、電視、刊物、圖書等媒介，采取出版、播放、陳列、展覽等形式向社會公布檔案”，提高檔案的使用效率。劉向在《要提高檔案管理軟件的專業(yè)化水平》一文中認(rèn)為，要提高檔案管理軟件的專業(yè)化水平，最重要的是提高程序員的檔案知識水平。要根據(jù)檔案工作的特點和需求，有的放矢，使軟件所附有的功能適應(yīng)檔案管理的特殊性。還要進(jìn)一步完善軟件開發(fā)公司的售后服務(wù)，對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，及時對軟件和系統(tǒng)進(jìn)行升級。陳金水在《信息化、專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化，助推社會保險業(yè)務(wù)檔案管理》一文中認(rèn)為，要加強信息化硬件設(shè)施建設(shè)， 實現(xiàn)設(shè)備和技術(shù)的現(xiàn)代化，全面提高業(yè)務(wù)檔案管理的現(xiàn)代化水平，及時配備業(yè)務(wù)檔案現(xiàn)代化所必需的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等現(xiàn)代化辦公設(shè)備， 充分利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)， 利用縮微技術(shù)、光盤技術(shù)在業(yè)務(wù)檔案管理中的作用。

四、培養(yǎng)文書檔案管理專業(yè)化隊伍

培養(yǎng)和造就一批職業(yè)化、事業(yè)型的檔案管理隊伍是實現(xiàn)高校文書檔案管理專業(yè)化的關(guān)鍵。《甘肅省檔案管理條例》規(guī)定，檔案工作人員應(yīng)當(dāng)具備檔案專業(yè)及相關(guān)知識，做到愛崗敬業(yè)，忠于職守，保守秘密，熱情服務(wù)。機關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)重視檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，按照國家規(guī)定進(jìn)行職稱評聘，并保持檔案工作人員的相對穩(wěn)定。

文書檔案涉及學(xué)校發(fā)展的方方面面，首先，管理人員要有堅定的理想信念，較高的政治素質(zhì)，在遵守檔案保密制度上發(fā)揮表率作用；其次，要掌握高等教育發(fā)展的基本規(guī)律，熟悉學(xué)校發(fā)展規(guī)劃和工作計劃，具有文書檔案的鑒別、識別能力；最后，要有較高的業(yè)務(wù)能力，全面掌握文書檔案的形成、收集、鑒別、整理、利用、保管等一系列專門環(huán)節(jié)。另外，要有較強的服務(wù)意識和良好的服務(wù)態(tài)度，為文書檔案充分利用提供快捷、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。賢文在《建設(shè)一支穩(wěn)定的專業(yè)化的干部檔案管理隊伍》一文中認(rèn)為：“干部檔案管理隊伍應(yīng)該懂得電子計算機操作和軟件設(shè)計的基本原理，能自如地運用電子計算機進(jìn)行干部檔案材料的貯存、檢索，應(yīng)該懂得錄像、復(fù)制、縮微等技術(shù)的基本知識，熟練地操作、使用儀器，應(yīng)該具有基本的化學(xué)、生物知識，以利用各種手段實行對干部檔案材料的防霉、防腐措施，應(yīng)該懂得中國檔案發(fā)展史、干部檔案史，等等。”為此，要加強文書檔案管理專業(yè)化隊伍建設(shè)，使檔案工作者從檔案資料保管員向檔案資源開發(fā)者和研究者轉(zhuǎn)變。

其一，加強檔案學(xué)學(xué)科和專業(yè)建設(shè)。完善、發(fā)展檔案學(xué)科知識體系，根據(jù)社會需求，有條件的高校要積極開辦檔案學(xué)本科和研究生專業(yè)，結(jié)合現(xiàn)代檔案管理的發(fā)展趨勢，加強課程建設(shè)和教材開發(fā)，培養(yǎng)檔案管理應(yīng)用人才、檔案管理信息系統(tǒng)研發(fā)人才和檔案學(xué)研究人才。

其二，引進(jìn)檔案管理人才。要改善檔案管理人員的待遇和工作環(huán)境，在職稱評定、推優(yōu)評優(yōu)等方面給予傾斜和照顧，吸引其他單位或部門具有檔案專業(yè)學(xué)習(xí)或管理背景的人員充實到檔案管理隊伍中。

其三，選留檔案管理人才。從應(yīng)屆畢業(yè)生中選留檔案學(xué)專業(yè)大學(xué)生充實到檔案管理隊伍中，改善檔案管理隊伍的學(xué)歷、年齡、知識、學(xué)緣結(jié)構(gòu)，增強檔案管理隊伍的整體活力。

其四，加強現(xiàn)有檔案管理人員培訓(xùn)。對現(xiàn)有在職在崗檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)化培訓(xùn)，建立學(xué)習(xí)型檔案管理組織，提高檔案管理業(yè)務(wù)素質(zhì)，培養(yǎng)職業(yè)化檔案管理隊伍。徐墨客在《精英成長需要專業(yè)化學(xué)生檔案管理》一文中認(rèn)為，檔案管理工作應(yīng)該是“潤物細(xì)無聲”的過程，要做到寧靜、細(xì)密、辛勤。辛勤即勤記，勤整理；細(xì)密即仔細(xì)、縝密；寧靜即靜下心來，不斷思考、研究、甄別。

其五，加強檔案課題立項和科學(xué)研究工作。“檔案館應(yīng)當(dāng)根據(jù)經(jīng)濟建設(shè)和工作的需要，開展對檔案的研究整理，有計劃地編纂檔案史料。”加強檔案研究基地平臺建設(shè)，培養(yǎng)和造就事業(yè)型、職業(yè)化、專業(yè)化的檔案管理隊伍，檔案管理人員除了完成日常檔案管理工作之外，必須開展科學(xué)研究工作。各級承擔(dān)檔案管理業(yè)務(wù)的政府部門和高校要加大投入，啟動檔案研究項目，加大課題規(guī)劃力度，培養(yǎng)科研創(chuàng)新團(tuán)隊，支持和鼓勵檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)，研發(fā)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、兼容性、普遍適用性的檔案管理系統(tǒng)。