淺談大中型引水灌區工程檔案管理現狀及對策

摘要 大中型引水灌區工程檔案是灌區工程建設過程的真實記錄，是工程建設過程中的重要材料，是工程建成后運行、管理工作中不可缺少的依據，也是是衡量灌區工程質量的重要標志之一，我們要充分認識到灌區工程檔案管理的重要作用，同時認清現狀普遍存在的問題，并找出做好灌區工程檔案管理的對策。

關鍵詞 工程檔案管理 現狀 對策

中圖分類號：G270文獻標識碼：A

Large and Medium-sized Water Irrigation Engineering

Archives Management Status and Its Countermeasures

HUANG Meilian

(Water Irrigation District Construction Administration of Letan Reservoir， Laibin， Guangxi 546200)

AbstractLarge and medium-sized water irrigation engineering archives are the important material engineering construction process， are the irreplaceable reference for the operation and management after project finshed， we should fuuly understand its important role， and find a good way to measure it.

Key wordsengineering archives management; situation; countermeasures

隨著國家對水利工程建設的重視，尤其2011年中央一號文件頒布以來，興修水利灌溉已經成為保田保糧的重要措施，目前，為解決農田耕地旱情，國家及各地方政府已不斷加大投資，建立不同規模的引水灌區。隨著灌區工程項目的投資和開工建設，產生大量的工程檔案，工程檔案是工程建設過程的真實記錄，它來源于工程建設全工程，是工程實體形成的真實記載和反映，客觀、真實地記錄了工程建設的過程與結果，成為工程建設不可缺少的重要組成部分，而且在工程建成后的運行、管理工作中，也是不可缺少的依據。

1 大中型引水灌區工程檔案管理現狀

就目前多數大中型引水灌區工程檔案管理工作的現狀來看，主要存在以下幾方面的問題：

（1）檔案管理體制滯后。多數灌區工程都是國家或地方政府的民心工程，都是為解決地方旱情而籌備建設的單位，建管單位是專門針對灌區工程建設而成立的，時間比較倉促，各體制相對不夠完善。目前，大多數灌區檔案管理制度還停留在空缺或照搬別單位的層面，相關的檔案法律法規和管理制度尚未及時做到相應的調整和修改，沒有形成有效的管理和監督機制，體制相對比較滯后。

（2）檔案意識淡薄。在現實中，灌區工程建設單位和管理單位“重工程建設輕檔案管理”的意識尤為突出，缺乏工程檔案的管理意識，認識不到檔案管理在工程建設中的重要性和必要性。部分灌區建管單位為一體，日常工作主要以工程進度為核心，對檔案管理重視程度不夠，檔案意識不強，對于工程建設過程產生的檔案沒有意識做好歸檔、保管，沒有配備專門檔案室（檔案館）和檔案庫房設施，甚至有些灌區建管單位將工程檔案堆在雜物房，需要利用時只能“翻箱倒柜”才能翻出滿是灰塵的檔案資料，更有造成檔案資料的丟失。

（3）檔案管理手段落后。灌區工程檔案是工程建設過程中產生的歷史資料，它客觀、真實地記錄了工程建設的過程與結果，更是工程在日后管理、維護提供有力的信息資源。多數灌區檔案管理員沒有主動對檔案資料進行分析、編研，同時，由于大多數灌區工程建立在農村或較偏遠地區，現代化技術管理檔案相對比較缺乏，多數還停留在傳統的手工管理方式，極少運用計算機及網絡技術進行管理，很大程度上限制了檔案作用的充分發揮。

（4）檔案員業務水平欠缺。由于灌區工程檔案的專業性很強，具有成套性、專業性等特點，對檔案員的素質要求相對比較高，不僅要求檔案員具備檔案專業知識，還應具備一定的工程專業知識。由于客觀原因，多數灌區建管單位沒有成立檔案室或檔案館，沒有配備相應的檔案專職人員，檔案業務設在辦公室，由辦公室人員兼任，多數專職或兼職檔案人員往往缺乏檔案或工程方面的專業知識，有的缺乏檔案專業知識，沒有規范歸檔意識，沒有主動追檔，造成檔案材料殘缺不全；有的檔案員不了解工程項目的基本程序，不清楚工程檔案資料的來龍去脈，分不清歸檔范圍和分類整理方法，從而嚴重影響檔案工作質量，特別對圖紙、聲像、照片等特殊載體檔案，不清楚如何將之完好保管、利用，嚴重影響灌區工程檔案的成套性、完整性、準確性。

2 做好大中型引水灌區工程檔案管理的對策

（1）增強檔案意識，完善檔案管理體制。增強檔案意識是做好檔案管理的重要保證和前提。首先要增強灌區建管單位和參建單位人員的檔案意識，建管單位要經常向工程參建單位宣傳學習與貫徹國家或地方檔案局制定的檔案相關政策法規，尤其要重視學習《檔案法》、《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》、《重大建設項目檔案驗收辦法》、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》、《水利工程建設項目檔案管理規范》、《建設工程文件歸檔整理規范》等規章制度，并制定和完善本工程單位檔案管理規范和實施辦法，建立完善檔案管理體制，規范工程檔案管理工作制度、工作范圍、工作方法、工作程序等方面要求，明確灌區工程檔案管理有章可循，有法可依。同時需要明確檔案工作分管領導，明確檔案工作機構或部門，合理配置專職檔案員，根據灌區工程規模建立相應檔案室或檔案館，配有專用空調、抽濕機、滅火器等裝置，使檔案管理工作達到工程驗收要求，使之標準化和規范化、完善化。

（2）建立灌區工程檔案管理網絡。灌區工程項目的設計人員、施工人員、監理人員對工程項目的情況最了解，大量的檔案產生于他們手中，他們也是今后利用檔案的主體。灌區建管單位應通過講座或實地業務指導等多種方式為工程設計單位、施工單位、監理單位開展相應的檔案業務指導監督，讓工程參建單位充分認識到灌區工程檔案的重要性，在工作中應遵照統—領導、統一制度、分級管理的原則，從工程各參建單位選出工作人員兼任檔案員，負責與灌區工程建管單位檔案員對接，負責將本部門在工程各階段中形成的檔案進行整理并向建管單位移交，建管單位檔案員負責對工程各單位兼職檔案員進行業務指導和監督，形成完整的檔案管理網絡，確保灌區工程檔案收集的及時性、完整性。

（3）集中領導，全員參與，實現檔案管理與工程建設同步進行。灌區工程建設過程中的不同時期和不同階段，甚至不同的單項工程，都會產生大量的檔案資料，這些檔案資料的內在聯系，只有當時工程各參建單位人員最清楚，及時將應歸檔的檔案資料收集和整理是比較容易的，隨著工程建設的不斷深入，文件材料就會越積越多，如果沒有及時整理，工程資料數量的增加加大了資料收集與整理的難度，同時隨著時間的推移或可能發生人事變動等因素都會造成對檔案資料的遺忘和疏漏，造成不可彌補的損失。所以，灌區工程檔案的歸檔應要與灌區工程建設同步進行，灌區工程項目在設計、施工、監理等階段中應將其收集、整理和歸檔工作納入合同管理中，并在簽訂合同（協議書）時明確應歸檔分數，同時采取一定的資金有效控制措施，做到灌區工程檔案管理與工程建設同步。

（4）加強灌區工程檔案管理的現代化建設。隨著計算機技術的發展，利用計算機開展檔案工作已經成為了檔案工作的主體，計算機現代化技術管理檔案對灌區工程檔案管理工作也帶來了前所未有的影響。針對灌區工程檔案計算機等現代化技術比較落后的情況，灌區建管單位應大力加強現代化技術，加強電子文件檔案在工程建設過程中的運用，重視灌區工程在設計、施工、監理和驗收過程中產生的電子文件資料的收集管理，對灌區工程過程中的照片檔案、聲像檔案及時刻錄光盤、編制電子匯編，加強檔案管理工作的網絡化、信息化。