企業檔案管理工作分析

摘要：當今信息技術的快速發展和快速滲透．已經使社會各個領域發生了深刻的變化。作為企業檔案管理，也不可避免的參與到這一深刻變化的過程之中。在這種迅速變化的環境面前，檔案管理如何應對新挑戰，為提高企業的競爭力和市場適應性提供有力支撐，是擺在檔案管理工作者面前的一個重要課題。作為企業檔案管理工作者，?規范企業檔案管理，更好地為企業改革與發展服務，不斷學習和加強自身的管理水平，為企業快速發展，檔案工作高效運轉做出自己的貢獻。

關鍵字：企業檔案；管理工作；檔案控制

一、工程項目文件管理

1歸檔驗收管理工作

1）檔案人員接收紙質資料和電子文件，驗收、鑒別資料的及時性、完整性、準確性和一致性，檢查資料是否規范、內容是否一致及文件幅面、格式是否符合標準；整理合格的歸檔資料并進行立卷。

2）通過對已存檔的檔案進行質量控制，成品紙質檔案入庫管理，電子檔案數據入庫管理，確保了紙質檔案和電子檔案的規范性和正確性；

2檔案分類

工程項目檔案的特點在于，借閱及重復利用率較高，參照國家有關標準，制定出工程項目檔案號編制規則，這樣極大地提高工程檔案的檢索、使用效率。檔案號包括分類號、年度號、項目號和分類號四個方面。3 紙質歸檔

紙質歸檔在目前仍是檔案重要管理工作。歸檔范圍主要包括設計書、設計委托資料單、計算資料、設計文件校審記錄、變更記錄表和工程項目圖紙。紙質檔案交接驗收合格后，按管理規定對檔案資料進行整理、錄入、簽署文件放行出版單、請曬存檔藍圖、裝訂、編寫頁碼、填寫卷內文件目錄表和備考表、登記卷內目錄、編制案卷封面、裝盒、入庫上架。

4電子歸檔

電子歸檔除依紙質歸檔流程外，還有特殊性。電子歸檔的整理、驗收采用人機交互方式完成，不僅要鑒別電子文件的完成性、正確性，重要的保證電子文件與紙質檔案的一致。然后將工程項目文件夾整合在一起刻錄，光盤的案卷號根據刻錄的工程項目檔案號編制。歸檔電子文件再由專業人員導入數據庫，建立檔案資源庫。

5歸檔質量常見缺陷：

1）歸檔數據不完整；

2）工程屬性錯誤；

3）歸檔資料內容有錯誤；

4）電子文件缺漏或錯放；

5）歸檔文件內容不一致；

6歸檔文件資料質量控制

1）嚴格各級領導審批制度，確保檔案內容齊全完整、所附領導審批依據的簽字手 續完備、真實、準確； 2）嚴格檔案的原始管理；簽署必須是本人字跡； 3）嚴格檔案管理檢查制度，使檔案分類科學組建合理有利于今后的查考合理利用； 4）嚴格檔案缺陷的責任管理，完善缺陷責任期檔案的收集和整理工作，確保工程項目圖紙編制準確、清晰、規范。

7檔案電子檢索利用方式

為了實現檔案的電子檢索，需要把傳統的紙質資料進行數字化轉換，利用計算機技術，提高檢索的利用率，同時，提高檔案檢索的查全率和查準率。檔案管理人員要求熟悉庫房管理和計算機操作，及時錄入新存工程項目，提高資料的利用率。數據庫建設問題。檔案信息數據庫建設是實現檔案信息化、網絡化的核心，檔案部門應當集中人力搞好檔案數據庫建設，在數據庫建設要做到：建立文件級開放目錄中心；對現行機關的檔案要抓好文檔一體化建設。在接收到期檔案的同時，接收同期的文件數據庫磁盤，然后再根據開放檔案的有關辦法對文件數據庫進行審查，編制開放檔案目錄發送到公司網站上。

二、檔案庫房優化管理

1庫房檔案檢索管理

1）在檔案庫房入口處統一設置檔案存放位置索引（平面示意圖），檔案柜應有統一的反映存放檔案內容的標識。2）每年定期對庫藏檔案進行一次清查，清點檔案數量和完整性，及時發現需修改、整理的檔案，填寫檢查記錄，確保檔案的完整與安全。3）隨著檔案數量的急劇增加設計人員對檔案利用頻繁需求，傳統的檔案利用方式已不適應設計人員的需求，因此，必須大力改變和更新檔案庫存結構。4）檔案檢索工具種類單一、功能不全、檢索速度慢、效率低，加強庫房檔案檢索工具建立檔案目錄中心已成為重要任務。編制的檢索工具應力求符合規范標準，能把庫藏檔案的檔案號、項目號、工程名稱和儲存地點揭示出來。

2庫房檔案鑒定銷毀

管理檔案鑒定應以國家有關規定和企業管理規定為依據，全面分析檔案的現實作用和歷史作用，準確劃定檔案的銷毀范圍。

1）檔案的鑒定一般采取逐卷逐件審查的直接鑒定法。

2）檔案鑒定工作一般每5-10年進行一次。

3）檔案鑒定工作按以下程序進行：

（1）成立檔案鑒定小組。檔案鑒定小組由分管檔案工作的領導具體負責，檔案部門和有關部門人員參加。（2）學習國家有關規定，統一檔案鑒定標準。（3）鑒定小組成員對檔案進行鑒定，提出鑒定意見。對失去保存價值，需銷毀的檔案進行登記造冊，并提交檔案鑒定報告。（4）領導審查、批準檔案鑒定報告，在檔案銷毀清單上簽署意見。銷毀檔案須有兩名監銷人，監銷人在銷毀檔案前，應對該銷毀檔案認真清點復核，檔案銷毀后，分別在銷毀清冊上簽字。任何部門或個人均不得將應銷毀的檔案作其他用途或當作廢紙出售。

3工程項目檔案控制

1）公司應設立了項目文控人員，人員由原檔案部門的檔案管理人員組成，項目部對文控人員實施統一領導、統一管理、統一培訓和業務指導、統一專業標準規范、統一明確崗位職責。

2）文件控制工作是一項規范化、專業化和職能化的工作，是為了將在項目生命周期內的過程文件和成品文件的內容及狀態進行記錄、追蹤，主要活動包括文件的發布、文件的分發和傳閱、文件的接收和返回、保存和銷毀。

3）文控人員經常參加項目的各種會議，此外，文控人員和檔案管理人員還必須具備高度的責任心、良好的溝通能力、能夠熟練運用計算機以及熟練使用辦公設備的能力。

三、電子文件與電子檔案管理

1在電子文件管理

1）文控人員、機關單位文件材料歸檔盡管在操作系統中輸入了大量的文件、信息，單身因為兩個系統中直接沒有很好的銜接，不能將所有檔案需要的字段和信息包括進去，導致歸檔后檔案人員再次進行大量信息的輸入，造成重復工作，浪費人力、物力。

2）如果實現文檔一體化管理，不僅能夠使檔案管理人員從繁重的重復工作中解放出來，還能有更多的時間投入到檔案的利用工作中去，從而有效的提高工作效率和檔案利用率。

2在電子文件流程規范

1）文控人員不僅要熟練掌握項目過程文件控制程序、流程及方法，而且要了解并熟悉國際上有關檔案管理的行標及企業內部體系管理標準規范。

2）項目文控策劃操作流程、項目文件編號及底圖驗收、工程技術文件的收集、分類整理、組卷等文控。

3）檔案管理業務培訓和指導，使檔案管理人員能夠按照統一的標準對工程項目中形成的設計文件、管理文件、信函、外部技術文件聲像文件、最終交付文件等進行分類、編號、整理、組卷、分發、借閱、歸檔等過程管理和控制，

總結

做好檔案管理工作能夠為企業的其它各項工作的進行提供便利，同時也能更好的對企業實施管理，因此對檔案管理人員提出了更高的要求，以確實保證檔案管理工作的良好、有效進行。