獨立學院文書檔案管理策略研究

【摘 要】由于獨立學院在初創時期不具有獨立辦學的主體資格，因而它們的一切辦學活動都是為申辦高校的整體利益服務的。因此必須要重視獨立學院文書檔案管理工作，全面提升文書檔案管理人員的素質和能力，建立健全檔案管理制度，對文書立卷進行科學分類，促進文書檔案信息化建設，不斷提高獨立學院文書管理規范化水平。

【關鍵詞】學院 文書檔案管理 策略

高等院校的教學規模相對于中等院校來說要大很多，而且分為不同的學院，機構設置也相對龐雜。文書工作是檔案工作的基礎，檔案是由文書轉化而來的，并且是文書工作的延伸和發展，兩者相輔相成，密不可分。文書工作不僅關系到公文的質量，也影響到文書檔案的質量。因此，做好文書檔案管理工作對學校實行規范化、科學化、現代化管理起著至關重要的作用。

一、獨立學院文書檔案存在的問題

（一）原始資料的質量缺陷

文書資料在進行歸檔時常常會出現格式不對的現象；并且缺少原稿、附件、日期、批復等；修改用圓珠筆和鉛筆；有的傳真件不清晰；不留裝訂線。這些都是文書檔案整理的基礎工作，這些問題的出現大部分是由于文書工作人員的檔案管理知識的欠缺，并且檔案意識淡薄造成的。

（二）文書人員和檔案管理人員缺乏溝通

文書工作和檔案管理工作是分開的，由于日常辦公不在一起，因此相互之間的溝通有限，經常會出現脫節現象。而且目前獨立學院都忙于擴招和教學評估，文書工作人員往往忽視收集資料。

（三）人員配備不夠

檔案管理是一項默默無聞的工作，因此年輕人雖然有檔案管理專業畢業的，但是很難耐得住寂寞，干得時間不長就申請調離了。年齡偏大的人往往會被安置在檔案室，但是由于其沒有受到專業檔案管理工作的培訓，并且計算機水平有限，因此管理起來容易出現紕漏。檔案管理工作很少有評優和考核，因此很多想晉升的人都選擇了離開，這也使檔案室長期處于缺人的狀態。

（四）信息化建設薄弱

雖然大部分的獨立學院都為檔案室配備了管理軟件，但是由于人員配備不足，再加上年紀大的人對計算機較為陌生，因此檔案管理工作的信息化并沒有得到普及。

（五）各部門缺乏配合

獨立學院的文書檔案資料來源于各個部門，但是某些部門為了自己的使用之便，不愿意將一些文件性的資料交給檔案管理人員統一保管。這一做法不但嚴重影響了檔案管理人員工作的積極性，為其工作帶來了不便，也使一些重要的文書資料流失。

（六）歸檔方式單一

隨著科技的進步，電腦、掃描儀、打印機、傳真機已經在高校辦公中得到普及，這在很大程度上提高了資料的收集與處理效率。但是由此產生了一個問題，是采用傳統的紙質歸檔還是采用電子版歸檔，這難免會產生沖突。目前，高校檔案管理工作就出現了這兩種傾向，無論采用何種方式進行保存都不是最安全有效的。只采用光盤進行存儲，雖然查詢起來比較方便，但是一旦光盤讀取失敗，那么所有的資料都將丟失。只采用紙質存儲，雖然可以保證不會丟失，但是查詢起來非常麻煩，而且時間長了字跡也會模糊不清，不容易辨認。

二、獨立學院文書檔案管理策略

（一）提高檔案管理的地位

各級領導要充分認識到檔案管理工作的重要性，這是做好檔案管理的前提。要建立健全相應的規章制度，加強檢查和監督。檔案管理人員也要做好檔案工作的宣傳活動，采用大家易于接受的方式宣傳法律法規，提高各級人員對檔案管理工作的認識和重視程度。只有大家對檔案管理工作充分支持，才能使材料搜集事半功倍。

（二）規范工作銜接

文件資料是檔案的前身，其質量的好壞直接影響到資料的歸檔。文書人員應該有一定的檔案意識，在搜集資料的時候能夠把握住重點，對不完整的資料進行補充，對不符合要求的資料進行規范化。比如紙張大小、文件格式的統一；嚴禁使用鉛筆、紅筆進行修改等。文件處理也要及時，對于缺少的文件部分應該及時登記，進而查找，不能不了了之。文書部門如果也能做到立卷歸檔，就會和后續的檔案管理工作進行良好的銜接。

（三）加強各部門的合作

文書工作人員擔負著搜集各部門資料的重任。因此在平時的工作過程中要和各部門搞好關系，經常詢問各部門最新開展的活動，掌握比較全面的相關信息，根據實際需要選擇其中的重要信息進行歸檔。檔案可以反映一個學校的歷史、現狀和未來，因此必須要搜集有代表性的，有價值的信息。

（四）做好歸檔工作

隨著計算機和互聯網的迅速發展，文書搜集過程中難免會有一些電子文件的產生。這些電子文件需要新的歸檔方式，才能保證其可以長久的保存下去。當現代化的辦公設施與傳統的檔案管理模式發生沖突的時候，文書人員必須探索新的模式去管理保存資料，不僅要傳承已有的優秀方法，還要拓展新的路子。

（五）提高專業素質

文書人員和管理人員都必須具備一定的專業知識，要不斷學習新知識、新技能，否則終有一天會被社會淘汰。學校應該安排計算機老師對技能較弱的人員進行相關培訓，運用現代化的軟件對檔案進行管理。

文書檔案管理的專業性非常強，因此不僅要求相關人員具有較高的業務水平，還要求他們有較高的職業道德和責任心。甘于平凡，不求回報。文書檔案管理人員只有具備上述條件才能在崗位上做好本職工作。