如何處理好檔案開放利用與安全保密工作的關(guān)系

一成不變地看待檔案的秘密性，無視其秘密性的時效和范圍，是不對的；但如果缺乏保密觀念，對涉密檔案無視其秘密性，無限地擴大開放利用范圍，也是錯誤的。因此，在開放檔案為社會所利用的同時，應(yīng)當(dāng)做好相應(yīng)的保密工作。

要堅持“保、放”結(jié)合的指導(dǎo)思想，正確處理保密與開放，信息公開的關(guān)系，既要積極防范又提供工作便利，即把好保密關(guān)，又疏通公開、交流的渠道。日常工作中，檔案管理人員十分重視檔案保密，工作盡心盡職，但由于在傳統(tǒng)的保密觀念影響下，檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現(xiàn)象。由此產(chǎn)生一些弊端：大批檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價值的檔案長期被束之高閣，變成一文不值的廢紙，造成檔案浪費；領(lǐng)導(dǎo)不能及時全面地了解情況，有效地利用檔案；檔案管理人員的管理價值也難以在利用檔案的效果中體現(xiàn)出來。上述情況表明，檔案部門改變傳統(tǒng)的觀念，在做好保密工作的同時，切實轉(zhuǎn)變工作職能，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)勢在必行。機密檔案應(yīng)該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時間、地點、范圍限制的利用，保而不用只會失去保的意義，失去檔案的價值。當(dāng)然，利用必須是在保密基礎(chǔ)上的利用，無限制的利用會給黨和國家以及單位的安全和利益造成危害。所以，對檔案工作來說，保密與利用兩者都十分重要，決不可偏頗。

1、我們保存檔案的根本目的在于利用。在利用范圍和對象上應(yīng)做到：（1）對外公布開放檔案，是達到最大限度利用檔案信息資源的社會化舉措。一定要按照國家有關(guān)法律法規(guī)開放公布一切應(yīng)該開放的檔案，充分發(fā)揮檔案的潛在價值。同時不應(yīng)忽視檔案的安全保密，在保證國家利益、集體利益和個人合法權(quán)益不受侵害的情況下公布開放檔案。對一些掌握不準的，應(yīng)報請上級定奪或請有關(guān)專家鑒定。（2）在檔案利用需要服務(wù)時，既要積極熱情，又要堅持保密原則。凡對涉及本單位、本部門的一些在一定時期和一定場合具有保密性質(zhì)的檔案，要嚴格把關(guān)，按照有關(guān)規(guī)定辦理利用手續(xù)，對不該開放利用的或不屬知密范圍的人都堅決不予提供，避免造成失密和損失。

2、加強歸檔力度。凡歸檔范圍內(nèi)的檔案，都必須集中統(tǒng)一到檔案部門依法保管，任何單位、科室或個人不得以任何借口拒不歸檔，以保證檔案收集的齊全和完整。

3、大力宣傳《檔案法》《保密法》。對檔案提供者和檔案利用者加強教育，提高他們的檔案意識和保密意識，自覺執(zhí)行國家的法律法規(guī)，維護國家、集體和個人合法權(quán)益。

4、用創(chuàng)新的精神指導(dǎo)新時期的檔案工作。要有新思路、新方法，研究在檔案開放利用和安全保密工作中出現(xiàn)的新問題、新特點、新要求。如對電子文件的完整、安全保密等問題，應(yīng)該是在充分利用電子文件的過程中加強保密工作，在加強保密工作的過程中促進電子文件的利用。

5、加強監(jiān)管、完善監(jiān)督機制。加大執(zhí)法力度。凡發(fā)現(xiàn)有違反檔案、保密等法律法規(guī)的要堅決依法處理，從而達到檔案利用和保密互為保障的辯證統(tǒng)一，努力使檔案信息資源得到充分利用，體現(xiàn)其價值的最大化、社會化，又維護了國家、集體、個人的合法權(quán)益不受侵害，并使檔案在利用中延續(xù)生命，煥發(fā)活力，促進檔案工作更快更好地開展。

6、加強檔案管理人員的職責(zé)，切實維護檔案的完整與安全。這既是檔案保管工作的基本任務(wù)，也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務(wù)就是做到不壞、不丟、不散、不亂。不壞，就是使檔案保管得完好無損，不致因各種不利因素而使檔案損壞。對已經(jīng)破損的檔案，要及時搶修。不丟，就是使檔案絕對安全，不致因工作疏忽而使檔案遺失或被竊，不僅保證檔案實體安全，也要保證檔案內(nèi)容的安全。不散，就是要求檔案的保管相對集中，不因檔案的分散保管而使檔案管理不便，甚至造成檔案損壞或丟失等嚴重情況。不亂，就是要求檔案保管工作有條不紊，檔案排架整齊規(guī)范，有章可循，有目可查。檔案保管工作的任務(wù)是艱巨的，也是光榮的，這是一項重要的基礎(chǔ)工作，檔案保管人員要持之以恒，時刻警惕，防止檔案的損壞，確保檔案的安全，為檔案工作提供物質(zhì)基礎(chǔ)。

7、做好檔案的保管期限與保密期限的區(qū)分工作。要正確分析和鑒別檔案內(nèi)容的現(xiàn)實作用和歷史作用，根據(jù)本單位工作的需要和為國家積累歷史文化財富的需要，全面確定檔案的保存價值，準確地判定檔案的保管期限。若在保密期限內(nèi)被泄露，將對國家、單位的安全和利益造成危害。它表示該秘密事項在其確定的期限內(nèi)，受國家有關(guān)保密法律、法規(guī)的保護，因此，必須按秘密事項確定其保密期限。在保密期限上，《國家秘密保密期限的規(guī)定》中規(guī)定：除有特殊規(guī)定外，絕密級事項不超過30年，機密級事項不超過20年，秘密級事項不超過10年。保密期限在一年及一年以上的以年計，在一年以內(nèi)的以月計。

8、做好檔案密級的調(diào)整工作。要貫徹落實《保密法》以及國家保密局、國家檔案局聯(lián)合制發(fā)的《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》的精神，在廣泛宣傳、提高認識、大力協(xié)調(diào)的基礎(chǔ)上，重點解決好兩個問題：一要嚴格執(zhí)行解密劃控的時間標準、有關(guān)涉密內(nèi)容標準及保密規(guī)范標準，做到有法必依，執(zhí)法必嚴，違法必究。二要主動接受保密部門對調(diào)密工作的監(jiān)督指導(dǎo)，齊心協(xié)力搞好檔案涉密文件的清查鑒定。嚴格劃清密與非密的界限，確定哪些檔案能開放利用，哪些限制在一定范圍內(nèi)利用，哪些還不能提供利用，為今后進一步搞好規(guī)范化、標準化和涉密檔案建設(shè)奠定基礎(chǔ)。要建立起法制的新秩序，對涉密檔案的變化調(diào)整，不僅要立足于當(dāng)前的實際工作，還要著眼于長遠。