新時期檔案管理的服務職能的發揮途徑分析

摘要：電子信息時代的來臨對于新時期的檔案管理工作提出了哪些要求，我們在日新月異的社會變化里又怎樣看待和發展檔案管理工作，新時期檔案管理的服務職能的發揮又有哪些途徑可以實現，這就是本文寫作的初衷。

關鍵詞：檔案管理 檔案服務職能 檔案服務職能的發揮途徑

隨著信息產業的高速發展，人們獲得信息來源的途徑不再單一，可謂多種多樣，五花八門。而檔案管理，作為傳統的信息保存方式，有著真實性、可靠性、完整性、較高的使用價值等諸多優點。那么電子信息時代的來臨對于新時期的檔案管理工作提出了哪些要求，我們在日新月異的社會變化里又怎樣看待和發展檔案管理工作，新時期檔案管理的服務職能的發揮又有哪些途徑可以實現，這就是本文寫作的初衷。

一．新時期對檔案管理提出了哪些要求

計算機的發展和普及把信息產業帶入了高速發展的時代。新時期的檔案管理除卻以往傳統的編纂檢索手段之外，如何利用計算機對檔案進行管理，這是新時期對檔案管理工作提出的新要求。

開發和研究計算機檢索功能，高速有效的利用計算機對檔案進行深加工，將檔案數字化，將文字、聲音、影像等存儲于計算機之上，形成“電子檔案館”。將實物檔案和電子檔案同步化，這是一個循序漸進的過程。

那么，對于新時期的檔案管理人員，學會掌握計算機操作并很好的利用計算機對檔案進行科學的分類管理，學習如何將各種形式的資料利用電腦匯總為規范統一的檔案錄入模式，掌握計算機快速檢索的方式方法，這些都是每個檔案管理人員必修的課程。且檔案變成電子信息進行存儲就涉及到一個安全保密的問題，所以注重網絡編研人才的培養有其重要性和必然性，這給檔案管理又增加了新的工作內容。不僅要學習并且掌握檔案學理論的相關知識，還要熟悉與檔案工作相關的其它文化知識和科學理論，比如文史知識、社會學、情報學、統計學、心理學、傳播學知識及現代化設備的操作技術等，特別是從事信息開發和編研工作的人員，必須博聞強識，對科學課均有所涉獵的全面型、綜合型人才。檔案管理人員不僅要有認真負責的嚴謹工作態度，也要有仔細耐心的良好心態，既能對各行各業有所了解，又要能迅速的學會并掌握新的知識技能。這都是檔案管理的工作性質和工作職能所決定的。

二．如何看待和發展新時期的檔案管理工作

那么如何看待和發展新時期的檔案管理工作呢。首先我們要明確檔案管理工作的根本目的是什么。檔案是對有價值的資料文獻等進行搜集、鑒別、統計、加工、歸類，然后科學的保存起來，以供對使用者提供科學完整的依據。所以檔案管理的價值就在于其利用價值的實現。由此我們明確了檔案管理的根本再來看檔案管理的發展就明晰很多。

既然是為人服務，就應當抱著為人民大眾服務的思想理念，盡量站在大眾的角度去考慮問題。以往提起政府機關的辦事效率和服務態度，大眾常常怨聲載道。陳舊的管理模式導致繁復的手續，因為與自身利益毫無關聯，又沒有相應的部門加以監管，導致服務態度差，辦事效率低。浪費時間去檔案館搜集資料最后卻一無所獲，這讓許多人淺嘗則止，以后對檔案館更是望而卻步。最后落得門庭冷落，無人問津的結果。由此看出，良好的服務態度對大眾是一種鼓勵，在積極的宣傳和服務人員有效的配合下，才能使民眾對檔案館資料加以利用，使檔案館逐步向“面向和諧社會”的服務型管理方向發展。也只有這樣的發展方向，才能讓檔案管理工作深入人心，讓檔案管理真正的有效的實現其自身價值。新時期的檔案管理要與時俱進。市場經濟的建立和發展是一場深刻的社會變革，它影響著人們的社會價值觀、人生觀、思維模式、行事準則。陳舊的計劃經濟模式早已經被淘汰出局，市場經濟順應時代的發展，代替原有的模式。傳統的工作方式方法和陳舊的觀點也都發生了新的改變。信息資源系統化工程將優化與重組，作為國家一項重要的文化信息事業的檔案管理工作也不例外。在新時期檔案工作中，必須對市場經濟發展及市場經濟內涵、檔案工作的困境與現狀作深入細致的調研，以嶄新的視角和姿態，為文化建設和經濟建設提供有效服務。社會進步的同時，檔案管理也要跟上時代的腳步，否則也會被時代所淘汰。抓住電子化進程的主線，將檔案管理工作做好做強，甚至于能夠引領信息產業的發展，為信息產業的數字化做標榜，這也是檔案管理的理想發展方向。

三．新時期檔案管理服務職能的發揮途徑

檔案管理的服務職能是服務于社會，為社會實踐提供完整的檔案信息。我們可以借由提供檔案的咨詢、閱覽、調函、外借、展覽以及出版等諸多途徑將檔案的利用價值具體化。將檔案信息的提供做到大眾化、便民化和數字化。

大眾化就是要將檔案管理工作普及和深入。以往我們在需要信息或者是理論依據時往往只會去圖書館，卻想不到檔案館。而檔案館作為國家管理檔案的基礎部門往往讓人望而卻步。所以檔案館資料信息的利用率可謂少之又少，這無疑是對信息資源的一種極大浪費。所以檔案信息的普及就顯得尤為重要。

便民化。想要讓更多的人都能充分享受到檔案資源的優勢，充分利用檔案信息，那么檔案管理工作就要簡單易操作，方便民眾。以往我們經歷最多的檔案館經驗大概就是個人檔案資料的借調了，當普通百姓工作或者學業上有所變動需要調檔時，往往被其繁雜的程序和眾多的部門所困擾，導致一些簡單的事情也變得繁瑣。這就是檔案管理的一個弊端。應針對此種情況加以改善，真正的做到檔案服務以方便群眾為前提。

數字化。檔案管理的數字化模式有著其他管理模式無可取代的優勢：迅速快捷的查詢，較長的保存期限，完整詳盡的內容，開通了實時在線功能，有效的讓數字檔案館與各種行業和各種部門建立起溝通通道，也讓數字檔案館走進公民的家庭中，方便用戶在任何時間任何地點進行檔案資料的查詢，而不拘泥于時間、空間的限制。使檔案管理工作邁入了現代化的領域。實現檔案信息資源數字化、數據庫化，進行快速通訊與信息交流，提供查詢和資信服務，使網絡成為檔案管理為社會公眾提供檔案服務的一種重要形式。

參考文獻

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