“收文”與檔案關系的思考

一 由檔案的屬性來分析“收文”

什么是檔案?在檔案部門保存的“收文”是不是檔案?有專家認為：“檔案者乃已辦理完畢歸檔后匯案編制留待參考之文書”。也有專家指出，“檔案是社會組織或個人在社會活動中直接形成的具有清晰、確定的原始記錄作用的固化信息”。1988年實施的《中華人民共和國檔案法》規定：“檔案是指過去和現在的機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像”。檔案界有關專家以不同的角度提出了多種結論，但對其統一的認識是基本趨同的，這就是檔案是“直接形成的原始記錄”。是具有研究和收藏價值的原始文件資料。這是檔案最基本的特點和屬性。本文提出的“收文”概念亦稱收來的文件。如有上級部門發來的批示、批復、指示和通知，以及基層部門送來的請示報告、信函、內部刊物和資料等等。“收文”與檔案的區別就在于“收文”在社會活動中不是直接形成的文件，以上級部門發送文件為例，文件到了各級基層往往被轉換成更多數量的復制文件。不可能是唯一性的，所以“收文”不能稱之為檔案。

二 由檔案的基本價值來分析“收文”

檔案以其原始性和唯一性而體現了其基本價值。有例為證：據青島檔案信息網有這樣的記載，浙江發現過一份清代的“大學文憑”。即在浙江省東陽市虎鹿鎮孔宅村有一張保存完好的“恩貢單”。它是1883年(清光緒八年)12月30日，清政府督學部院發給國子監監生孫燦的，相當于現在的“大學文憑”，這件歷經近120年的難得歷史文物，現由孫燦的玄孫孫忠老人珍藏著。頗具研究和收藏價值。顯然這就是一份典型的檔案資料。也就是說，檔案可以作為以原始性和孤本性為特點的珍貴資料來區別于“收文”和其他文獻信息的重要標志。以檔案部門為例，除了大量的收存檔案外，也保存著大量與檔案有關的文字資料的“收文”或者是“收文”正本。因為在一般情況下，在一個固定的地域范圍內，對收到的各種形式的文件資料往往會被轉入檔案部門保存，以方便查找和利用。但這并不意味著轉入檔案部門的“收文”一定會轉化成檔案。同時，大量的復制性“收文”文件轉入檔案部門，也會給管理工作帶來一定的難度。鑒定檔案的標準要從原始性和唯一性上來分析確定。而不以其保存的時間、地點等來人為的指定。隨著信息時代的到來和現代化工具的利用，人們查找“收文”的途徑更寬泛，檔案部門也會結束將“收文”作為“檔案”保存的歷史使命。檔案的唯一性和基本價值也會越來越明晰。

三 由檔案的形成來分析“收文”

檔案的形成是直接的。檔案形成者的主體一般是指國家機關、社會組織和個人等。檔案直接形成的原則一是直接制作形成的。二是不是所有文件都能轉化為檔案。直接制作形成的檔案不需要任何的人為的因素，不存在任何轉化的問題。而文件資料作為歸檔案的標志和界限為：(1)完成各個處理程序的文件；(2)具有查證和利用價值的文件：(3)按照特定的規律集中處理保存的文件。“收文”是間接形成的文件，所以不具備轉化檔案的條件。只能按照一定的條件和原則作為歸檔文件來保存。所以說，“收文”不屬于檔案的范圍。

四 從檔案的形態來分析“收文”

檔案的形態包括多種形式，據史料記載，檔案一詞始于明末清初。從載體形式上，從古代的龜甲獸骨、竹木板塊，發展到現代的聲電、膠片、影像。從檔案的記錄方式上，由刀刻、手寫、印刷，發展到電腦制作。檔案的品種也豐富多彩，從古代的詔、諭、奏折，到現代的協會議記錄、日記、手稿和信函等。無論從載體形式上還是記錄方式，以及品種，都是直接形成的。而“收文”則是單一的文字資料或文件的“受文者”，所以不可能作為檔案來保存。

五 檔案與“收文”的關系

“收文”既不是直接生成的，也不是原始材料，為什么在一定的范圍內，可以作為“檔案”來歸檔保存呢?筆者認為，“收文”雖不是檔案，但與檔案密切相關，尤其是一些落實政策和執行政策的“收文”文件，檔案部門作為歸檔文件來保存，會為有關單位和個人查證提供了方便。雖然把這些“收文”作為歸檔文件來保存無形中給“檔案的形成提供了一定的附加條件，但“收文”文件形成檔案的唯一性和原始性原則不容置疑。

是檔案、作為檔案和歸檔保存是三個不同的概念。“是檔案”明確以原始性和唯一性為基準，也就是說，由直接生成的原始資料都是檔案。只要是檔案，無論時間的長短，無論歸檔與否，無論是否經過整理，無論是集中還是零散保存，無論是保存在有關部門還是保存在個人手中都屬于原始檔案。只要是檔案，就沒有任何附加條件。反之，不符合這個標準的不能稱之為檔案。

“作為檔案”是指某些不是檔案事體的范疇而被作為檔案來處理，這也是收文被作為檔案保存的主要原因之一。“歸檔保存”就是把有價值的文件資料以特定的檔案管理形式保存起來。一是方便特定的區域人群查找資料方便快捷。二是為了保持檔案文件之間的聯系。三是有效地保管一些歷史資料珍藏，以更好地發揮這些歷史資料的作用。

歸檔保存就是將一些有價值的歷史資料和檔案，按照一定的管理制度和規范保存到一定的檔案區域。歸檔保存只是一種檔案工作的管理需要，歸檔保存也不是將“收文”轉化為檔案的前提和必要條件。所以說，歸檔保存的資料不一定是檔案，檔案也不一定以歸檔的形式來保存。

正確理解檔案和“收文”的意義所在，以及二者之間的關系，對于認識檔案工作、做好檔案工作具有重要意義。