會計檔案科學(xué)管理工作中存在的問題與解決對策

會計檔案記錄和反映一個單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，隸屬經(jīng)濟檔案，是國家檔案的重要組成部分，也是各單位的最重要檔案之一。會計檔案管理因其是財務(wù)管理的最后環(huán)節(jié)，往往被忽視，當(dāng)前已成為財務(wù)管理工作的一個最薄弱環(huán)節(jié)，直接影響財務(wù)管理的質(zhì)量和水平。國家出臺的《會計法》和《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》以及《會計檔案管理辦法》等都對其做出了詳細規(guī)定，但執(zhí)行的不好。會計檔案管理是會計工作的重要組成部分，是會計的基礎(chǔ)工作，也是檢驗工作效果、鑒別工作是否廉政的重要依據(jù)。規(guī)范會計檔案管理，其根本目的在于制約有利于堵塞漏洞，防止舞弊行為的發(fā)生，可以促進財務(wù)管理水平的提高。因此，必須將會計檔案的管理納入日程，進一步提高管理水平，充分發(fā)揮會計檔案在各項事業(yè)中的應(yīng)有的作用。

一 當(dāng)前會計檔案管理工作中存在的問題

會計檔案具有原始記錄性、信息性、知識性和價值性等特點，來源廣泛、內(nèi)容專業(yè)、形成過程嚴密，因而，成為上市公司對外披露真實準(zhǔn)確的財務(wù)信息的依據(jù)；企事業(yè)單位對外融、投資，向協(xié)作單位提供的會計數(shù)據(jù)；司法部門查處違法亂紀、貪污受賄等問題的財務(wù)證據(jù)；國家統(tǒng)計部門的統(tǒng)計依據(jù)，歸根結(jié)底，會計檔案保留了全部經(jīng)濟活動的痕跡，是目前分析經(jīng)濟情況、總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)的可靠依據(jù)。

然而從我們實際工作情況看，各單位、各部門對會計檔案管理重視程度不夠、管理形式不規(guī)范，具體表現(xiàn)在以下幾個方面：

1 認識不到位

一些單位領(lǐng)導(dǎo)和財務(wù)工作人員沒有對財務(wù)檔案工作重要性有足夠的認識，單純追求內(nèi)部財務(wù)項目的實施，工作跑粗，忽視相關(guān)文件材料的匯集、整理和歸檔，有的甚至認為整理財務(wù)工作的大量原始憑證的是浪費時間和精力的事情，高高掛起，沒有將其納入工作日程。在日常培訓(xùn)、考核中，根本沒將其列為必考內(nèi)容，導(dǎo)致財會人員只對會計業(yè)務(wù)感興趣，注重非培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，但對檔案管理，知之甚少。也對會計檔案管理知識的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)不感興趣。當(dāng)前，重會計業(yè)務(wù)，輕會計檔案管理，會計業(yè)務(wù)與會計檔案管理相脫節(jié)的現(xiàn)象已成為普遍現(xiàn)象。會計檔案管理制度也不完善，沒有配備專人管理會計檔案。個別單位甚至出現(xiàn)由出納會計兼管會計檔案的現(xiàn)象，嚴重違反規(guī)定。

2 制度不健全

個別單位沒有真正建立起會計檔案立卷、歸檔、保管、借閱和銷毀等管理制度，會計檔案管理工作形同虛設(shè)。在經(jīng)濟高速發(fā)展的今天，企業(yè)經(jīng)營機制不斷轉(zhuǎn)換，經(jīng)營方式不斷更新，新情況、新問題不斷涌現(xiàn)，對財會工作提出了更高要求，而與之配套的監(jiān)管機制和監(jiān)管辦法并未有效建立和健全，特別是涉及在企業(yè)會計檔案管理方面的相關(guān)法律、法規(guī)沒有形成體系，而且已有的一些規(guī)定與現(xiàn)代企業(yè)制度的完全不相吻合，沒有出臺專門的、適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度需要的會計檔案法律規(guī)范。嚴重束縛了推進體制改革和實現(xiàn)建立現(xiàn)代企業(yè)制度的要求。另外，沒有相關(guān)法律及規(guī)定要求配備專人管理會計檔案

3 檔案不規(guī)范

當(dāng)前會計檔案管理存在的共性問題主要表現(xiàn)在以下四個方面：一是個別單位裝訂會計憑證不及時，未裝訂前將憑證隨意放置；二是裝訂會計憑證不規(guī)范，主要表現(xiàn)為不按要求裝訂，圖方便，僅以訂書釘或用一根繩子穿起來；三是再亂裝訂，眉毛胡子一把抓，即不按規(guī)定編好頁碼裝訂成冊，又將各類報表、各月報表分散存放，雜亂無序，更有甚者，連活頁賬簿都不放封面，未按要求按月裝訂；四是不按保管期限分別立卷歸檔，而是統(tǒng)統(tǒng)裝訂在一起；五是工作沒章法，該銷毀不銷毀，造成會計檔案積累過多，無處存放。

4 人員素質(zhì)待提高

一些個別單位管理松散，財會檔案人員膽大妄為，不堅持原則，甚至發(fā)生違法亂紀、偽造、篡改、變換記錄憑證的事件；還有的開假發(fā)票、建假賬、建賬外賬、虛列成本，想方設(shè)法偷稅。以上行為，造成會計信息失真，這給國家稅收征管以及司法機關(guān)辦案設(shè)置人為障礙，危害極大。

二 解決與對策

1 規(guī)范立卷

必須使用統(tǒng)一制式的封皮裝訂會計憑證，封粘裝訂線，并在封粘處加蓋會計人員印章；封皮表面填寫齊全；嚴格按月份的先后順序存檔，檔案盒面填寫完備。建立年度封賬制，清理卷內(nèi)科目；必須按將“目錄”及“賬簿使用登記表”一并裝訂。裝訂后加蓋會計人員印章，并編訂頁碼。

2 規(guī)范管理

嚴格按照有關(guān)規(guī)定管理單位的會計檔案，明確由單位的檔案管理部門具體管理，規(guī)范整理由財務(wù)部門將負責(zé)，在財務(wù)部門保管1年后，編制會計檔案案卷目錄，連同紙質(zhì)檔案及存儲會計數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)檔案，移交單位的檔案管理部門。

3 規(guī)范保管

原則由單位檔案管理部門負責(zé)保管，對于未建立檔案管理部門的單位，暫由財會部門設(shè)專人妥善保管。要需配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設(shè)施。對已離任的會計人員經(jīng)手的檔案，應(yīng)交本單位檔案部門或財會部門，堅決不允許自行存放。對已終止會計核算業(yè)務(wù)的單位或部門，必須將會計檔案交上級檔案部門保管。

4 規(guī)范期限

嚴格按照《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行保管期限。保管期滿應(yīng)該銷毀的，經(jīng)嚴格審查后，編造會計檔案銷毀清，報經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)審查，待領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。對于存在的未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，必須另行立卷，直至結(jié)清債權(quán)債務(wù)為止。銷毀會計檔案時，按規(guī)定執(zhí)行，派人監(jiān)銷。

5 強化培訓(xùn)

樹立會計人員是會計檔案整理的第一責(zé)任人的理念。務(wù)必將會計檔案管理及操作技能的培訓(xùn)納入會計人員培訓(xùn)中，其對會計檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，直接關(guān)乎會計檔案案卷質(zhì)量，進而從源頭上做好會計檔案的整理規(guī)范工作。

6 注重監(jiān)管

在工作中將會計檔案管理工作納入會計業(yè)務(wù)檢查中，以加大對會計工作的整體性和連續(xù)性的檢查與監(jiān)督，有條件單位可建立專門的監(jiān)管機構(gòu)。

總之，我們必須明確會計檔案管理工作的重要性，從基礎(chǔ)工作做起，從自身抓起，切實提高財務(wù)管理工作水平，更好的適應(yīng)當(dāng)前社會主義市場經(jīng)濟的需求。