談項目管理溝通的原則\\方法及作用

作用溝通是項目管理的重要手段，是指可理解的信息或思想在兩個或兩個以上人群中傳遞或交換的過程。項目管理溝通是指項目部內信息的交流、聯系與傳遞，它不僅涵蓋了項目部內部個體與個體之間的交流，還包含群體之間、部門之間、上下級之間的溝通。良好有效的溝通能為項目部提供工作的方向、了解內部成員的需要、了解管理效能高低，從而促使組織成員充分理解，消除誤解和隔閡、達到共識。營造良好的人際氛圍，實現組項目的信息共享，提高績效，是搞好項目科學管理，實現決策科學化、效能化的重要條件。因此，有效地進行溝通對管理具有重要意義。也因為如此，現在項目部都非常注重溝通，把項目部內部溝通水平視為凝聚力強弱的表現之一。但在實際工作中，由于多方面因素的影響，信息往往被丟失或曲解，使得信息不能被有效地傳遞，造成項目部管理溝通的障礙。對此，本文提出以下項目部管理溝通的原則、作用和方法。

1 項目管理溝通的原則

1.1人際信任原則信息傳遞不是單方面的，而是雙方甚至是多方的事情，因此，溝通雙方的誠意和相互信任至關重要。在項目部溝通中，當面對來源不同的同信息時，員工最可能相信的是他們認為最值得信任的那個來源的信息。此外，溝通雙方的特征，包括性別、年齡、智力、種族、社會地位、興趣、價值觀、能力等方面的相似性越大，相互的信任程度也越大，溝通的效果也會越好。只有充分地信任，才能充分交流和溝通。

1.2積極溝通原則積極溝通的第一個特征是主動溝通、積極反饋。溝通的有效性在于在信息和反饋之間不斷循環、不斷更新。因此，項目部內部溝通固然需要技巧，但主動性最重要。只有主動溝通，問題才有可能得到解決。第二個特征是和當事人溝通。即：誰的問題和誰溝通，和誰有沖突與誰溝通。選錯了溝通對象，也達不到溝通的效果。

1.3利于組織原則重視溝通并不意味著所有信息都可以毫無限制地交流、傳播，項目部內部溝通的出發點是為了項目部利益，所以，溝通的內容、時機、交流程度等都必須利于項目部的發展。溝通不僅僅是信息的交換，如果溝通的信息是灰色陰暗、消極對抗，甚至是謠言惑眾、蠱惑人心的內容，只會渙散人心，削弱組織的向心力，甚至使項目成員離心離德，猜疑不止，內訌不斷。這樣的溝通必須消除和禁止。

1.4逐級溝通原則一般人際溝通可以憑個人喜好進行，與誰溝通、溝通什么，完全由個人決定，但項目部管理溝通則不同，它必須服從項目部的要求。一般而言，上下級之間的溝通較同層級的個體之間、部門之間的溝通要有效。這首先是因為地位的高低對溝通的方向和頻率有很大的影響。而上下級之間則不同，他們之間想要了解的內容多，溝通的動機強烈。再次，指揮鏈制度也要求分清層級關系，不能越級跨部門指揮和匯報，否則會導致指揮系統的混亂。因此，在項目部內的溝通一般應逐級溝通(突發事件和特殊情況除外)。

2 項目管理溝通的方法

2.1溝通的方法 正式溝通與非正式溝通(1)正式溝通是通過項目組織明文規定的渠道進行信息傳遞和交流的方式。它的優點是溝通效果好，有較強的約束力。缺點是溝通速度慢。(2)非正式溝通指在正式溝通渠道之外進行的信息傳遞和交流。這種溝通的優點是溝通方便，溝通速度快，且能提供一些正式溝通中難以獲得的信息，缺點是容易失真。

2.2上行溝通、下行溝通和平行溝通 (1)上行溝通。上行溝通是指下級的意見向上級反映，即自下而上的溝通。(2)下行溝通。下行溝通是指領導者對員工進行的自上而下的信息溝通。(3)平行溝通。平行溝通是指組織中各平行部門之間的信息交流。在項目實施過程中，經常可以看到各部門之間發生矛盾和沖突，除其他因素外，部門之間互不通氣是重要原因之一。保證平行部門之間溝通渠道暢通，是減少部門之間沖突的一項重要措施。

2.3單向溝通與雙向溝通 (1)單向溝通。單向溝通是指發送者和接受者兩者之間的地位不變(單向傳遞)，一方只發送信息，另一方只接受信息方式。這種方式信息傳遞速度快，但準確性較差，有時還容易使接受者產生抗拒心理。(2)雙向溝通。雙向溝通中，發送者和接受者兩者之間的位置不斷交換，且發送者是以協商和討論的姿態面對接受者，信息發出以后還需及時聽取反饋意見，必要時雙方可進行多次重復商談，直到雙方共同明確和滿意為止。

2.4口頭溝通、書面溝通和電子媒介溝通 (1)口頭溝通。口頭溝通最大的優點是快速、簡便和即時反饋。在這種溝通方式下，信息可以直截了當快速傳遞并當場得到對方的反應，若有疑問或曲解，當即澄清。此外，口頭溝通還有一個優點就是可以附以表情、手勢等體態語言或聲調、語氣等副語言，加強溝通的效果。口頭溝通也有其缺陷。信息以口頭方式經過多個層次傳遞時，信息衰減和失真嚴重。(2)書面溝通。書面溝通是比較正規的溝通形式，包括備忘錄、協議書、信函、布告、通知、報刊、文件等以書面文字或符號進行信息傳遞的形式。書面溝通的優點是有形有據、可保存、可核對。此外，書面語言在正式發表之前，可以反復琢磨修改，因此，一般比較周密、邏輯性強，較好地表達作者所要發表的信息。書面溝通也有自己的缺陷。主要是耗費較多的時間和不能即時反饋。在相同的時間內，口頭要比書面所傳達的信息多得多。口頭溝通可以當場核實對方對信息的理解是否符合發信者的原意，但書面溝通做不到這一點。(3)電子媒介溝通。電子媒介溝通是隨著電子信息技術的興起而新發展起來的一種溝通形式，包括傳真、閉路電視、計算機網絡、電子郵件、視頻等。電子媒介溝通除了具備書面溝通的某些優點外，還具有傳遞快捷、信息容量大、成本低和效率高等優點。

3 項目管理溝通的作用

3.1實現整體優化的需要首先，溝通是協調組織中的個人、要素之間的關系，使組織成為一個整體的凝聚劑。為了實現項目管理的目標，各部門、各成員之間必須有密切的配合與協調。只有各部門、各成員之間存在良好的溝通意識、機制和行為，各部門、各成員之間才能彼此了解、互助協作，進而促進團體意識的形成，增進項目管理目標的導向性和凝聚力，使整個項目管理體系合作無間、同心同德，完成項目的使命及實現組織目標。

3.2激勵的需要信息溝通是領導者激勵下屬，實現領導職能和提高員工滿意度的基本途徑。領導者要引導追隨者為實現項目目標而共同努力，追隨者要在領導的帶領下，在完成項目目標的同時完成自己的愿望，而這些都離不開相互之間良好的溝通，尤其是暢通無阻的上向、下向的溝通。

3.3獲取決策所需信息，整合項目智力資源的需要在一個信息流通迅速的開放式時代中，信息的及時交流溝通，日益成為許多項目獲取經營管理成功的關鍵和決定因素。在現代信息經濟時代，項目部內外部環境的變化日益復雜和加快，項目部因此必須在更大的市場背景、更快速的環境變化和更加激烈繁雜的競爭態勢下生存發展。項目成員尤其是管理人員不可能只憑借自身力量和信息渠道獲得決策所需的信息。管理人員要想適應瞬息萬變的市場環境和紛繁復雜的大千世界，就必須憑借溝通，進行智力資源的整合。有效的溝通機制使項目部各階層能分享他的想法，并考慮付諸實施的可能性。這是企業創新的重要來源之一。決策的過程就是信息交流和處理的過程，而信息交流和處理就是溝通。總之，有效的溝通在項目管理中起著非常重要的作用。成功的項目部把溝通作為一種管理手段，通過有效的溝通來實現對員工的控制和激勵，為員工的發展創造良好的心理環境。因此，項目部成員應統一思想，提高認識，克服溝通障礙，實現有效溝通，為實現員工和項目的共同目標而努力。