淺談檔案利用在檔案管理中的體現(xiàn)

檔案的收集和整理、鑒定、保管等各項基礎(chǔ)工作都要體現(xiàn)和貫穿這一思想，加強檔案的提供利用工作，是檔案部門的重要的工作任務(wù)。

一 檔案利用在檔案收集工作中的體現(xiàn)

收集工作是檔案管理工作的基礎(chǔ)，收集工作做的如何直接影響著檔案的利用工作。大力豐富室藏是做好檔案利用工作的前提和基礎(chǔ)。這就要求我們檔案工作者要在傳統(tǒng)的接收方式的基礎(chǔ)上，多方面地收集各種門類和載體的檔案，以此來增加信息存貯量，更好地滿足社會各方面對檔案信息利用的需求，使檔案成為數(shù)量充足、質(zhì)量優(yōu)化、層次分明、結(jié)構(gòu)合理的檔案信息中心。如：我們在收集農(nóng)場制發(fā)的文件中，單份文件必須有正稿和底稿。重要會議文件應(yīng)該有歷次修改稿底稿。如：農(nóng)場職代會文件《農(nóng)場、分公司工作底稿》，底稿可以按修改形成的時間順序依次排列為一稿、二稿、三稿等；場呈文件有請示，還應(yīng)有批復(fù)；每年農(nóng)場春季工作會議、重點工作推進(jìn)會議，材料的歸檔都做到了齊全完整。近幾年，我們注重收集農(nóng)場在“農(nóng)業(yè)提質(zhì)、工業(yè)提速、抓城提檔，民生提效”四項工程中，農(nóng)業(yè)生產(chǎn)，工業(yè)建設(shè)、新農(nóng)村建設(shè)以及民生工程方面形成的各類材料，以及機關(guān)各部門的年底工作總結(jié)、大事記，為今后農(nóng)場史志編寫奠定了良好的基礎(chǔ)。同時，加強具有農(nóng)場特色的名人檔案、名優(yōu)產(chǎn)品檔案、聲像檔案的收集工作，形成具有農(nóng)場特色的室藏體系，為開展檔案利用工作奠定良好的基礎(chǔ)。

二 檔案利用在檔案整理、鑒定工作中的體現(xiàn)

整理工作是檔案管理工作的又一個重要環(huán)節(jié)，它是實現(xiàn)檔案管理具體目標(biāo)由無序變?yōu)橛行虻暮诵沫h(huán)節(jié)。在整理工作中，要充分考慮到利用工作的重要性和便利性，檔案人員必須要熟練地掌握和運用檔案的分類方法和分類原則，鑒定準(zhǔn)確，統(tǒng)計全面，做到仔細(xì)認(rèn)真、精益求精，以便保證今后檔案利用工作中的查全率、查準(zhǔn)率。如果說收集工作是收集建造樓房的磚瓦，那么整理工作就是要把收集到的“磚瓦”如何排列建成“樓房”，利用工作當(dāng)然就是積極利用建成的“樓房”，去充分發(fā)揮樓房的作用。

檔案利用要占農(nóng)場的建設(shè)要求相適應(yīng)。一是檔案利用范圍上，包括社會政治活動、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)技術(shù)活動以及文化教育等多方面的要求。如：2010年農(nóng)場在文化中心改造、學(xué)校宿舍樓改造等方面，借閱了大量的檔案資料，檔案利用工作在農(nóng)場經(jīng)濟(jì)建設(shè)的主戰(zhàn)場上扮演了重要的角色。農(nóng)場在制定《2011年－2015年十二五規(guī)劃方案》中，就要參照《農(nóng)場十一五規(guī)劃》中的數(shù)據(jù)，進(jìn)行了進(jìn)一步完善。二是在檔案利用時間上說，有現(xiàn)實的，也有未來子孫后代的需求。如：農(nóng)場在歷年形成的黨委會議記錄、黨政班子會議記錄以及場長辦公會議記錄，就有一定的利用價值，農(nóng)場一些重大的事項如：干部人事任免、重大決策、重大項目、大額資金都要上黨委會進(jìn)行研究決定，然后在進(jìn)行貫徹實施。那么過了若干年以后，或者機關(guān)的某些部門合并或撤銷了，以后要總結(jié)歷史經(jīng)驗教訓(xùn)、要追溯歷史、查證歷史、研究經(jīng)濟(jì)等需要查考他們。三是在檔案的利用用途上，起到了參考憑證作用。如：編史修志就是對檔案的一次全面、系統(tǒng)、綜合利用。

三 檔案利用在檔案保管工作中的體現(xiàn)

(一)采用以“件”為保管單位的立卷方法，計算機檢索檔案更加快捷。實行新的文書立卷方法后，檔案部門的工作重心由原來的重整理立卷、輕檢索利用，轉(zhuǎn)變?yōu)橹貦z索利用，輕整理立卷上來。近幾年，我們采取按部門劃分立卷單位，采用以“件”為保管單位劃分保管期限的立卷方法，大大減輕了檔案人員的工作量，使文件、材料歸檔及時，避免了文件受到損壞，有利于檔案的保密。充分利用計算機強化檔案的檢索功能，實現(xiàn)檔案的“粗加工、精檢索”，使檔案的原件與機內(nèi)保存的檔案在內(nèi)容上形成一一對應(yīng)的關(guān)系，從根本上提高了檔案的查準(zhǔn)率、查全率。(二)根據(jù)檔案利用需要，確定檔案編研方式。近幾年，農(nóng)場檔案部門根據(jù)農(nóng)場檔案利用的需求，除編制《統(tǒng)計臺帳》、《總目錄》、《分類目錄》、《案卷目錄》、《檔案室指南》五種檔案檢索工具外，還編寫了專題指南、專題目錄、大事記、組織沿革、農(nóng)場簡介等等。2010年，農(nóng)場綜合檔案室完成了1989－008年歸檔文件的目錄錄入以及2003－2007年文書檔案加載原文工作。計劃在2011年底前將全部文書檔案永久的目錄全部實現(xiàn)電子文件目錄。查找，主動、迅速、準(zhǔn)確、有效地為利用者提供最佳服務(wù)。

檔案的提供利用，是檔案管理工作的立足點和最終歸宿。近幾年來，農(nóng)場綜合檔案室共提供利用檔案14260卷(件)，提供利用者9580人次。在《八五四農(nóng)場志》(1996－2003年)編纂工作中，為機關(guān)各部門的提供利用檔案1756卷次。我們根據(jù)農(nóng)場檔案利用的需要，先后編制了《檔案提供利用實例效果匯編》、《2002－2010年干部任免職情況匯編》、《各類人員獎勵》等。并在此基礎(chǔ)上分析研究，通過小效益看到大作用，通過直接效益發(fā)現(xiàn)間接效益，最大程度地發(fā)揮檔案價值，提高工作效益。