淺談檔案管理中信息化技術的應用

前言

運用計算機以及相關的網絡通信等高新技術是檔案信息現代化管理的重要標志，建立能夠進行相關的存儲處理，檢索復制包含圖文以及音像等內容檔案文獻信息，能夠將檔案保護與檔案信息處理融合為一體的信息網絡系統是現在檔案管理的重要內容。同時，為達到將檔案信息方便快捷地轉化為可利用的社會資源的目的，各級檔案管理單位都在投入大量資金精力更新相關的設備，尤其在針對檔案管理升級工作中，各級檔案管理單位都配置了計算機等現代化辦公設施，這些現代化辦公設施的引入，在檔案現代化管理工作中發揮了日益重要的作用。檔案管理工作者應根據自己從事管理工作的實際情況，為檔案信息管理現代化的實現創造條件。

1 確立檔案管理標準化意識

現代檔案管理，應確立以現代化為主要發展方向的中心思想，應確立以標準化為主要前提的意識：檔案管理以現代化為主要發展方向，就是要建立現代檔案信息網絡，這是以現代計算機技術應用為基礎，實現檔案管理的高效準確。要達到檔案管理的高效準確，就必須確立各項業務工作的標準化基礎，應著力避免內容混亂，系統不協調、設備不配套的混亂狀況的出現，這也是檔案管理工作實現現代化的先決條件。只有實施檔案管理標準化措施，才能使服務工作的質量滿足相關要求，減少相關資源的投入，以達到最佳效益。因此，確立檔案管理工作的標準化意識，是實現檔案管理工作現代化的必要條件。具體來說，應做到以下幾點：

(1)對于不同專業不同內容的檔案，應先按大類進行分別存檔，在這些不同門類的檔案中，還應按照科學的分類辦法以及標準進行分類存檔，實行標準化規范化的檔案管理；(2)對于不同形式的的文字以及音像材料，應實行按形式、時間來具體分類，針對不同的保管期限進行立卷歸檔；(3)應根據自身參與管理的實際工作內容，制定符合實際檔案管理工作特點，便于利用現代化設備進行操作的標準。

2 培養檔案管理現代化人才

科技以人為本，時代的振興和社會的進步，包括各行業的發展，人才的作用是十分重要的，但是現階段中，我國的檔案管理工作的相關人員培養仍處于比較薄弱的環節。大多數檔案工作人員缺乏必要的計算機管理知識，僅能利用現有軟件程序進行簡單的重復操作，一旦遇到系統調整，需求變化管理體系或對系統進行改進就束手無策。因此，如何做好新時期檔案管理工作人才，各級檔案管理單位必須面對的緊迫而現實的問題。隨著現代科技技術在現代檔案管理中的應用的不斷加深，尤其是計算機技術是實現檔案信息管理現代化的必要條件，也就要求具有現代檔案管理工作人員必須具有相當的專業知識，能根據檔案管理工作的自身需要，對相應的軟件程序能作出改有效的完善。這就要求從事檔案管理工作的人員加強相關的計算機知識培訓。要培養檔案管理現代化人才，要做到以下幾點：(1)應根據自身發展需要，對相關的管理人員進行有針對性、實用性的專業培訓，通過培訓使檔案管理人員充分理解相關軟件的作用；(2)應根據自身檔案管理工作的實際特點，要采用合理的用人制度，選擇有工作能力，有實干精神的人員從事檔案管理工作；(3)要培養新時期檔案管理工作人才，不僅要確保他們具有相關政治理論水平、業務水平，還培養其開拓進取的意識，掌握相關的計算機理論知識水平和操作技能，實現檔案管理工作現代化。

3 強化檔案管理現代化意識

總的來說，實現檔案信息現代化管理的重要內容，相關的檔案管理的工作人員應做到以下幾點：(1)盡快學習掌握現代化設備的操作，學習建立檔案信息網絡，拓寬服務領域，提高服務質量，增強檔案管理工作的內容；(2)敢于大膽實踐，利用現有條件，探索出符合實際要求的檔案信息現代化管理的途徑；(3)應加強相關知識的學習，完善自身現代化科學技術體系，提高業務的科學管理水平；(4)轉變傳統的觀念，不斷強化檔案信息現代化管理意識，改變只提供上門查閱的被動服務方式；(5)及時總結探索檔案管理工作的特點和規律，找出快捷有效地為各項檔案管理工作和為社會服務的新途徑。

4 制定檔案管理一體化體系

由于歷史原因，過去很長一段時間內，檔案管理體制基本上處于封閉狀態，所采用的立卷方法和原則不少是沿襲其他國家的檔案管理經驗，集合自身特點總結出來的方法。雖然這套方法在概括檔案文件的特點，保護檔案文件之間聯系，便于查找利用等方面有一定的優勢，但這一方法畢竟已經不能滿足現代大量信息需要查找的要求，相比于不斷完善的現代化檢索技術，這種固有的方法和要求就過于繁雜，應以現代化的方法進行取代，其主要內容就是以計算機系統來完成這方面的工作。而且，由于文書和檔案是由不同的獨立部門分別管理，導致檔案部門不能及時的在文件信息積累的起始階段就轉化為檔案，不能及時投入開發利用?，F代檔案管理體系，就應做到在文件形成之初就利用計算機進行有機地聯系，依據計算機系統工程的處理方法將其分成若干系統進行處理，制定統一的規范和標準，利用子系統逐次分類技術達到檔案信息在網上共享。因此，只有制定檔案管理一體化體系，才能有效地提高檔案利用時效，利用發展迅速的現代化技術，提高立卷方法改革的可行性。同時，運用計算機檢索檔案文件，既可以做到只要準確的確定檢索條件，就能夠快速的查到所需文件；又能達到查閱時不需要調動原件，不需要進入庫房的效果。要制定檔案管理一體化體系，就要做到以下幾點：(1)利用計算機加工已形成的各種文獻，建立檔案信息數據庫，通過網絡系統傳輸到有需求的用戶，實現檔案管理部門由管理型向服務型的轉便；(2)利用現有的辦公條件，發展檔案管理的對象，將單一的文件管理收集向多元化的電子檔案收集發展；(3)檔案管理部門在收集紙質文件的同時，也應加強對電子文件的收集，實現多種形式的檔案共管，將工作重點逐漸由文件管理轉移到整體信息的儲存和開發上。

結語

隨著檔案資源利用的不斷開放與深入，檔案管理工作事業面臨著嚴重挑戰，如何實現檔案管理工作的現代化已經成為檔案管理工作的重點。各級檔案部門只有解放思想，開拓前進，充分利用現代化管理設備，既要為檔案資源的使用者提供工作的便利，又要積極的開創檔案管理工作的新局面。