論信息網絡平臺在企業中的降低成本作用

摘要：現代企業面臨激烈的市場競爭，成本最優化成為所有企業追尋的目標。降低企業的人力資源成本、簡化工作流程等，無疑成為了降低成本的有效手段。隨著信息技術的迅猛發展，信息網絡平臺漸趨完善、科學，在企業中的優勢作用也越來越明顯。本文就深入探討其在降低企業成本中的顯著作用。

關鍵詞：信息網絡平臺 企業 降低成本

隨著中國加入世貿組織，國內企業開始面臨全球范圍內同類及替代行業企業的殘酷競爭，上下游企業要求提高效率、壓縮成本的巨大壓力。為在激烈的競爭中利于不敗之地，在提高效率的基礎上，進一步降低企業的各項成本，成為每個企業追求的目標。而隨著企業規模的急劇膨大，傳統的管理模式在降低企業成本上無疑已經發揮到了極致，甚至成為企業的絆腳石。信息技術的迅猛發展，使得信息網絡平臺在企業中的運用成為現實，并在企業提高效率、降低成本中的作用越發明顯。

一、企業的經營成本費用

企業在生產經營過程中，除了直接的生產成本、制造成本外還有維持經營所需費用，如：辦公費、差旅費、招待費、會議費、運輸費等各項費用。其中辦公費又可細分為：辦公耗材及維修總費用、辦公用品費、電話費、印刷費、報刊費等各項費用。以山西潞安石圪節煤業有限責任公司為例，2009年全年辦公耗材及維修總費用25.09萬元，辦公用品費24萬元，電話費26萬元，印刷費70萬元，報刊費10萬元，差旅費70萬元，招待費50萬元，會議費64萬元，內部汽車運輸費156萬元，合計：495.09萬元。按全年75萬噸產煤量計算，噸煤成本增加6.7元左右。

二、信息網絡平臺可替代的業務及相應的成本

（一）、可替代的業務內容及其直接成本

企業建立信息網絡平臺將使內部信息完全實現在網絡平臺上流通。這樣就有部分業務可以由信息網絡替代。

1、文件，制定發放文件可以由原先的打印、簽發、發放等流程改為電子版在信息網絡平臺進行流通，這樣即免去了各單位文件保管、或出現延誤執行的情況，文件接收人又可以在任何時間、地點進行瀏覽。

2、申請，各申請事項如：申請車輛、印刷物品、接待人員申請等，都可由申請單位以電子形式提出申請，相關負責人以電子口令進行核對、簽發，實現無紙化辦公。

3、材料領用，在材料領用過程中，原先領用流程基本為：領用單位領料員→主管部門批準→供應科進行申請→核對庫存→填制領料單→領料，在使用網絡平臺后可簡化為：各領料單位進行網上查詢庫存情況，然后通過網絡填制領料單，直接領料即可。

4、信息共享，在網絡平臺運用之前，各單位需要定期或不定期地將本部門工作內容信息，報送給公司領導及各相關業務部門，這就需要相關業務人員，將數據信息打印、簽字、蓋章，然后向各單位進行報送，整個過程較為繁瑣。運用網絡平臺之后，各部門信息由部門負責人進行核實確認后，發布于網絡平臺，并設定相應的權限，便于各相關部門使用，這樣就會省去前面的整個過程。

上述四項為印刷費、辦公用品費、辦公耗材及維修費等的主要消耗項目，按使用網絡平臺后70%的節約額測算，預計可節約成本83.36萬元。

（二）、各項潛在的可節約的間接成本

內部網絡平臺的運用，除了可以直接省去以上各業務內容外，還會間接的促進公司其他成本費用的節省。

1、由于采用內部網絡平臺，公司各部門人員在開展各項相互聯系的業務時，無需再頻繁使用電話進行溝通，而完全依靠網絡就可進行溝通，因此電話費可以相應得到極大的節省。

2、由于各部門之間的簡單業務可以完全依靠網絡平臺進行多點溝通，無需繼續采用原先的大、小事情全部開會解決，這樣可以節約一定量的會議費用。

3、減少人員差旅、交流等成本。通過使用信息網絡平臺，內部信息網絡公開化，對外業務也可以實現網絡對接。例如集團公司的各項任務，將不再實行：任務→打電話通知→公司專人領取文件→執行→專人到集團公司匯報，在此過程中需要公司派專人乘車或公司派車到集團公司領文件，執行完后再到集團匯報。通過運用信息網絡平臺后，流程可變為：任務→網絡傳輸→執行→集團網絡驗收。這一流程就省去了相關人員的乘車費或派車費用。而集團之外，現今各政府部門基本都實現了網絡化辦公，因此也可以實現網絡對接辦公，更可以節約大量的人員差旅等的費用。石圪節煤業公司2009年差旅費、內部汽車運輸費、招待費、會議費合計為：340萬元，按30%的節約預測，可節約110萬元左右。

通過以上分析。在運用信息網絡平臺后，石圪節煤業公司每年至少可節約直接或間接辦公成本200萬元以上。

三、運用內部網絡平臺后人工成本節約及效率的提高

（一）、減少各業務的程序環節

使用信息網絡平臺之后，原先的多項業務流程都可以得到簡化，例如：生產單位的領料環節：領料員→主管部門批準→供應科進行申請→核對庫存→填制領料單→領料，如果在核對庫存時，發現庫存不足還需重新填報計劃→審批→進貨→驗收→入庫→領用，在整個流程中需要領料員到多個部門或辦公地點進行協調溝通。而且一個環節出現問題如：需要溝通人員臨時不在單位，其余程序都無法繼續進行。運用信息網絡平臺后，供應科庫存情況在本部門就可以直接查詢，如庫存不足，可直接在網上提出購買計劃，主管部門網上進行審批，供應科進行辦理。如庫存充足，材料員在網上填制領料申請，主管部門網上進行批簽，直接到供應科進行領料即可。這大大減少了流程環節，節約了各相關科室人員的時間，顯著提高了辦事效率。

（二）、相關業務減少人員使用

使用信息網絡平臺后，原先的繁瑣流程被大大減少了，相應環節上所需人員也會相應減少，例如：材料領用環節由于程序簡化，各單位不再需要單一的材料員，而可以由其他人員兼任，或可以經過培訓后由各工作隊組負責人直接領料，供應科由于運用信息網絡平臺，單個人員的管理范圍顯著增加。同樣工作量所需人員也就明顯減少。

信息網絡平臺提高了辦事效率，減少了人員使用。從而有效降低了公司的人工成本。

通過信息網絡平臺的建設，企業可以極大地簡化多項業務操作流程，進而節約時間，提高員工的工作效率，精簡冗余的管理人員，從而顯著增強企業的競爭力。同時，通過運用信息網絡平臺，減少了紙張、打印機、汽車、筆等等產品的使用，對促進低碳經濟、環保經濟的發展也做出了企業應有的貢獻，降低整個社會的生態、環境成本。