淺議固定資產管理系統的優化

固定資產，是指同時具有以下特征的有形資產：①生產商品、提供勞務、出租或經營管理而持有的；②使用壽命超過一個會計年度；③單位價值較高， 至少2000元以上（含）。

固定資產具有價值高、數量大、種類多、使用周期長、流動性大、使用地點分散、管理難度大等特點。固定資產管理對每個企事業單位都是一項十分重要的工作，資產管理的好，可以準確地反映企業的經營成果和業績，杜絕腐敗，為考核任期內的干部工作提供依據，管理不善則會造成生產資料利用率低下，國有資產流失。

現有的資產管理系統（AMIS）是對固定資產的增減、調撥、減值、調整、報廢及計提折舊等業務進行處理的系統。資產管理系統（AMIS）就是一個大的數據庫，滿足了對固定資產基礎業務的處理，但是在固定資產管理方面普遍存在著賬面和實物不符，變動信息反映不及時、盤點工作量大等問題，未能實現對固定資產全生命周期的跟蹤。這些問題大大增加了企業的管理成本。企業要想不斷提高固定資產的使用效率，并且在預期時間內收回所投資金和實現投資收益，就要加強固定資產管理。

在這里根據日常工作積累的經驗，對固定資產管理系統的優化提出幾點構想：

1、引入固定資產條碼管理系統

即使在資產管理系統的支持下，固定資產的管理工作仍十分繁雜，固定資產標簽的制定、填寫、粘貼、資產狀態的跟蹤、盤點等工作的性質和工作量并沒有得到有效改進。固定資產管理還是處于手工和計算機管理相結合的狀態。引入條形碼可以輕松解決這些問題。條形碼技術使固定資產管理變得輕松簡單，避免手工操作和記錄帶來的數據錯誤和時間耗費。

首先在系統編碼的基礎上，使用專用的條形碼打印機打印出防水、防油污、防撕裂的標簽來，以保證固定資產標簽長期保存和清晰。然后將帶有條碼信息的標簽粘貼在固定資產上。

" 其次是數據采集。固定資產分布在企業的各個部門和場所，進行固定資產的跟蹤和盤點必須到每個現場進行數據的采集和錄入。給固定資產管理員配備帶有條形碼掃描功能的手持數據終端，進行現場數據采集、信息錄入。輕松一掃，該固定資產的信息就一目了然。

最后將現場采集的數據上傳到固定資產管理系統中，自動更新系統中的數據。同時也可以將系統中更新以后的數據下載到手持終端中，以便進行現場查詢和調用。所有信息在計算機上瞬間生成相關報表，既高效又精準。

這樣，原本耗時、耗力、耗錢，由許多人用許多天才能完成的固定資產盤點工作就省時、省力又省錢地完成了。從真正意義上做到帳實相符。避免資產流失和資產重復購置，

2. 建立庫存報警系統，保證固定資產庫存處于合理水平

在固定資產系統中設置庫存報警系統，實時跟蹤實物資產庫存量。當某一物品數量低于所設庫存下限或高于所設庫存上限時，系統會自動報警，提醒管理人員注意。因此在采購固定資產時，由于能事先了解到現有庫存情況，需要及時采購，不需購買等情況，不會出現重復購買或購買數量不足等情況，減少了差錯率，使固定資產的利用得以優化。

3、完善設備信息，為設備管理信息化提供支持。

企業是否為設備何時要檢測、何時要維修、是否過了保修期等問題所困擾？在固定資產管理系統中輸入設備的保養、維修、檢修等周期性工作的信息，同時結合系統的提醒功能，就可以從上述問題中解放出來，降低設備帶病運轉幾率，避免經濟損失；在設備維護時能及時準確的調出資料，查明該設備維修情況，確認其是否還在保修期內，避免發生設備在維修期內但卻支付維修金的情況；根據系統內部提供的維修檔案，清晰呈現該固定資產的運行使用狀況，為再次購買同類固定資產產品提供精準的性價比。

4、與財務系統對接，實現兩個系統數據同步

首先，在資產系統與財務系統之間架起一座橋梁，通過這個橋梁，生成相關資產憑證；然后通過財務系統返回財務憑證號回填到資產系統的資產明細數據中，從而達到資產明細數據和財務系統中的憑證數據同步的目的。最后通過資產系統與財務系統的對賬功能，確保當期資產余額與財務系統中固定資產、累計折舊、減值準備、油氣資產、累計折耗和油氣資產減值準備六個科目余額相等。

結語，上述措施能夠有效解決盤點工作量大、賬面和實物不符，變動信息反映不及時等問題，并能對設備管理信息化提供支持，做到了對固定資產全生命周期的管理。