淺論提升高校辦公室秘書的辦事能力

摘要 荀況曰：“故不積跬步，無以至千里，不積小流，無以成江海。”它說明了任何大事都是由小事積累而成的道理。“辦文、辦會和辦事”是高校辦公室秘書義不容辭的責(zé)任。提升高校辦公室秘書能辦事、辦對事和辦好事的能力和水平是具有探討價值的熱門話題。

關(guān)鍵詞 提升 高校 辦公室秘書 辦事能力

中圖分類號：G46 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

On Improving Ability of a College Sectary

LI Zezhong

(Chongqing University of Arts and Sciences， Chongqing 402160)

AbstractHsun Tzu said: \"It is not the acumen elation of small steps， there is no way to as far as a thousand miles; not trickle together， and there is no way to become river or sea.\" It tells us a truth that any event by an accumulation of little things. \"Write， meeting and work\" are three most important duties of one sectary. It is a hot topic that how to improve ability and level of one sectary.

Key wordsimprove; college; sectary; ability

老子云“合抱之木，生于毫末；九層之臺，起于壘土；千里之行，始于足下。”它形象地說明了人要成就一件大事，就得從平凡的小事做起。高校辦公室秘書要立足崗位奉獻(xiàn)，不斷提高辦事能力和水平，學(xué)會做好身邊每一件力所能及的事情。

1 辦事與辦事能力基本內(nèi)涵

辦事就是做事情。高校辦公室秘書承擔(dān)著事無巨細(xì)的繁重的任務(wù)，即做好一件件平凡的事情。辦事能力是指辦事的質(zhì)量和成效。它體現(xiàn)在三方面：辦事時間、辦事質(zhì)量和辦事結(jié)果。

2 辦事基本要求

（1）快速，效率高。快速和效率高的基本要求是：辦事情要雷厲風(fēng)行。即嚴(yán)厲迅速、聲勢猛烈和行動迅速。切忌：漫不經(jīng)心、拖拖拉拉和拖泥帶水。（2）美好，質(zhì)量優(yōu)。美好和質(zhì)量優(yōu)的基本要求是：沒有重復(fù)勞動，一次性把事情做好。所謂重復(fù)勞動是指事情沒有辦好，不符合要求，返工重做。（3）圓滿，無瑕疵。圓滿和無瑕疵是指所辦事情結(jié)果沒有缺陷、漏洞、過失，圓圓滿滿，使人滿意。

3 提升高校辦公室秘書辦事能力

如何提升高校辦公室秘書辦事能力是仁者見仁智者見智的探討問題。筆者認(rèn)為需從以下幾方面努力：

3.1 掌握信息，提高辦事效果

信息是信息論中的一個術(shù)語，常常把消息中有意義的內(nèi)容稱為信息。1948年，美國著名數(shù)學(xué)家、控制論的創(chuàng)始人維納在《控制論》一書中，指出：“信息就是信息，既非物質(zhì)，也非能量。所謂“掌握信息”是指高校辦公室秘書在辦事過程中所涉及的具有使用價值的信息要熟記心中，為辦事提供方便和條件。高校辦公室秘書為了提高辦事能力和水平應(yīng)了解和掌握的信息有：

（1）熟記通訊信息，內(nèi)外聯(lián)系節(jié)時省力。高校辦公室秘書肩負(fù)著上下聯(lián)系和左右溝通的職能。“上下聯(lián)系”主要指當(dāng)好上級、領(lǐng)導(dǎo)與教職工的聯(lián)絡(luò)員。“左右溝通”主要指協(xié)調(diào)學(xué)校與橫向部門的工作聯(lián)系。辦公室秘書辦事離不開聯(lián)系，而電話聯(lián)系是一種重要方式。

（2）熟悉采購信息，為采購辦公用品提供便利。采購筆、紙等日常辦公用品是高校辦公室秘書的一項任務(wù)。辦公室秘書要分類編制辦公用品供應(yīng)商的公辦場地、商品名稱、價格等相關(guān)信息。辦公室秘書掌握了采購信息，購買辦公用品只需與商品供應(yīng)商電話聯(lián)系，協(xié)商辦公用品買賣事務(wù)，供應(yīng)商直接供貨，這樣就節(jié)約了時間和現(xiàn)場采購產(chǎn)生的車旅費等。

（3）牢記交通信息，出行快捷方便。高校領(lǐng)導(dǎo)及教職工等人員經(jīng)常外出學(xué)習(xí)、開會、考察等，需要乘坐客車、火車、飛機(jī)等交通工具。高校辦公室秘書要收集和整合車型、車次、發(fā)車時間、價格等方面信息，為領(lǐng)導(dǎo)和教職工外出提供及時、優(yōu)質(zhì)的交通信息服務(wù)。

（4）熟知餐飲住宿信息，恰當(dāng)安排餐飲和住宿服務(wù)。接待領(lǐng)導(dǎo)和客人是高校辦公室秘書的任務(wù)。辦公室秘書要收集和整理高校所在地的賓館、酒店、茶樓等信息，特別要注意其環(huán)境、消費水平等信息。

3.2 掌握辦事基本原則，提升正確辦事能力

高校辦公室秘書主要職責(zé)概括為“辦文、辦會和辦事”。秘書承擔(dān)著繁重的辦事任務(wù)。辦公室秘書要提高能辦事和辦對事的能力。辦對事就是正確辦事，正確辦事則必須遵循合法、合情和合理的原則。

（1）合法原則。高校辦公室秘書辦事必須遵守法律法規(guī)，即依法辦事。依法辦事，是依法治國的基本要求，也是維護(hù)社會穩(wěn)定的基礎(chǔ)，更是落實科學(xué)發(fā)展觀、構(gòu)建社會主義和諧社會的必然要求。辦公室秘書要進(jìn)一步增強(qiáng)法律意識和法律觀念，對不合法的事情堅決不為，對違反法律法規(guī)的行為堅決制止。高校辦學(xué)涉及到食品安全、交通安全、消防安全等法律法規(guī)。高校辦公室秘書要特別注意關(guān)于重大事故事件報告的法律法規(guī)規(guī)定，必須按照法律規(guī)定處置。如：《中華人民共和國食品安全法》第七十一條規(guī)定，發(fā)生食品安全事故的單位應(yīng)當(dāng)立即予以處置，防止事故擴(kuò)大。事故發(fā)生單位和接收病人進(jìn)行治療的單位應(yīng)當(dāng)及時向事故發(fā)生地縣級衛(wèi)生行政部門報告。《生產(chǎn)安全事故報告和調(diào)查處理條例》第九條規(guī)定，事故發(fā)生后，事故現(xiàn)場有關(guān)人員應(yīng)當(dāng)立即向本單位負(fù)責(zé)人報告；單位負(fù)責(zé)人接到報告后，應(yīng)當(dāng)于1小時內(nèi)向事故發(fā)生地縣級以上人民政府安全生產(chǎn)監(jiān)督管理部門和負(fù)有安全生產(chǎn)監(jiān)督管理職責(zé)的有關(guān)部門報告。

（2）合情合理原則。合情合理就是合乎道理、事理或情理。主要包括：一是合乎情理，考慮特殊情形，體現(xiàn)人情味；二是一視同仁，體現(xiàn)公平。領(lǐng)導(dǎo)與教職工平等、教師與學(xué)生平等，不管是誰都熱情接待，主動服務(wù)。

3.3 掌握科學(xué)方法，提高辦事效率

3.3.1 有序方法

（1）經(jīng)典故事，彰顯有序方法的重要性。笨豬泡茶故事簡介：一天中午，笨豬正在家中的園子里悠閑地曬著太陽，它小時候的伙伴山羊突然造訪。多年不見，笨豬很高興，忙不迭地給山羊泡茶。但因為平時懶散慣了，不知道茶杯和茶葉放在哪個角落。于是，豬開始翻箱倒柜地找，好不容易找到一只落滿灰塵的茶杯。它洗好茶杯，才想起茶葉沒有找到，又費了九牛二虎之力才找到茶葉。正準(zhǔn)備泡茶，卻發(fā)現(xiàn)壺里的開水早以用完。于是，它又翹著尾巴開始燒開水。等到水燒開了，山羊早已離開了。

（2）笨豬泡茶故事評析。客人來了，要泡茶，就要燒開水、找茶葉、洗茶杯。完成這件事可以有以下六種不同的順序：

如果等洗茶杯與找茶葉這兩件事做完后才想起燒開水，就費事了。如果先燒開水，在燒開水的同時洗茶杯、找茶葉，效果就好多了。

（3）遵循有序方法辦事，提高辦事效率。常言道：“萬物有理，四時有序。”這里的“序”是順序、次序、程序的意思，也即是：事物發(fā)生發(fā)展、運(yùn)動變化的過程和步驟，是客觀規(guī)律的體現(xiàn)。反映在實際工作中，它要求我們辦事必須有條理、講程序。

在實際工作中，有序方法就是指辦事情要有條有理，它可以使你對做事情的順序的安排更加合理，時間的分配更加嚴(yán)格，避免許多重復(fù)勞動，最后一事無成。辦事沒有條理，又想把工作做好的人，總是感到?jīng)]有時間或人手不夠。

3.3.2 優(yōu)先法

（1）優(yōu)先法是指在若干事情中，哪些事情必須先做，哪些事情可以后做，也即做事應(yīng)有主次和輕重緩急之分，不能眉毛胡子一把抓，集中力量和時間辦理優(yōu)先事務(wù)，可以提升辦事滿意度，減輕工作壓力，達(dá)到事半功倍的效果。

（2）高校辦公室秘書應(yīng)優(yōu)先辦理的事情。根據(jù)高校辦公室秘書工作性質(zhì)、職責(zé)和工作實際等，辦公室秘書應(yīng)優(yōu)先辦理的事務(wù)包括：領(lǐng)導(dǎo)交辦的事情、上級分配的任務(wù)重大事務(wù)和緊急事務(wù)等。

3.4 辦事應(yīng)該注意的問題

（1）事前策劃。《詩經(jīng) 幽風(fēng) 鴟鸮》：“迨天之未陰雨，徹彼桑土，綢繆牖戶。今此下民，或敢侮予！”這首詩的意思可以概括為“未雨綢繆”，即是說做任何事情都應(yīng)該事先準(zhǔn)備，以免臨時手忙腳。高校辦公室秘書要養(yǎng)成忙中有序的習(xí)慣，辦事前要做好充分的準(zhǔn)備，思考需聯(lián)系的人、部門、辦事程序，需準(zhǔn)備的材料等。

（2）靈活性。高校辦公室秘書辦事要靈活。在競爭白熱化的今天，職場已宛如一塊不易堅守的陣地，“鐵打的營盤，流水的兵”。因此，辦公室秘書要突破常規(guī)思維，辦事情要靈活多變，敢于提出新思想、新舉措。

參考文獻(xiàn)

[1]來衛(wèi)東.辦事能力[J].牡丹，2004.3.

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