高效辦公之教師篇

摘要每學期教師都要涉及到出卷、改卷、分析學生考試成績、寫論文寫總結等，如果掌握相應的技巧，可以使教師的教學管理工作做得更方便有效，文章根據筆者經驗，介紹了若干個使教師工作更高效簡便的技巧和措施。

關鍵詞 高效辦公 成績分析

中圖分類號：G47 文獻標志碼：A

Efficient Office of Teachers

ZHOU Jun， LIU Zhengjun

(Department of Computer Science， Lianyungang Teachers' College， Lianyungang， Jiangsu 222006)

AbstractIn each semester， teachers must do these work such as making out an examination， marking the papers， analysising students' test scores， writing papers， writing summary and so on， if he masters some skills of operations， the managerment of the teacher would bemore convenient. According to the author's own experience， he introduces a number of easy skills and measures to make teacher working more efficient.

Key wordsefficient office; analysis of scores

對于每個老師來說，每個學期都要涉及這樣幾個方面的事，經常到網上收集相關信息資源、出試卷、批改試卷，以及學生成績的分析等操作。如果在操作中掌握相應軟件的使用技巧可以達到事半功倍的效果。本文根據教師經常使用的WORD和EXCEl的操作，來簡單講述下部分操作技巧。

1 WORD部分

（1）快速刪除空行。有時候從網上下載或復制的Word文檔中有許多空行需要刪除，手工刪除效率太低，可以使用“查找替換”來解決。單擊“編輯”菜單中的“替換”，在出現的替換對話框中，單擊“高級”按鈕，把光標定位在“查找內容”輸入框中，選擇“特殊字符”中的“段落標記”兩次，在輸入框中會顯示“^P^P”（也可通過鍵盤手工輸入），然后在“替換為”輸入框中再插入一個段落標記“^P”，單擊“全部替換”按鈕，即可刪除全文中單行的空行；而對于多行的空行，可進行重復替換，直到把全部的空行刪除為止。

（2）快速刪除手動換行符。下載或復制的材料中往往有許多手動換行符，想刪除全部的手動換行符，還是運用替換功能來完成。在查找框內輸入手動換行符，可以是通過查找替換對話框中的“特殊字符”按鈕來輸入，也可以通過鍵盤輸入半角^l（小寫L），在替換框內不輸入任何內容，單擊全部替換，就把全部的手動換行符刪掉了。

（3）去除括號中的答案：從網上下載的試題中，有時會有答案，如果一個個去掉比較麻煩，簡單的還是用替換功能來解決。例如去掉“本題的答案是(A)”中的答案，方法是在查找內容中輸入(^$)，在替換為后輸入 ( )，這樣即可用把原有的答案去掉了。其中的“^$”代表“任意字母”，如果是其它類型的，則用“^#”代表“任意數字”，“^”代表“查找內容”等。

（4）WORD文檔轉成SWF文件。有時是制作精品課程的需要，有時是內容保護或其它方面的原因，必須把Word文檔轉換成SWF格式的文件，只要下載FlashPaper這個軟件并安裝，即可在Word的菜單中發現增加了FlashPaper菜單項（PowerPoint中也增加了這個菜單項，也支持PPT文件的轉換），如圖1所示。FlashPaper是一個虛擬打印機，用戶只要單擊“轉換為Flash (.swf)”菜單命令，即可把當前編輯的Word文檔轉換為SWF文檔，甚至還可以轉換為PDF文檔。如果有多個Word文檔要轉換，用戶只需要運行FlashPaper，然后把轉換的多個Word文檔拖到FlashPaper的程序的窗口中，即會看到“正在打印”的窗口依次出現，表明轉換工作是一個接一個來完成的。

2 EXCEL部分

使用EXCEL來處理學生的成績并分析，這是每個學期結束時任課老師必做的工作，對于平均分、每個人的總分等的常規計算，基本上老師都會，但是要進行分數段的統計時，如統計80－89分之間的人數時，往往是老師自己來一個個數了，往往要數幾遍，如果有的老師一學期有多門課或有個班級的成績要處理，那成績分析工作量也不算小了；而使用EXCEL的COUNTIF函數統計就很輕松完成了。

圖2圖3

要統計90~100分的人數，選中J2單元格（如圖2），單擊編輯欄的“插入函數”按鈕，選擇“統計”類別中的“COUNTIF”函數，在函數參數對話框中，Range表示選擇統計數據所在的范圍，Criteria表示數據要滿足的規則、條件，（下轉第187頁）（上接第140頁）因為要統計的數據在G2:G8區域，條件是大于等于90的，所以在函數參數對話框中輸入完畢后單擊確定按鈕后，在J2單元格實際顯示的公式是“=COUNTIF(G2:G8，\">=90\")”；如果要統計不及格人數，實際公式是“=COUNTIF(G2:G8，\"<60\")”；而統計60分數段人數時的公式是“=COUNTIF(G2:G8，\"<70\")-COUNTIF(G2:G8，\"<60\")”，即用70分以下的人數減去60分以下的人數；計算70分數段的人數公式“=COUNTIF(G2:G8，\"<80\")-COUNTIF(G2:G8，\"<70\")”，80分以下的人數減去70分以下的人數；計算80分數段人數的公式“=COUNTIF(G2:G8，\"<90\")-COUNTIF(G2:G8，\"<80\")”，90分以下的人數減去80分以下的人數（如圖3）。因此采用此方法可以大大地提高教師的工作效率，減少了教師的工作量。

3 總結

對于各類學校的教師來說，目前工作量都比較大，科研要求也比較高，工作時的壓力也相當大，如果在平時的工作或者學習中掌握了相關軟件使用的技巧，可以極大地提高工作效率，實現高效辦公的目的，從而切實為教師減負。

注：本文系江蘇省高等學校大學生實踐創新訓練計劃項目

參考文獻

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