淺析人事檔案管理存在的問題及解決的措施

摘要隨著人事制度的改革及人事流動(dòng)性的增強(qiáng)，我國目前人事檔案管理模式及手段已經(jīng)不能滿足新時(shí)代發(fā)展需要，暴露出了許多問題，迫切需要對我國人事檔案管理進(jìn)行完善和改進(jìn)。文章以自身醫(yī)院人事檔案管理實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)為基礎(chǔ)，分析出了人事檔案管理存在的普遍性問題，并提出了具有針對性解決措施，以期促進(jìn)醫(yī)院人事檔案管理工作的改進(jìn)。

關(guān)鍵詞人事檔案管理問題解決措施

中圖分類號：C931.3 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

Problems and Solutions of Personnel Records Management

ZHAO Xiaolan

(Wuyishan City Hospital， Wuyishan， Fujian 354300)

AbstractWith the reform of personnel system and personnel mobility increases， China's current personnel records management and tools can not meet the development needs of a new era， there are many problems， and we need to improve our management of personnel files. This paper is besed on practical work experience of personnel records management in his own hospital， analyzes the popular problems in personnel records management， and puts forward some solutions， to promote the hospital personnel records management improvement .

Key wordspersonnel records management; problem; solution

1 人事檔案管理存在的問題分析

1.1 管理模式存在的問題

我國目前的醫(yī)院人事檔案的管理模式以封閉式管理模式為主，這種檔案管理模式適用于對本單位的人事檔案管理，收集比較集中，便于檔案的保密和保護(hù)，但范圍相對比較小。隨著社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)的建立和發(fā)展，我國戶籍制度改革的不斷深入，這種封閉式的人事檔案管理傳統(tǒng)模式逐漸顯現(xiàn)出許多問題，主要表現(xiàn)于“門檻”高，利用面窄。當(dāng)人事檔案需要利用的時(shí)候，往往需要上級的審批，有時(shí)甚至是多級領(lǐng)導(dǎo)的準(zhǔn)許。傳統(tǒng)的人事檔案管理模式限制人員合理流動(dòng)，阻礙了整個(gè)社會(huì)的人力資源的合理配置與使用。如果原單位不放手，其人事檔案就不能順利的遷出，沒有檔案，其在以后的住房、工作、出國等各個(gè)方面就會(huì)遇到各種問題，有的單位還要求檔案相對人交出數(shù)額不等的費(fèi)用來換取檔案，給人才的合理流動(dòng)造成許多麻煩，也導(dǎo)致目前“棄檔”“死檔”等多種情況的發(fā)生。另外，不能有效地實(shí)現(xiàn)人才信息的共享與互補(bǔ)，也不能完成人事檔案管理的信息化建設(shè)。這種“看堆守堆式”的單一人事檔案管理服務(wù)模式，提供的是“你查我調(diào)”的服務(wù)方式，在實(shí)際需要人事檔案的時(shí)候，既被動(dòng)落后又浪費(fèi)人力資源。這一系列弊端的存在，嚴(yán)重制約了我國人事工作改革的深入進(jìn)行，也和現(xiàn)在的市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的客觀需要存在著越來越明顯的沖突。這種封閉式的管理模式，使我國醫(yī)院人事檔案工作面臨著許多新問題，如：“棄檔”、“重建檔案”等現(xiàn)象。可見，傳統(tǒng)的強(qiáng)調(diào)“人檔不分”、“檔隨人走”的封閉式、內(nèi)向型傳統(tǒng)人事檔案管理制度與模式，是與信息社會(huì)和現(xiàn)代人事管理相矛盾的。需要建立的推廣應(yīng)用社會(huì)化開放式的人事管理模式。

1.2 管理手段存在的問題

在信息技術(shù)高速發(fā)展，人才交流頻繁的今天，老一套的人事檔案管理方法凸顯出了落后性和不適應(yīng)性。然而目前，大多數(shù)醫(yī)院的人事檔案管理部門還處于手工填寫拆裝工作狀態(tài)，缺乏與時(shí)俱進(jìn)的現(xiàn)代人事檔案管理設(shè)備與技術(shù)。雖說有的人事檔案管理部門使用計(jì)算機(jī)等先進(jìn)管理設(shè)備，但其功能沒有得到最大的發(fā)揮，僅限于名字及檔案號的輸入、輸出與檢索管理，沒有從根本上解決手工操作速度慢、效率低、易出錯(cuò)的問題。當(dāng)前，雖說有許多醫(yī)院開始實(shí)行人事檔案信息化管理，但由于缺乏系統(tǒng)的理論指導(dǎo)和具體的實(shí)踐指導(dǎo)，信息化建設(shè)過程中出現(xiàn)了許多問題。主要表現(xiàn)在：軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施不齊備。很多醫(yī)院沒有專門管理檔案的部門，即使由組織或人事部門分管的人事檔案，往往也因?yàn)榻?jīng)費(fèi)不到位，造成所需要的基礎(chǔ)設(shè)施不能配備齊全。還有的人事管理部門即使硬件設(shè)施跟上了，但由于檔案信息數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)一般都是按照職工自己填寫的內(nèi)容錄入的，往往造成數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，動(dòng)態(tài)信息錄入不及時(shí)，以至于數(shù)據(jù)不能反映現(xiàn)實(shí)情況，這就造成了數(shù)據(jù)庫信息質(zhì)量低下，降低了人事檔案管理信息系統(tǒng)的使用率和可信度。另外，檔案管理的信息化給我們帶來了許多的便利，但同時(shí)也增加了檔案保密和檔案安全工作的難度。主觀上，由于檔案部門檔案安全意識和保密意識不強(qiáng)，忽視對檔案網(wǎng)頁內(nèi)容的審查和信息的管理；客觀上，由于技術(shù)原因，電腦病毒橫行，黑客大肆攻擊，給檔案信息安全和保密帶來了嚴(yán)重威脅。

2 人事檔案管理問題解決措施分析

2.1 建立集中統(tǒng)一的人事檔案管理體制

為了節(jié)省人力物力，提高管理水平，防止部分醫(yī)院之間相互推諉扯皮，而且便于社會(huì)利用，提高利用效率，就應(yīng)結(jié)合現(xiàn)代人事代理制、干部能上能下的用人制度、干部轉(zhuǎn)崗分流的人事政策、全員聘任制的情況，打破原來人事檔案的舊管理體制，實(shí)行相對集中統(tǒng)一管理的體制。如：縣醫(yī)院的人事檔案由這個(gè)縣檔案館統(tǒng)一管理；省級以上醫(yī)院人事檔案也不應(yīng)分散在各科室部門，而應(yīng)相對集中；對于住地集中、性質(zhì)相近、人數(shù)不多幾個(gè)醫(yī)院的人事檔案，可由聯(lián)合檔案室或檔案館集中統(tǒng)一管理。這種實(shí)行較大范圍內(nèi)的集中，可以減輕許多中小醫(yī)院的負(fù)擔(dān)，可避免或減少因中小醫(yī)院條件簡陋造成人事檔案損毀或丟失事件發(fā)生。這種集中統(tǒng)一的管理方式不僅有利于維護(hù)人事檔案的完整與安全，方便社會(huì)各有關(guān)方面利用人事檔案信息資源。而且有利于減少檔案管理成本投入，資源可集中使用。有條件的縣市也可以統(tǒng)一建立人事檔案信息服務(wù)中心。把這個(gè)地區(qū)的醫(yī)院人事檔案始終保存在人事檔案信息服務(wù)中心，因此，不管人才流動(dòng)到那里，其檔案都是不動(dòng)的，可以避免人為的阻礙人才的合理流動(dòng)。這樣做，讓國家相關(guān)部門及時(shí)掌握和了解我國醫(yī)學(xué)人才分布和使用的實(shí)際情況，有利于提供高質(zhì)量的社會(huì)人力資源信息服務(wù)。也有利于提高人事檔案管理的規(guī)范化和現(xiàn)代化水平，集中過去分散使用的人、財(cái)、物資源，建立起人事檔案信息化管理的軟、硬件平臺。有利于增強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍的穩(wěn)定性，提高醫(yī)院人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)水平。我們要認(rèn)識到人事檔案管理就是整個(gè)檔案系統(tǒng)的一部分，應(yīng)接受國家檔案事業(yè)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的宏觀指導(dǎo)，國家檔案政策法規(guī)對人事檔案應(yīng)同樣具有指導(dǎo)作用。

2.2 建立社會(huì)化開放式的人事檔案管理模式

社會(huì)化開放式的人事檔案管理模式在我國已有一定的發(fā)展，如各省市人才市場建立的人事檔案管理機(jī)構(gòu)，它們不是單純的管理本單位人事檔案的機(jī)構(gòu)，而是面向社會(huì)，其管理對象包括該社區(qū)范圍內(nèi)所有流動(dòng)人員的人事檔案，其服務(wù)對象更具有社會(huì)性，可以為整個(gè)社會(huì)提供人事檔案服務(wù)。但這些人事檔案管理機(jī)構(gòu)無論是服務(wù)對象，還是服務(wù)功能方面都具有一定的地域性和局限性，為此筆者提出以下設(shè)想。

對于社會(huì)化開放式的人事檔案管理模式的建立，教育部學(xué)歷查詢網(wǎng)的做法可以得到借鑒。可以考慮由國家統(tǒng)一建立一個(gè)以居民身份證為準(zhǔn)入號碼（即終身檢索號碼）的人事檔案管理體系，可稱其為“人事檔案管理中心”，在一定區(qū)域內(nèi)（省或市）也可設(shè)立屬性相同二級人事檔案中心，集中管理該區(qū)域的人事檔案。人事檔案可以在各級人事檔案中心之間流動(dòng)、傳遞，在全國形成一個(gè)統(tǒng)一的人事檔案網(wǎng)。各商業(yè)機(jī)構(gòu)、政府部門及社會(huì)組織把現(xiàn)有的人事檔案通過人事代理的方式都統(tǒng)一輸入到該中心來集中管理和開發(fā)利用，把許多辭職或被辭退人員的人事檔案也從原單位清理出來，實(shí)行社會(huì)化管理。人事檔案管理中心可向所有合法的社會(huì)組織開放人事檔案。在需要利用人事檔案時(shí)，通過身份認(rèn)證的可以到“人事檔案管理中心”查閱。但各社會(huì)組織在平等享有人事檔案服務(wù)的同時(shí)，也必須承擔(dān)定期向“人事檔案管理中心”輸入其所使用的人員在使用過程中所形成的各類檔案資料，由“人事檔案管理中心”按一定的標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一歸檔，并由各級國家人事檔案管理中心為各用人單位提供人事信息和人事材料憑證。由于居民身份證的唯一性，可避免一人多檔、重復(fù)建檔、棄檔、毀檔等現(xiàn)象的發(fā)生，還可與公安、銀行、社會(huì)保險(xiǎn)等部門聯(lián)合，把有關(guān)個(gè)人的信息資料全部輸入到微機(jī)中，建立以學(xué)業(yè)、才能、業(yè)績、履歷、信用為主要標(biāo)準(zhǔn)的“一人一生”式人事檔案系統(tǒng)。逐步建立通用性、先進(jìn)性、標(biāo)準(zhǔn)性、可靠性的人事檔案信息庫，實(shí)現(xiàn)人事信息資源契約化、社會(huì)化、電子化、法制化。使人事檔案管理由過去的單位管理轉(zhuǎn)變?yōu)樯鐣?huì)化管理。

2.3 建立人事檔案管理信息化體系

（1）信息基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)，其核心是信息網(wǎng)絡(luò)。醫(yī)院人事檔案管理部門要重視配備先進(jìn)的計(jì)算機(jī)等成套硬件設(shè)備，為檔案系統(tǒng)中大量數(shù)據(jù)的快速處理，文字圖片的掃描及聲像資料的錄入、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建設(shè)等提高硬件方面的保障。同時(shí)，要統(tǒng)一選擇適合醫(yī)院人事特點(diǎn)的人事檔案管理系統(tǒng)軟件，以滿足檔案信息化建設(shè)的基本要求。

（2）信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。人事檔案信息數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)必須與國家檔案業(yè)務(wù)管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)相統(tǒng)一。否則，格式不一、標(biāo)準(zhǔn)各異的人事檔案數(shù)據(jù)條目，是很難實(shí)現(xiàn)國家、地區(qū)、專業(yè)系統(tǒng)的人力資源信息共享目標(biāo)的，在數(shù)據(jù)項(xiàng)目設(shè)置上可以自行增加一些有本單位、本部門特點(diǎn)的項(xiàng)目。人事檔案信息分類數(shù)據(jù)庫的設(shè)定內(nèi)容一般包括編號、身份證號、姓名、性別、民族、出生年月、籍貫、畢業(yè)院校、畢業(yè)時(shí)間、所學(xué)專業(yè)、學(xué)制、學(xué)歷、學(xué)位、個(gè)人簡歷、現(xiàn)住址、聯(lián)系電話、單位代碼、工作單位、科室、崗位、職務(wù)、級別、職稱、工作時(shí)間、現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)、工作業(yè)績、入何組織、加入時(shí)間等信息。這是人事檔案信息化管理方面十分重要的基礎(chǔ)性工作，是人事檔案管理工作所需要的全部基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。另外，我們還要注意人事檔案信息數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)的更新和收集工作，可以考慮建立動(dòng)態(tài)信息收集網(wǎng)絡(luò)機(jī)構(gòu)，該機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)制定人事動(dòng)態(tài)信息收集的內(nèi)容，及時(shí)把信息篩選、傳遞到人事檔案信息數(shù)據(jù)庫中，以保持?jǐn)?shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)的采集準(zhǔn)確和更新動(dòng)態(tài)信息。

（3）信息安全保密系統(tǒng)的建設(shè)。我們在利用Internet實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源共享的過程中，一定要重視人事檔案信息的安全保密問題。利用先進(jìn)網(wǎng)絡(luò)及計(jì)算機(jī)防護(hù)技術(shù)對人事檔案信息要采取有效的安全保護(hù)措施，防止人為破壞和泄密。檔案管理人員還要有一定的責(zé)任心，要熟知計(jì)算機(jī)知識，對數(shù)據(jù)庫及時(shí)備份，要結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際情況盡快制定出計(jì)算機(jī)信息安全與保密方面的具體實(shí)施辦法，如計(jì)算機(jī)人事信息檔案的安全與保密制度、計(jì)算機(jī)人事信息檔案的安全保密防護(hù)辦法，真正做到有法可依，有章可循。另外，政府還應(yīng)制定和完善人事檔案在建立、補(bǔ)充、管理、轉(zhuǎn)遞及實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化過程中各環(huán)節(jié)工作的一系列法規(guī)制度，以規(guī)范人事檔案管理，從而將人事檔案納入法規(guī)化管理的軌道。

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