電子文件縱橫運動論的若干思考

摘要本文對吳品才先生在《機電兵船檔案》2003年第4期上發表的《電子文件縱橫運動論》一文中的一些觀點進行商榷。首先，對以文件價值為基礎的電子文件運動階段、運動狀態談了不同的看法；接著，對文章中的相關說法闡明了筆者的看法。

關鍵詞 電子文件 文件價值 文件運動

中圖分類號：TP333文獻標識碼：A

Some Thinking on Electronic Document Vertical and Horizontal Movement

——Discuss with WU Pingcai

JIN Fan

(Information Zhengzhou University， Zhengzhou， He'nan 450001)

AbstractThis paper discusses some views of WU Pingcai's \"The archives of mechanical and electrical troop\" in the paper of \"The electronic documents and vertical and horizontal movement\" on the fourth 2003. Firstly， On the basis of file value， discusses electronic documents sports stage， motion state， then， clarify the author point of view on the related opinions in the article.

Key wordselectronic document; file value; file movement

讀罷吳品才先生的《電子文件縱橫運動論》一文，筆者很受教益，對文中的諸多觀點、看法深表贊成。但對其中的一些觀點，筆者持有不同的認識，現敘述如下。

1 電子文件價值具有不確定性，由此而引發的文件運動具有不確定性

對于文件的運動，吳先生認為：“文件運動理論研究中的‘文件運動’不是指有形的物質運動，即不是指文件的移交、保存地點的變化等位移運動，而是指由于文件能夠呈現價值或說由于文件擁有生命而導致的抽象的無形的運動形式。”①也就是說文件運動的是由于文件“能夠呈現價值”，價值是引起和決定文件運動的本源，故對文件價值的探討，有助于分析文件運動。

對于一般電子文件縱向運動規律的描述，吳先生認為：“電子文件也是如此，如果電子文件所呈現的價值類型沒有變化，則同樣表明電子文件的運動狀態和所處的運動階段沒有發生變化，因此，對電子文件來說，它的運動過程的階段性劃分同樣也應以文件實際呈現的價值類型不同為標準。”②

筆者認為，由于電子文件價值的不確定性，導致對電子文件運動階段、運動狀態以及價值類型的認識存在不同。檔案來源于文件，是文件中的一部分因具有價值而被保存起來。對檔案價值的回顧，有利于加深對文件價值不確定性的認識，對于文件價值的說法，比較典型的有三種：（1）主體價值說，持這種觀點的有：西德的齊麥爾曼認為：“需要者對文件的需求越大，文件的價值就越大。”③“利用決定論”的代表人物埃爾西·弗里曼·芬奇則認為：“了解用戶為什么和怎樣接近檔案，將成為我們提供鑒定文件的新標準。”④ （2）體價值說，代表人物有：劉志勇認為：“檔案價值既不是主觀的，也不是主客觀性的統一，而是完全客觀的。它是由檔案自身的狀況決定的，與主體需求無關。”⑤德國的策赫爾認為：“文件含有‘內在價值’，不管歷史學家有無需求。”⑥（3）主客體價值說，傅華認為：“所謂檔案價值，指的是檔案材料這一客觀存在物對于人們所具有的實用性或有益性。”⑦

從上述對文件/檔案價值界定的不同觀點可以看出，人們對于文件/檔案價值的認識存在很大差異，這些差異必將作用于人們對電子文件價值的認識，也同樣影響人們對于電子文件運動的分析。若從電子文件/檔案爭論不止的、多樣性的價值出發，用一個統一的模式和標準來概括電子文件的運動階段、運動狀態等特征，則可能違背文件價值的本質，不利于描述和揭示電子文件運動的規律。

以價值為基礎來劃分電子文件運動階段來說，其價值本身就是多樣性的、不確定的，因為基于這種價值的分析，來源于形形色色對主體價值說、客體價值說、主客體價值說乃至更多不同價值說的不同認識和理解。“因此，對于潛在于檔案之中需要未來社會的發展以及人們利用需要變化才能顯現出來的檔案價值，即便是檔案大家，天才人物也難以認識到，是預測不到的。”⑧“因而文件不僅具有信息價值（information value），而且還具有證據價值（evidential value）。”⑨而文件的不同價值，則不一定十分準確的依次出現在現行階段、半現行階段或者非現行階段，這將會導致出現文件價值的交叉、錯位，對于以文件價值為基礎的電子文件的運動而言，其縱向、橫向、縱橫運動以及多維運動則會出現更多的不確定性。

2 對該文的一些疑問

2.1 對電子文件運動分類的界定

吳先生把電子文件運動劃分為兩個部分：“一般電子文件的運動狀況描述”和“CAD電子文件的運動狀況的描述”，并由此來分別論述它們的運動規律。這樣的劃分本無可厚非，但是分類應遵循同一性、排他性及包容性等要求，把電子文件的運動歸結為這兩種形式是不全面的，還有其他類別沒有包括進去。

在描述CAD電子文件的運動狀況之時，處于科技文件之中的諸多種類的電子文件都在發生橫向運動，其中包括CAM、CAE、NC等電子科技文件和一些非電子科技文件，都在發生動態、滿足現實需要的轉化，而這些是不能包括在CAD電子文件之中，也不能被包含在一般電子文件之中的，因為“一般電子文件的運動狀況與一般紙質文件的運動狀況完全相同，只具有縱向運動，同樣可用文件生命周期理論來描述。”

雖然，吳先生在“CAD電子文件的運動狀況的描述”中指出，“并非所有的文件都能發生橫向運動”和“并非所有的電子文件都能發生橫向運動”，并指出科技文件和CAD電子文件發生橫向運動最為頻繁、最為典型，接下來就按照CAD電子文件來介紹橫向運動（當然包括一般文件具有的縱向運動）。筆者認為，應將“CAD電子文件運動狀況的描述”的范圍擴展的更大一些，以便包括除一般電子文件運動之外的所有電子文件運動的情形，如分為：縱向運動、橫向運動、縱橫運動以及多維運動等情形，以免引起歧義。

2.2發揮一般科技電子文件的價值，可以改變其信息內容

“對于電子文件來說，這種縱向運動的整體性體現的得更加明顯、更為重要，這是因為，由于當今信息技術存在的缺陷，電子文件信息始終存在安全性問題，為確保形成的現行電子文件能有效地推動社會實踐活動的開展，以及現行電子文件成為檔案后能發揮應有的證據價值，在電子文件正式形成后的整個生命運動過程的任何一個階段和環節中，必須確保文件信息內容不允許有任何改變，保證電子文件正式形成后在其整個運動過程中始終擁有相同的信息內容。”

從作者論述中可以看出，一般電子文件在應包括除CAD電子文件之外的所有電子文件，也就是說除CAD電子文件之外的所有電子文件都必須保持電子文件的內容不被更改，從而保證電子文件的證據價值。而事實上，除CAD電子文件之外的許多電子文件都處在適時變化和更改之中，以便更好地維護其憑證依據作用。一些由非CAD制作的紙質文件轉化成電子文件，由于現實需要，按照一定的原則、方式和方法，進行更改是必要的、允許的。

科技文件（CAD電子文件只是其中的一部分）一個最重要的特點就是現實性，“科技檔案必須同它記述和反映的科技對象保持一致，失真、失準的科技檔案無法滿足它的現行使用功能。為此，必須建立和健全更改和補充制度，在符合制度要求的情況下，對歸檔保存的科技檔案適時地進行更改和補充，以維護科技檔案的準確性。”⑩

2.3實行前端控制和全程統一管理的主要原因不是在于保證電子文件“始終擁有相同的信息內容”

在該文中，“再加上電子文件在一開始制作形成時其信息內容首先臨時存放在內存中，處于極不穩定的狀態，會稍縱即逝，因此，對電子文件的管理必須既要實行前端控制，又要將電子文件形成后的整個生命運動過程納入一個統一的系統工程內實行全程統一管理。”

對電子文件實行前端控制和全程統一管理是電子文件管理的重要原則，“前端控制則是對整個管理過程的目標、要求和規則進行系統分析、科學整合，把需要和可能在文件形成階段實現和部分實現的管理功能盡量在這一階段實現。”而全程管理則是一種系統的管理思想，它“強調各項管理內容和要求的無縫鏈接、系統整合和總體效應。”可以看出，對電子文件實行前端控制和全程管理的思想，是保持電子文件完整、安全、準確和系統的具體要求，因此，它并不是保證電子文件“始終擁有相同的信息內容”的主要原因，尤其是除一般電子文件之外的其他電子文件，則不一定“始終擁有相同的信息內容”，而在文章的論述中，是以電子文件替代一般電子文件來展開的。

2.4電子文件制作形成時不穩定原因的不同看法

對電子文件制作形成時不穩定原因的看法，筆者認為不是由于“首先臨時存放在內存中，處于極不穩定的狀態，會稍縱即逝。”關于計算機內存的概念一般有兩種：一是指隨機存儲器（即RAM）；另一種是指硬盤和隨機存儲器，它是相對于外存貯器來說的。在一般情況下，計算機通過CPU將信息處理后臨時存放在RAM中，再將信息存放在硬盤中。臨時存放在RAM中的信息是不穩定的，并不僅僅是對電子文件，而是對通過計算機程序處理的所有數據和信息，況且對這些在RAM中的臨時信息，就是采取前端控制和全程管理，也沒有多少作用的，因為現代計算機的架構是導致信息不穩定的一個重要因素；對于存放在硬盤中的電子文件，通過采取相關的安全措施，如數據備份、防病毒等手段，一般認為是安全的、穩定的，因為我們現在計算機系統內部主要存貯設備就是硬盤。

注釋

①吳品才.文件運動理論研究中的幾個概念[J].檔案管理，2005(1)．

②吳品才.電子文件縱橫運動論[J].機電兵船檔案，2003(4)．

③⑥黃坤坊.歐美檔案學概要[M].北京:檔案出版社，1996．

④埃爾西·弗里曼·芬奇.觀眾眼中：從利用者角度看檔案管理[J].美國檔案工作者，1984(47).

⑤劉志勇.檔案價值主體性質疑[J].檔案，1992(5).

⑦傅華.淺論檔案價值的形成[J].檔案學研究，1998(4).

⑧劉東斌.論檔案價值的可知與不可知[J].檔案管理，2005(2)．

⑨劉家真.電子文件管理理論與實踐[M].北京:科學出版社，2003．

⑩王傳宇，張斌.科技檔案管理學[M].北京:中國人民大學出版社，2009．

馮惠玲.電子文件管理教程[M].北京:中國人民大學出版社，2001．