淺談Excel在科技項目管理中的應用

摘要本文結合科技項目管理工作實際介紹了用Excel管理日常事務、評審會統分、兩張數據表關聯等非常實用的功能，掌握這些功能能夠大大提高廣大科技管理工作者的工作效率。

關鍵詞Excel 科技項目管理 應用

中圖分類號：TP317.3文獻標識碼：A

Excel Applications in Scientific and Technological Project Management

TIAN Yongchang， LIU Zheng

(Science and Technology Department， China University of Geosciences， Wuhan， Hubei 430074)

AbstractCombined with practical work the article introduced some very useful functions such as managing daily routine， analyzing the score in the reviews and associating between two tables by Excel in scientific and technological project management. Mastering these functions can help lots of workers of scientific and technological management improve work efficiency.

Key wordsExcel; scientific and technological project management; applications

Excel 是微軟系列辦公軟件中的重要一員，它是一款優秀的表格處理軟件，能夠輕松實現數據的高效管理和復雜的統計分析。目前，它憑借著易操作和強大的功能已經成為辦公一族的寵兒。筆者結合科技項目管理工作實際談一些Excel非常實用的功能，相信掌握這些功能能夠大大提高廣大科技管理工作者的工作效率。

1 管理日常事務

高?？萍柬椖抗芾硎且豁棌碗s的系統工程，它涉及到項目、財務和檔案管理，由科技人員、科技項目管理人員、財務人員、審計人員和檔案館管理人員等共同協作完成。另外，它又是一項時效性非常強的工作，各類科技項目的申報書、年度進展報告、結題報告、預算和決算等上報材料都有明確的時間限制。

高校的科技項目管理人員還面臨著科技項目主管單位的多頭性、科技項目類別的多樣性、各類項目組織時間的不一致性、管理環節的復雜性等問題，如何才能使自己的工作有條不紊、不出差錯呢？我們可以用Excel的基本表格功能來安排工作的優先性，做到事不遺漏、有序按時完成的目標。

在Excel中輸入表頭：登記日期、序號、通知、來源單位等，如圖1所示。對于未完成的事項用紅色等彩色標示，這樣打開表后能對待辦事項一目了然，另外，還可以對已完成事項進行追溯檢查。

圖1用Excel實現日常事務的有效管理

另外，用Excel作通訊錄，可以方便查詢科研人員、科研秘書等的聯系方式。

在Excel的幫助下，我們的日常工作變得井然有序、管理變得輕松起來。

2 評審會統分

校內在召開評審會時，有時為了減少人為因素，往往會對評委的打分進行處理，要求去掉一個最大值和最小值之后求平均值，再根據平均值排名，另外要求當場公布結果，對于這種時間緊、任務重的要求，這時就需要用TRIMMEAN函數來幫忙。

TRIMMEAN 函數是先從數據集的頭部和尾部除去一定百分比的數據點，然后再求平均值的。如圖2所示，C列是申請人姓名、E1:I1是評委編號，E2:I4是評委的打分，我們在J2中輸入=TRIMMEAN(E2:I2，2/COUNT(E2:I2))，就能得到張1申請人去掉一個最大值和最小值得分后的平均分91.3333，這里J2的單元格格式設置成了4位小數位數。把光標放到J2單元格的右下角，光標變成黑十字型時，可以雙擊鼠標左鍵或者往下拖曳，J3和J4單元格會自動填充公式，可見Excel使用起來很方便。

圖2求去掉一個最大值和最小值后的平均值

3 關聯兩張數據表

目前，高校已經實現科技項目的信息化管理，科技項目管理系統與Excel文件之間能夠相互導入導出。但在科技項目管理過程中，經常會遇到需要對兩張數據表進行關聯的問題，一張數據表的某個字段的相關信息需要從另外一張數據表中獲取。例如有一張項目信息表xm，一張人員信息表ry，現在需要得到項目信息表xm中負責人在人員信息表ry中的學位、職稱等信息，這時就需要用VLOOKUP函數來幫忙。

項目信息表xm中包含了負責人、項目類別等信息，人員信息表ry的數據，它包含了人員姓名、學位、職稱等信息，如圖3所示。

圖3項目信息表xm(左)和人員信息表ry(右)

圖4兩張數據表間的關聯

操作步驟：

（1）通過復制、插入復制單元格功能，把要關聯的字段都放到A列，本實例中不用調整。

（2）在項目信息表xm表A列后插入空白列，在xm表B2單元格中輸入公式=VLOOKUP(A2，ry!$A:$B，COLUMN()，)，確認后得到張一的學位博士。如果想讀取ry更多列的數據，在xm表B列后再插入空白列，公式中改寫$b為相應的列，如在C2中輸入=VLOOKUP(A2，ry!$A:$C，COLUMN()，)，確認后在C2中得到張一的職稱教授，如圖4所示。

其實，B2單元格中輸入=VLOOKUP(A2，ry!$A:$C，COLUMN()，)或者=VLOOKUP($A2，ry!$A:$C，COLUMN()，)也會得到張一的學位博士，后面的公式更有用，它適合向右用拖曳的方式給單元格賦值，避免了頻繁書寫公式的麻煩。

（3）選中xm表B列和C列復制，然后選擇性粘貼，在彈出的對話框中選擇數值，B2單元格中的公式就變成了字符博士，如圖5，這樣就脫離了兩張數據表的關聯，獨立使用了。

圖5xm表從ry表中得到負責人的學位和職稱信息

4 結束語

本文介紹了Excel軟件在科技項目管理過程中一些非常實用的功能，另外，它還有數據分列、數據透視表、插入圖表等功能，它們在科技項目數據處理和分析時都非常有用，需要大家在實際工作中多思考、多學習。百度、Excel home論壇等都是學習提高Excel操作技能的好去處，相信隨著學習的深入，科技項目管理工作會越來越輕松。

本課題得到中國地質大學（武漢）科技管理創新體系建設項目（KJGL0810）資助

“本文中所涉及到的圖表、公式、注解等請以PDF格式閱讀”