新形勢(shì)下優(yōu)化研究生導(dǎo)師檔案管理的思考與探索

摘要 作者結(jié)合自身多年的學(xué)科建設(shè)與導(dǎo)師管理工作的經(jīng)驗(yàn)，從信息化、實(shí)用性、安全性等角度對(duì)新形勢(shì)下如何優(yōu)化研究生導(dǎo)師檔案管理進(jìn)行了自己獨(dú)特的思考與探索。

關(guān)鍵詞 研究生導(dǎo)師 檔案 管理

中圖分類號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

Thinking and Exploring on the Optimization of Archives

Management of Graduate Students' Tutor

YAN Fengqing

(The Graduate School， Shandong Normal University， Ji'nan， Shandong 250014)

AbstractThe author combine with his many years Discipline construction and tutor management work， from informationize and application and safty angle to think and explore how to optimize the archives management of graduate students' tutor.

Key wordsgraduate students' tutor; archives; management

研究生教育作為我國國民教育的頂端，是高層次拔尖創(chuàng)新型人才的主要來源和科學(xué)研究潛力的主要標(biāo)志，是增強(qiáng)綜合國力和國際競(jìng)爭(zhēng)力的重要因素。“教育大計(jì)，教師為本。有好的教師，才有好的教育。”我國現(xiàn)有博士生導(dǎo)師5.4萬人，碩士生導(dǎo)師18.5萬人。學(xué)位與研究生教育的發(fā)展很大程度上依賴于一支師德高尚、業(yè)務(wù)精湛、結(jié)構(gòu)合理、充滿活力的高素質(zhì)研究生導(dǎo)師隊(duì)伍的建立。特別是在當(dāng)前我國研究生教育進(jìn)入到注重內(nèi)涵發(fā)展，提高研究生培養(yǎng)質(zhì)量，從以培養(yǎng)學(xué)術(shù)型人才為主轉(zhuǎn)變?yōu)閷W(xué)術(shù)型人才和應(yīng)用型人才培養(yǎng)并重的新的歷史階段，對(duì)研究生導(dǎo)師提出了更高的要求。全國各研究生培養(yǎng)單位也日益重視研究生導(dǎo)師的培養(yǎng)與管理，大多在研究生院（處）下設(shè)置學(xué)科建設(shè)辦公室等機(jī)構(gòu)專門負(fù)責(zé)研究生導(dǎo)師工作。

在日常工作中，學(xué)科建設(shè)辦公室對(duì)研究生導(dǎo)師的管理多是借助研究生導(dǎo)師檔案來實(shí)現(xiàn)的。研究生導(dǎo)師檔案指的是以研究生導(dǎo)師個(gè)體為主體，在其教學(xué)、科研、管理活動(dòng)以及相關(guān)工作活動(dòng)過程中直接形成的，對(duì)研究生導(dǎo)師個(gè)體、導(dǎo)師群體、研究生培養(yǎng)單位以及社會(huì)具有保存和利用價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同記錄方式和各種載體形式的歷史記錄，可以包括研究生導(dǎo)師教學(xué)檔案、科研檔案、人事檔案、健康檔案等一系列與研究生導(dǎo)師個(gè)體教育活動(dòng)有關(guān)的信息資料。通過研究生導(dǎo)師檔案，學(xué)校可從中獲取有價(jià)值的信息，完善相關(guān)報(bào)表，更好地進(jìn)行相關(guān)工作。研究生導(dǎo)師檔案在我國學(xué)位與研究生教育中發(fā)揮著舉足輕重的作用，但當(dāng)下研究生導(dǎo)師檔案的狀況卻與其應(yīng)發(fā)揮的作用相脫節(jié)，也不能適應(yīng)于研究生教育新的發(fā)展階段的要求。

首先，研究生導(dǎo)師檔案未受到應(yīng)有的重視。由于現(xiàn)行的《高校檔案實(shí)體分類法》中并沒有設(shè)置“教師業(yè)務(wù)檔案”類，使得現(xiàn)實(shí)中缺乏統(tǒng)一的建檔標(biāo)準(zhǔn)，關(guān)于“教師業(yè)務(wù)檔案”的研究與探索大多停留在理論層面，而研究生導(dǎo)師檔案的探討更是幾乎無人提及。當(dāng)前在中國知網(wǎng)學(xué)術(shù)文獻(xiàn)網(wǎng)絡(luò)出版總庫中，僅能檢索到中國北京大學(xué)檔案館李迎《研究生導(dǎo)師檔案的微機(jī)管理》等零星文章，研究生導(dǎo)師檔案所受重視程度可見一斑。

其次，研究生導(dǎo)師檔案長期以來未形成完整的體系，且檔案利用率較低。根據(jù)我國《高校檔案實(shí)體分類法》規(guī)定，各類別檔案要按照自身特點(diǎn)和管理要求的不同分別歸檔管理。受此影響，長期以來我國研究生導(dǎo)師檔案各組成部分由高校不同的部門分別負(fù)責(zé)管理，如人事處管理人事部分，研究生院（處）的研究生培養(yǎng)辦公室管理教學(xué)部分，社科處、科技處等管理科研部分。這在一定程度上雖然 迎合了各部門專業(yè)化的工作要求，但長期以來注重“分”、忽視“合”的結(jié)果是割斷了研究生導(dǎo)師檔案各部分之間的有機(jī)聯(lián)系，各子系統(tǒng)無法形成統(tǒng)一的整體，檔案也就無法全面、動(dòng)態(tài)地反映出研究生導(dǎo)師的全部信息，多部門參與的檔案分散管理、多頭管理模式造成了種種弊端，檔案利用率較低。

再次，舊有的研究生檔案管理手段落后，無法應(yīng)對(duì)當(dāng)下信息化進(jìn)程以及研究生教育新階段的發(fā)展要求。當(dāng)下高校研究生導(dǎo)師檔案管理基本上實(shí)行“雙套制”管理方式，即實(shí)行紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的管理與利用方式，但仍以紙質(zhì)檔案為主，查閱各類信息基本靠手工操作。這使得各類檔案堆積如山、大大小小的檔案柜擠滿辦公室，每當(dāng)查閱、匯總檔案信息，工作人員面對(duì)堆滿案頭的浩瀚材料，要從中獲取信息，工作之艱巨、難度之大可想而知。即使電子檔案，由于程序設(shè)計(jì)的簡(jiǎn)單，無法支持各種宏觀數(shù)據(jù)的獲取以及縱向比較，難以為高校各項(xiàng)事業(yè)的規(guī)劃與研討提供信息支持。

綜上所述，在新形勢(shì)下要充分發(fā)揮研究生導(dǎo)師檔案在高校學(xué)位與研究生教育中的信息向?qū)ё饔茫惹行枰獙?duì)現(xiàn)有的研究生導(dǎo)師檔案管理方式進(jìn)行變革，建立一套適應(yīng)學(xué)位與研究生教育新時(shí)期發(fā)展要求、基于Internet網(wǎng)絡(luò)化管理與資源共享理念、具有較高實(shí)用性和安全性的全新的檔案管理模式。

新的研究生導(dǎo)師檔案管理模式仍宜采用紙質(zhì)檔案與電子檔案共存的“雙套制”，但應(yīng)以電子檔案為主，檔案管理以計(jì)算機(jī)操作取代純手工操作。研究生導(dǎo)師的學(xué)歷學(xué)位證書、工齡黨齡證明、與學(xué)校簽訂的聘任合同、教學(xué)記錄、專業(yè)技術(shù)職務(wù)證書、重大課題立項(xiàng)結(jié)項(xiàng)證明等紙質(zhì)檔案材料仍然具有重要的保存價(jià)值，重要性不言而喻，但可以優(yōu)化紙質(zhì)檔案的存放、管理方式，結(jié)合當(dāng)下事業(yè)單位人事制度改革，可以變紙質(zhì)檔案由各職能部門分別保管為統(tǒng)一存放于人才交流中心等專門機(jī)構(gòu)，以方便統(tǒng)一管理與查閱。研究生導(dǎo)師電子檔案則以網(wǎng)絡(luò)電子數(shù)據(jù)庫為主，通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)提供信息服務(wù)。

研究生導(dǎo)師檔案網(wǎng)絡(luò)電子數(shù)據(jù)庫的開發(fā)可以借鑒研究生管理系統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)，各高校網(wǎng)絡(luò)化的研究生管理系統(tǒng)已較為成熟。檔案網(wǎng)絡(luò)電子數(shù)據(jù)庫仍適宜分為人事、教學(xué)、科研、資格申報(bào)等子系統(tǒng)。根據(jù)工作的需要，人事部分包括導(dǎo)師的基本信息以及學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷，可涵蓋身份證號(hào)碼、民族、政治面貌、行政（黨政）職務(wù)、參加工作時(shí)間、高校教齡、現(xiàn)專業(yè)技術(shù)職稱、獲得資格時(shí)間、首次聘任時(shí)間、任職考核結(jié)果、獲得獎(jiǎng)勵(lì)等門類；教學(xué)部分指擔(dān)任導(dǎo)師以來完成研究生課程工作情況，包括課程起止時(shí)間、學(xué)生人數(shù)、學(xué)時(shí)數(shù)、教學(xué)獲獎(jiǎng)情況等；科研部分顯示導(dǎo)師代表本人學(xué)術(shù)水平的論文、著作、作品、承擔(dān)的科研項(xiàng)目以及獲獎(jiǎng)情況；資格申報(bào)部分涵蓋博士生導(dǎo)師申請(qǐng)管理、碩士生導(dǎo)師申請(qǐng)管理、停招延招管理等內(nèi)容，包括了導(dǎo)師資格申報(bào)過程中材料匯總、資格審查、專家評(píng)議、學(xué)位委員會(huì)批準(zhǔn)等程序。

檔案網(wǎng)絡(luò)電子數(shù)據(jù)庫應(yīng)當(dāng)具有建檔規(guī)范、操作界面實(shí)用友好等特點(diǎn)，保證檔案信息的查準(zhǔn)率與查全率。數(shù)據(jù)庫的建設(shè)應(yīng)當(dāng)是學(xué)校人事、科研、研究生等多個(gè)職能部門共同參與的，各部門都能在數(shù)據(jù)庫提供的相關(guān)平臺(tái)上完成各自的工作要求，實(shí)現(xiàn)檔案管理真正的有機(jī)統(tǒng)一。數(shù)據(jù)庫還應(yīng)當(dāng)盡量具備多媒體功能，支持聲音、圖片資料的存儲(chǔ)，導(dǎo)師可以將各種證明材料、論文等制成一定大小的影印圖片上傳系統(tǒng)，以支撐各類評(píng)獎(jiǎng)、申報(bào)活動(dòng)。針對(duì)檔案的安全性，特別是涉及到導(dǎo)師個(gè)人隱私的信息，可以設(shè)置不同管理員的權(quán)限，嚴(yán)格控制管理員數(shù)量來實(shí)現(xiàn)，并且做好訪問記錄。

上世紀(jì)90年代末，中國人民大學(xué)研究生導(dǎo)師檔案管理就采用了清華大學(xué)檔案館研制的THDA-2000電子圖文檔案管理系統(tǒng)。雖然從全國范圍來看，研究生導(dǎo)師檔案管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化仍然處于探索、起步階段，但其優(yōu)越性日益顯現(xiàn)，已是大勢(shì)所趨。我們堅(jiān)信以此為契機(jī)，研究生導(dǎo)師檔案一定能為我國學(xué)位與研究生教育做出更大貢獻(xiàn)！

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