論教學秘書在高校基層教學管理中的職責與作用

摘要高校教學管理工作是教學活動正常運轉的關鍵，教學秘書作為基層教學管理人員，是保障教學工作順利進行的重要力量。本文分析高校教學秘書在基層教學管理中承擔的職責、論述教學秘書對基層教學管理的重要作用，并且就如何充分發揮其作用提出建議。

中圖分類號：G46文獻標識碼：A

Teaching Secretaries' Duty and Function in Basic

Teaching Management in Colleges

LEI Jing

(Commerce Department， Guangzhou Industry and Commerce Vocational and

Technical College， Guangzhou， Guangdong 510850)

AbstractCollege teaching management is the key point for the normal operation of the teaching activities， as basic teaching management personnel， teaching secretary is an important strength for safeguarding the teaching work smoothly. This paper analyses the teaching secretaries' duty and function in basic teaching management in colleges， and offer proposals of how to give full play to its function.

Key wordsteaching secretary; teaching management; function

1 高校教學秘書工作崗位職責

教育部《高等學校教學管理要點》(教高司[1998]33號)指出：“系(院) 可設教學秘書和教務員，在教學系主任(院長) 領導下，處理日常教學行政工作并從事教學狀態、質量信息的經常性調查了解工作”。它明確界定了教學秘書的行政關系和崗位職責范圍，可以看出高校教學秘書不是決策者，而是決策者的參謀、助手和執行者。筆者認為高校教學秘書在基層教學管理中的主要職責包括以下幾個方面：

一是教學計劃管理，包括在系部的領導下，根據學校的要求，協助制訂或修訂各專業的教學計劃；在每學期結束前，根據教學計劃，安排下一學期的開課計劃(包括課程、實習、畢業論文和其他教學環節)；配合教研室，安排本系教師的教學任務，并落實開課教師。

二是教學運行管理，包括組織、指導學生選課，落實學生選課結果；編排課表，落實任課教師及上課學生名單，配合教務處安排各門課程的上課時間、地點；向本單位任課教師提供上課學生名單和成績登記表；負責日常的調課事宜；做好本單位教師教學工作量的統計工作，并及時上報學校教務處。

三是教材管理，包括根據開課計劃，組織本單位教師預定各門課程的教材和參考書，經教學部門領導簽字同意后及時送教務處教材科；辦理本單位教師講義、參考材料、試卷印刷的手續；開學前一周檢查各門課程教材、講義到位情況；配合教務處教材科核算教材費開支情況。

四是學籍考務管理，主要負責本單位學生注冊、統計、編班、編制學號，配合教務處處理學生學籍異動；管理本單位學生的學籍檔案，出具本單位學生的各類學籍證明；學生考勤情況統計，每月定時公布；組織本單位范圍內的各級各類考試，安排考試時間地點和監考教師，做好其它考務工作；按時收集各課程成績單，指導或協助教師及時準確將課程成績提交教務成績網；協助教務處做好學生的畢業資格審查，填報畢業班學生的各類統計資料報表。

五是教學信息管理，教學秘書深入課堂、實驗室，參加各項教學研究活動，參加教學工作座談會，了解教學情況，收集師生對教學的反饋信息；積極參與組織評教評學活動，收集整理各種評估信息；負責課程檔案、教學管理檔案的建設和管理。①

2 教學秘書在基層教學管理中的作用

教學秘書是高校教學管理的基層管理者，在行政上受所在系部的領導，業務上由教務處指導，在整個教學運行管理中起著舉足輕重的作用。他們既是教學部門領導的得力助手，又是教學管理信息上傳下達的橋梁，同時也是聯系師生、教務處以及各部門的紐帶。但是，長期以來，人們對教學秘書工作的重視程度還很不夠。② 因此，正確認識教學秘書在基層教學管理中的作用是十分必要的。

2.1 參謀與助手的作用

教學秘書根據教學部門領導的工作要求，協助完成教學管理的各項任務，保證日常教學井然有序，促進各項教育教學活動的健康發展。教學秘書及時地向系部領導和教學部門反饋計劃實施過程中出現的情況和問題，研究新方案，給領導多提出合理化的好建議，使教學部門領導和教務處對出現的問題能及時做出相應的對策。所以，教學秘書既是決策的執行者，同時也是教學部門領導的參謀與助手。

2.2 協調與溝通的作用

在教學管理過程中，教學秘書是高校教學管理部門與具體教學單位之間的紐帶，是師生溝通的橋梁，處在教學運轉的中心樞紐地位，起著不可替代的協調作用。整個教學管理活動是包含著許多活動的一個呈網絡關系的復雜系統，教學任務的完成必須由許多部門共同合作，教學秘書必須協調教務處、各院系、各科室，以及教師和學生之間的各種關系，把教務處的教學指令與本系實際相結合，把各項教學任務落實好，創造一個和諧、有活力的環境，穩定和提高教學質量。

2.3 服務與管理作用

教學秘書從事的主要是教學管理工作，也就是為與此相關聯的各個環節進行服務。這項職能包括教學計劃管理、教學運行管理、教材管理、學籍管理和教學信息管理。它的主要目的是維持正常的教學秩序。教學秘書從開學初直至期末，都在緊緊圍繞為教學服務、為師生服務這一中心環節，負責處理具體的教學事務，以保障教學活動正常、有序地開展。

2.4 檢查督促作用

教學秘書定期或不定期地檢查各個教學環節的落實情況，協助檢查教學質量、評估教學效果，并根據所掌握的情況進行總結和研究，積累經驗教訓，研究分析問題，在教學管理中形成自己的建議和意見，督促教學計劃的順利完成，促進教學工作取得新進展。③

3 提高基層教學管理水平，充分發揮教學秘書作用

隨著我國高等教育的快速發展，高校對教學管理水平的要求也在不斷提高。在各高校形成一支既懂教學管理基本理論，又熟悉本部門專業建設情況，更善于開拓創新的教學秘書隊伍，無疑是順應高等教育發展的必然選擇。因此，必須從外部環境創設和教學秘書自身素質建設這兩種途徑著手，提高教學秘書工作質量和基層教學管理水平，充分發揮其應有的作用。

3.1 外部環境創設

（1）轉變觀念，高度重視教學秘書工作。教學秘書在基層教學管理中具有無法替代的重要作用，事關教學秩序和教學質量等重大問題，因此各高校必須對教學秘書工作給予極大關注。高校要像重視學術和教學骨干隊伍建設一樣重視教學秘書隊伍建設，把有較高管理知識和業務能力的人員吸收到教學秘書隊伍中來。同時要從整體上考慮隊伍結構的合理性，包括年齡結構，老中青比例協調，以中青年為主；學歷層次結構應在本科以上，專業結構應與學校各院系專業相同或相近，性別結構上也要均衡合理，達到優勢互補。此外，還應在職稱評定、收入分配制度等方面予以有效的政策保障，為教學秘書在評定技術職稱、獲得物質精神獎勵等方面積極創造條件，從而建設一支素質較高、結構合理的教學秘書隊伍。④

（2）完善管理制度，促進教學秘書發展。高校應完善各項管理制度，加強對教學秘書的管理。例如實行崗位責任聘任制，制定崗位職責，明確工作范圍和任務。再如制定教學秘書考核辦法，將考核結果與年度獎金和職稱評定掛鉤，實行目標績效管理，獎優罰劣，以獎為主，給予先進工作者表彰和物質獎勵，對不具備管理人員素質又不思進取的人員，應及時調離該崗位，對不能勝任崗位的人員要更換崗位直至解聘。通過采取這些制度， 激發教學秘書人員的工作熱情， 促進教學秘書綜合素質的提高，進而最終提升教學管理質量。

（3）創造學習機會，提高教學秘書業務水平。隨著高校教學管理的理念、模式和專業知識的不斷更新，高校必須為教學管理隊伍創造培訓和進修機會，以使他們不斷開闊視野，更新思維觀念，提高業務能力，進而推動本校的教學改革和管理創新工作。例如聘請教學管理經驗豐富的專家教授對教學秘書進行指導，充分發揮專家教授的輻射作用，參加各種短、中期的教學管理方面的培訓班，到外校相關單位參觀學習交流等，教學秘書通過這些活動，可以學習借鑒先進的教學管理經驗，以提高自己的教學管理水平。

3.2 自身素質建設

教學秘書應深入體會教學秘書工作的新內涵，努力掌握現代教育思想，先進的教學管理手段和方法，才能充分發揮其應有作用。

（1）努力提高思想政治素質、熱情主動為師生服務。高校教學秘書必須具有較高的思想政治素養，正確理解和執行黨的路線、方針、政策，正確認識自已所從事工作的意義。同時，必須樹立服務意識，熱情主動為師生服務。教學秘書要樹立以人為本的教學管理理念，建立管理即是服務的意識，清醒地認識到自己既是管理者也是服務者，為院系領導、教師和學生決策服務。

（2）不斷優化知識結構、提高綜合能力。教學秘書應不斷提高知識理論水平和相應專業的知識結構，認真學習和掌握好本職工作所需的各項政策、規章制度，不斷擴充知識內容， 掌握正確的思想方法和工作方法。關注教學過程中的新情況、新問題，在實踐中努力培養自己的分析問題和獨立工作的能力。通過不斷地學習來提高自己的管理素質和水平， 改革單純憑經驗管理的狀況。在經驗管理、行政管理的基礎上充實科學管理的內容，適應高校教學管理發展的要求。

（3）開拓創新意識、探索教學管理新方法。教學秘書在完成日常工作之余，要善于總結教學管理經驗，開展教育教學研究，創新工作的技能技巧，提高管理的效率。當今社會是知識信息社會，各種新思想、新方法和新手段層出不窮，教學秘書也要有開拓創新意識，不斷拓寬視野， 積極配合教師改革不合理的教學計劃、教學內容和教學方法，探索總結出適應高校人才培養需要的現代管理方法， 不斷創新和完善高校教學管理制度。⑤

只有正確認識教學秘書在基層教學管理工作中的職責和作用，加快建設一支掌握管理理論和專業知識，并具有現代管理技能的高素質教學秘書隊伍，努力提高他們的工作技能和管理水平，才能更好地保證教學工作正常進行，提高教育教學效率，保證教學質量，促進高等教育的快速健康發展。

注釋

①龍斌.淺論高校院(系)教學秘書的職能與素質[J].中國校外教育，2008（8）.

②柳靚南，尚慶為.關于高校教學秘書現狀的思考與建議[J].商業經濟，2010（7）.

③朱云飛.高校教學秘書素養之我見[J].遼寧行政學院學報，2008（1）.

④任麗清.論高校教學秘書專業化[J].寧波大學學報（教育科學版），2008（6）.

⑤王舒.現代教學管理模式下教學秘書的作用及素質要求[J].赤峰學院學報（漢文哲學社會科學版），2008（9）.