加強畢業(yè)生檔案管理,促進高校大學(xué)生就業(yè)

摘 要：檔案是大學(xué)生在校期間生活、學(xué)習(xí)及各種社會實踐活動的歷史記錄，對大學(xué)生就業(yè)及其今后的發(fā)展都具有重要影響，是跟隨大學(xué)生一生的重要原始材料，因而大學(xué)生檔案的管理，對于促進大學(xué)生就業(yè)及今后的職業(yè)發(fā)展都具有重要的意義。

關(guān)鍵詞：高校畢業(yè)生 學(xué)生檔案 問題 就業(yè)

當(dāng)前，由于就業(yè)形式多樣，有些畢業(yè)生對自己的檔案不重視、不關(guān)心，導(dǎo)致畢業(yè)幾年了，不知自己的檔案去向，給日后辦理定級、提職、加薪、調(diào)動工作單位等手續(xù)，帶來極大的麻煩。高校畢業(yè)生檔案作為高校畢業(yè)生就業(yè)的重要依據(jù)和憑證，其管理水平必須適應(yīng)畢業(yè)生和社會雙方的需求。加強高校學(xué)生檔案管理，對于促進大學(xué)生就業(yè)，向社會輸送優(yōu)秀人才有著深遠的意義。 建立完整規(guī)范的學(xué)生檔案，積極發(fā)揮學(xué)生檔案在畢業(yè)生就業(yè)服務(wù)工作中的作用，是高校學(xué)生檔案管理工作的目的所在。因此我們要加強畢業(yè)生檔案管理，解決好畢業(yè)生檔案管理工作中存在的問題，為畢業(yè)生將來的就業(yè)打下基礎(chǔ)。

一、高校畢業(yè)生檔案管理中存在的不足

1、對檔案的重要性認識不足

當(dāng)前有大量的畢業(yè)生不清楚檔案管理的相關(guān)規(guī)定，一些部門檔案管理也不規(guī)范、用人單位也不重視檔案等，使得很大部分畢業(yè)生不知道檔案應(yīng)該由誰來保管，更覺得保管檔案“沒有價值”，認為檔案與當(dāng)前利益沒有太多沖突，相反個人每年還要繳納幾百元的檔案保管費是一種負擔(dān)。于是有的把檔案放在自己手中保管，有的就棄檔案于不顧。

2、建檔意識薄弱，檔案內(nèi)容不完善

建立檔案時，資料填寫不規(guī)范，錯字、別字、掉字現(xiàn)象突出，字跡潦草無法辨認，不能正確反映個人的基本情況。目前，行政機關(guān)和大型企事業(yè)單位十分重視人事檔案，是人員任用、提拔、考核的重要依據(jù)，不規(guī)范的人事檔案將對大學(xué)生日后就業(yè)、辦理社保、單位組織提干產(chǎn)生一定的影響。根據(jù)學(xué)校檔案利用登記表記錄，補辦學(xué)歷證明和財務(wù)憑證的占整個查閱人數(shù)的一半以上。大多數(shù)畢業(yè)生不關(guān)心也不知道自己檔案的去向，對自己的證件不妥善保管，一旦遺失，追悔莫及。如畢業(yè)證之類的證件，無法補辦，只能補辦學(xué)歷證明。

3、檔案管理模式老套、技術(shù)陳舊落后。

大學(xué)生在學(xué)習(xí)期間形成的檔案是其人事檔案的基礎(chǔ)，這份檔案將記錄其人生的起點。盡管知識經(jīng)濟時代，檔案電子化、信息化的浪潮洶涌澎湃———數(shù)年之前，高中畢業(yè)生的電子檔案已經(jīng)出現(xiàn)。令人不解的是進入大學(xué)以后的檔案卻是沿用了數(shù)百年的紙質(zhì)檔案。目前還沒有推出一套完整適用、統(tǒng)一規(guī)范的學(xué)生檔案管理應(yīng)用軟件，學(xué)生檔案的管理基本上還處于傳統(tǒng)的、原始的、手工操作的實體管理模式中。大學(xué)生檔案管理體制管理模式、技術(shù)手段滯后于信息時代。目前多數(shù)高?，F(xiàn)行的檔案管理模式老套、技術(shù)陳舊落后，管理管理手段仍限于手工操作，停留在紙質(zhì)管理層面。即使輔助以計算機管理，但未能形成無紙化電子檔案。落后的管理方式，與現(xiàn)在高校學(xué)生檔案呈現(xiàn)出存放時間短、流動快、投寄單位多等特點極不適應(yīng)。

4、“死檔”現(xiàn)象越來越多

計劃經(jīng)濟年代，國家對高校畢業(yè)生實行統(tǒng)分統(tǒng)包，畢業(yè)生檔案由學(xué)校檔案部門在學(xué)生畢業(yè)離校后統(tǒng)一寄往生源所在地人事局或有人事任用權(quán)的用人單位。而現(xiàn)在的畢業(yè)生檔案是由人才市場、人才交流中心或畢業(yè)學(xué)校待管，待畢業(yè)生落實就業(yè)單位后再將其檔案轉(zhuǎn)至就業(yè)單位。由于目前高校畢業(yè)學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞、管理等工作不盡完善，許多畢業(yè)生對人事檔案的內(nèi)容、功能、管理、投遞認識不清;生源地的人事部門沒有了保管畢業(yè)生檔案的權(quán)利和責(zé)任，忽視對高校畢業(yè)生檔案的管理，加之檔案轉(zhuǎn)遞環(huán)節(jié)也復(fù)雜，導(dǎo)致一些學(xué)生檔案丟失，出現(xiàn)了人、檔脫離的現(xiàn)象，成為“死檔”，這給畢業(yè)生就業(yè)及后來的相關(guān)利益帶來了不良的影響

5、專業(yè)管理人員缺乏

當(dāng)前，高校檔案管理人員多為兼職，專職人員很少，兼職檔案員一般缺乏專業(yè)的檔案管理知識，沒有時間進行檔案管理方面的培訓(xùn)。往往一身多任，投入檔案管理工作的精力十分有限，無法對學(xué)生檔案進行科學(xué)有效的管理，也無法對檔案進行系統(tǒng)的編研、收集和開發(fā)利用，檔案管理只是滿足于裝進袋子，鎖進柜子，只停留在你查我調(diào)的單一階段。由于無專門管理人員，檔案不能及時歸檔，只是到了學(xué)生畢業(yè)離校前，才開始把四年積累起來的所有畢業(yè)生資料信息進行歸整，裝進學(xué)生的檔案袋，難免有各方面原始材料的遺漏，很難有效地發(fā)揮學(xué)生檔案的應(yīng)有作用。

二、畢業(yè)生檔案管理優(yōu)化提升措施

1、增強領(lǐng)導(dǎo)，提高認識

搞好畢業(yè)生檔案工作，首先要加強學(xué)校各部門對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)與支持，將檔案管理工作納入有關(guān)職能部門的目標管理范圍內(nèi)，使大家認識到檔案工作是普通高校教育工作的一個重要組成部分，要加大宣傳檔案重要性的力度，樹立正確的檔案觀念，克服人們對檔案管理工作的偏見和錯誤的認識。高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)不斷提高對學(xué)生檔案重要性的認識，樹立學(xué)生檔案有助于學(xué)校工作開展，有助于學(xué)生全面發(fā)展和教育質(zhì)量提高的觀念。提升檔案意識，將檔案工作同其他業(yè)務(wù)工作放在同等重要位置。根據(jù)實際情況，充分利用校園網(wǎng)、報刊、廣播、櫥窗等多種形式和校園文化課等多種途徑，大力宣傳檔案的重要性和“棄檔”的危害性，從而使廣大師生認識到學(xué)生檔案對學(xué)生就業(yè)、升學(xué)、出國深造以及今后各級組織選拔、任用、考核的重要依據(jù)。

2、實施檔案電子化

目前高校網(wǎng)上招生已經(jīng)完全普及，中學(xué)階段的紙質(zhì)檔案與電子檔案并存已形成，但入學(xué)后的大學(xué)階段檔案卻大多是紙質(zhì)檔案，這與畢業(yè)生檔案管理信息化、檔案利用社會化的要求極不相符。因此，當(dāng)前高校學(xué)生檔案管理手段必須充分利用計算機技術(shù)，學(xué)習(xí)和借鑒國外檔案管理的先進技術(shù)，運用Visual Basic構(gòu)建的管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的錄入、修改、查找、刪除、統(tǒng)計、查詢、預(yù)覽、編輯。在畢業(yè)生檔案管理中，要逐步實現(xiàn)技術(shù)現(xiàn)代化，采用計算機等現(xiàn)代化辦公設(shè)施，收集、處理、傳遞、利用檔案信息資料，提高檔案的服務(wù)質(zhì)量。

3、科學(xué)完善檔案的內(nèi)容

高校要根據(jù)本校學(xué)生畢業(yè)時間，安排時間統(tǒng)一對畢業(yè)生檔案材料進行收集、整理。 整理時要按照學(xué)生檔案的形成特點，即基本情況材料、思想道德素質(zhì)材料、科學(xué)文化素質(zhì)材料、黨團組織材料、個人信用材料、身體和心理素質(zhì)材料等進行分類整理，達到內(nèi)容完整、條理清楚、規(guī)格統(tǒng)一、裝訂整齊的標準。 同時，要把好學(xué)生檔案的最后審核關(guān)， 審查檔案材料是否缺項，學(xué)籍材料是否加蓋教務(wù)處印章，行為表現(xiàn)材料是否有學(xué)生工作處(部)或團委、學(xué)院(系)里的意見和蓋章等，保證每個畢業(yè)生的檔案內(nèi)容完整，手續(xù)齊全，真實可靠，既要保證學(xué)生檔案內(nèi)容能客觀地反映畢業(yè)生的詳盡情況，為接收單位能夠準確、全面地了解畢業(yè)生提供可靠的依據(jù)，又要發(fā)揮學(xué)生檔案在畢業(yè)生擇業(yè)過程中的作用。 依據(jù)學(xué)生檔案積累的內(nèi)容，將學(xué)籍、行為表現(xiàn)和身體素質(zhì)等檔案材料， 以表格的形式整理出來，豐富畢業(yè)生推薦材料的內(nèi)容，為畢業(yè)生聯(lián)系工作提供一套客觀、全面反映學(xué)生德、智、體、美諸方面情況的綜合推薦材料，以便學(xué)生在新的就業(yè)形勢下公平競爭，自立擇業(yè)。

4、嚴格畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)遞工作

畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)遞工作，往往時間緊、流量大、參與的人員多，因此要規(guī)范檔案的傳遞方式和傳遞環(huán)節(jié)，防止畢業(yè)生檔案丟失。目前對于畢業(yè)未就業(yè)的大學(xué)生檔案除了暫留學(xué)校外，一般采取兩種方法:一是把檔案轉(zhuǎn)至生源地所在地級市的人事局接收或有人事管理權(quán)的單位接收;二是把檔案轉(zhuǎn)至單位所在地的人才服務(wù)中心，進行人事檔案托管。作為畢業(yè)生本人一定要清楚自己檔案的去向，要了解檔案轉(zhuǎn)遞程序合和托管規(guī)定。

5、規(guī)范整理，強化管理。

學(xué)生檔案的管理應(yīng)有一個指定的歸口部門進行統(tǒng)一管理，并指定院系專人負責(zé)，實行統(tǒng)一要求。檔案整理過程中，要將檔案袋內(nèi)有關(guān)材料名稱填寫到檔案袋封面目錄一欄內(nèi)，材料名稱要求填寫完整、規(guī)范，并且保持內(nèi)外名稱一致、順序一致，具體材料以時間先后為序。學(xué)生檔案材料的收集要保證學(xué)生檔案材料的完整、齊全; 文字材料紙張規(guī)格要統(tǒng)一，書寫要規(guī)范、字跡工整，歸檔的材料不得使用圓珠筆、純藍墨水、鉛筆、復(fù)寫紙等書寫，要求不出現(xiàn)錯別字; 除傳真件需復(fù)印存檔外，一般不得用復(fù)印件代替原件存檔; 學(xué)年度班主任鑒定要根據(jù)學(xué)生實際，盡量能表現(xiàn)出各個學(xué)生的特點。

6、嚴格制度，搞好服務(wù)。

學(xué)籍檔案信息資源的開發(fā)和利用是學(xué)籍檔案管理工作的最終目的，也是學(xué)籍檔案管理部門的職責(zé)?？山W(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫，如新生錄取登記卡、學(xué)生注冊表、學(xué)生成績、畢業(yè)證書編號、學(xué)位證書編號及檔案轉(zhuǎn)遞情況等，以方便師生們通過計算機網(wǎng)絡(luò)檢索，獲得自己需要的學(xué)籍檔案材料。要嚴格執(zhí)行查閱、借閱制度。借閱檔案人員要遵守保密制度，不得私自復(fù)印、拍照，不得在材料上批注、打問號、劃線、剪裁等。大力開發(fā)利用學(xué)籍檔案信息資源，主動提供服務(wù)。

三、結(jié)束語

畢業(yè)生檔案與畢業(yè)自身的利益息息相關(guān)，用人單位全面了解畢業(yè)生在校期間的學(xué)業(yè)、能力等個人信息離不開檔案;以后的提干、晉級、考評、轉(zhuǎn)正和晉升工資、養(yǎng)老保險、住房公積金的繳納、黨團組織關(guān)系管理、戶籍掛靠等事項也離不開檔案。因此，我們要認真分析目前高校畢業(yè)生檔案管理存在的問題，研究建立健全一整套高校畢業(yè)生檔案管理體系的對策，解決畢業(yè)生們?yōu)榫蜆I(yè)四處奔走，而忽視或難以解決的檔案問題，更好地為畢業(yè)生就業(yè)服務(wù)。

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